Ведение воинского учёта – одна из обязательных функций любого работодателя в России.
Ключевой документ, фиксирующий передачу и приём документов, является акт передачи (приёма‑передачи) по военкомату.
В статье рассмотрим правовую основу, структуру акта, пошаговый чек‑лист его оформления и предоставим готовые контакты для обращений.

Правовая база

Акт приёма‑передачи документов по воинскому учёту предусмотрен пунктами 63 и 73 Положения о воинском учёте.
Документ составляется в случаях отсутствия ответственного за учёт (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и передаёться заменяющему должностному лицу.

Когда требуется акт передачи?

• Отпуск или командировка ответственного за воинский учёт;
• Больничный лист, временная нетрудоспособность;
• Смена ответственного лица (перевод, увольнение, назначение нового сотрудника);
• Период временного закрытия подразделения (ремонт, реорганизация).

Основные сведения, которые должны быть в акте

Согласно образцам, принятым в КонсультантПлюс и на портале SPOK.BY, в акте обязательны следующие реквизиты:

1. Наименование организации и её реквизиты;
2. Дата составления акта;
3. ФИО и должность принимающего лица (замещающего);
4. ФИО и должность передающего лица (основного ответственного);
5. Перечень передаваемых документов (журнал учёта, карточки военнообязанных, справки, заявления и пр.);
6. Подписи обеих сторон и печать (если используется);
7. Отметка о проверке комиссии (при необходимости).

Пошаговый чек‑лист для кадровика

Соблюдение последовательности действий поможет избежать замечаний при проверке военкомата.

• Подготовка документов – собрать все оригиналы и копии, которые находятся в отделе кадров.
• Проверка комплектности – сверить список с Методическими рекомендациями (приложение N 14, форма N 10).
• Составление акта – заполнить все обязательные реквизиты, использовать утверждённый бланк (формат 145 × 210 мм, «КОРЕШОК»).
• Подписание акта – обе стороны (передающий и принимающий) подписывают документ; при необходимости ставится печать.
• Сопроводительное письмо – оформить письмо в военкомат с отметкой о передаче и приложить копию акта.
• Отправка/передача – вручить оригиналы и копию акта уполномоченному лицу; сохранить копию с отметкой о вручении.
• Регистрация в учётных системах – внести изменения в электронный реестр (при наличии) и в локальную картотеку.

Самое главное помнить, что отсутствие подписи одной из сторон или неполный перечень передаваемых документов может стать причиной отказа в приёме и последующего штрафа.

Где скачать образцы актов?

Готовые бланки и инструкции доступны в открытых источниках:

• КонсультантПлюс – форма «Акт приёма‑передачи документов по воинскому учёту» (2025 г.) – скачать;
• SPOK.BY – набор образцов: акт, план работы, картотека военнообязанных;
• Официальный сайт Министерства обороны РФ – раздел «Воинский учёт» (раздел «Документы»).

Сопроводительные документы

Помимо самого акта, рекомендуется подготовить:

• Сопроводительное письмо в военкомат с отметкой о вручении;
• Копию акта, подписанную обеими сторонами;
• Отчёт по форме 6 (при необходимости) – см. приложение 6 к постановлению № 719;
• Список военнообязанных, передаваемых в резерв.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли передавать акт по электронной почте?

Да, если обе стороны согласовали такой порядок и используют защищённую электронную почту, подтверждая получение подписью в электронном виде.

Что делать, если в акте обнаружена ошибка после подписи?

Составить поправочный акт с указанием причины исправления, подписать обеими сторонами и приложить к оригинальному документу.

Нужна ли печать организации?

Требование печати зависит от внутренних регламентов предприятия. Для государственных органов печать обязательна.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта или требуется консультация, используйте ниже указанные контакты:

• Военный комиссариат г. Москвы – телефон +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: milcom@msk.gov.ru
• Региональное отделение ФМС по г. Санкт‑Петербургу – телефон +7 (812) -23‑45‑67, e‑mail: voenkomat@spb.gov.ru
• Горячая линия Минобороны РФ (по вопросам воинского учёта) – 102 (круглосуточно)
• КонсультантПлюс – справочный центр – телефон +7 (495) -77‑77‑77, сайт: consultantplus.ru
• Электронный портал «Госуслуги» – раздел «Воинский учёт» – gosuslugi;ru

Очень важно сохранять копии всех отправленных писем и отметок о получении, так как они могут потребоваться в случае проверок или споров.

Акт передачи по военкомату – не просто формальность, а юридический документ, который фиксирует ответственность за точность и полноту воинского учёта.
Соблюдая нормативные требования, используя готовые образцы и следуя чек‑листу, вы сведёте к минимуму риск штрафов и обеспечите надёжную работу кадровой службы.

Если вам нужна дополнительная помощь – обращайтесь по указанным выше контактам. Мы всегда готовы помочь вам с оформлением и консультированием.