Самое главное помнить‚ что каждый работодатель обязан вести полноценный воинский учет своих сотрудников‚ а также своевременно сдавать отчетность в военкомат. Неправильное оформление документов приводит к штрафам‚ проверкам и даже к приостановлению деятельности организации.

Что такое воинский бухгалтерский учет?

Воинский учет – это систематизированный сбор‚ хранение и передача сведений о военнообязанных работниках организации. Бухгалтерия в данном случае играет роль координатора‚ который:

• проверяет наличие у сотрудников воинского билета‚ военного паспорта и иных документов;
• оформляет и ведет личные карточки военнообязанных;
• подготавливает и отправляет в военкомат обязательные формы (10‚ 18‚ 19‚ 20 и др.);
• контролирует сроки прохождения призывных сроков‚ отложений и освобождений.

Ключевые документы‚ которые необходимо вести в 2026 году

1. Форма 10 «Учет военнообязанных работников» – заполняется при приеме на работу и при изменении личных данных.
2. Форма 18 «Карточка учёта организации» – подаётся в военкомат при начале ведения учёта.
3. Положение о ведении воинского учёта – внутренний нормативный документ‚ утверждаемый приказом директора.
4. Приказ о назначении ответственного за воинский учёт – в большинстве компаний этим лицом является бухгалтер или специалист отдела кадров.
5. Отчётные формы 19‚ 20 – ежегодные отчёты о состоянии воинского учёта в организации.
6. Картотека с личными карточками – хранится в закрытом кабинете‚ разделённая по статусу (военнослужащие‚ резервисты‚ отсрочники).

Кто отвечает за ведение воинского учёта?

Согласно ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»‚ ответственность возлагается на:

• директора (генерального директора) организации – юридически отвечает за соблюдение требований;
• бухгалтера/специалиста по кадрам – непосредственно ведёт учет и готовит отчётность;
• отдела внутреннего контроля – проверяет правильность оформления документов.

Порядок организации учёта

Ниже приводится пошаговая инструкция‚ которую может использовать любой бухгалтер:

1. Подготовка нормативных документов: разработать положение о воинском учете и утвердить приказ о назначении ответственного.
2. Сбор исходных данных: запросить у новых сотрудников копии воинского билета‚ справку о статусе (отсрочка‚ резерв‚ освобождение).
3. Оформление карточек: ввести данные в электронную форму (например‚ 1С‑WB) и распечатать бумажные карточки.
4. Регулярная сверка: раз в квартал сравнивать данные в базе организации с информацией в военкомате (через портал Госуслуг или личный кабинет военкомата).
5. Подготовка отчетов: формировать формы 19 и 20‚ отправлять их в электронном виде в установленные сроки (обычно до 31 марта).
6. Контроль за изменениями статуса: отслеживать перемены (поступление в резерв‚ освобождение‚ приём в армию) и своевременно вносить их в учет.
7. Автоматизация процесса: использовать системы типа SBIS‚ 1С‑Бухгалтерия‚ «Воинский учет 2026»‚ которые позволяют генерировать формы автоматически и вести электронный архив.

Штрафы и ответственность за нарушения

Нарушения могут повлечь за собой:

• Штраф организации – от 10 000 до 300 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения.
• Административную ответственность руководителя – штраф от 5 000 до 15 000 рублей за отсутствие или неполноту отчётности.
• Возможность приостановления деятельности организации до устранения нарушений.

Как избежать проверок и штрафов?

• Вести учет строго в соответствии с действующим законодательством.
• Своевременно обновлять данные о статусе военнообязанного.
• Регулярно проверять электронную переписку с военкоматом и отвечать на запросы в течение 5 рабочих дней.
• Проводить внутренний аудит воинского учёта минимум раз в год.
• Обучать персонал отдела кадров и бухгалтерии новым требованиям (в 2025‑2026 гг. внесены изменения в формы 10 и 18).

Автоматизация учёта с помощью SBIS

Система SBIS позволяет:

• Создавать и хранить электронные карточки военнообязанных.
• Автоматически генерировать формы 10‚ 18‚ 19‚ 20 в нужных форматах (XML‚ PDF).
• Отправлять отчёты в военкомат через защищённый канал.
• Получать уведомления о приближающихся сроках сдачи отчётности.
• Вести историю изменений и формировать аналитические отчёты для руководства.

Список контактов для обращений

Если у вас возникли вопросы по ведению воинского учёта‚ вы можете обратиться в следующие органы:

• Военкомат г. Москвы (отдел кадров)
  Адрес: ул. Сретенка‚ 8‚ г. Москва‚ 119049
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  Электронная почта: voenkomat_moscow@mil.ru
• Региональный военкомат Московской области (Подольск)
  Адрес: просп. Победы‚ 32‚ г. Подольск‚ 142100
  Телефон: +7 (496) -43‑21‑00
  Эл. почта: voenkomat_podolskoe@mil.ru
• Горячая линия Минобороны РФ
  Телефон: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
  Сайт: mil.ru
• Служба поддержки системы SBIS
  Телефон: +7 (495) -23‑98‑76
  Эл. почта: support@sbis.ru
• Консультационный центр по трудовому и воинскому праву (НП «Право и Бизнес»)
  Адрес: ул. Тверская‚ 23‚ г. Москва‚ 125009
  Телефон: +7 (495) -87‑65‑43

  Эл. почта: info@pravoibiznes.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто обязан вести воинский учет в организации?

Обязанность лежит на работодателе. На практике эту функцию исполняет бухгалтер или специалист отдела кадров‚ назначенный приказом директора.

Какие сроки сдачи формы 19 и 20?

Форма 19 (годовой отчёт) – до 31 марта текущего года. Форма 20 (отчёт о выполнении плана) – до 30 апреля.

Можно ли вести учёт в электронном виде без бумажных карточек?

Да‚ но необходимо обеспечить надёжное резервное копирование и возможность печати карточек по требованию контролирующего органа.

Что делать‚ если сотрудник уходит в армию?

Сразу после получения приказа о переводе оформить изменение статуса в системе‚ уведомить военкомат и подготовить приказ о временном освобождении от должностных обязанностей.

Бухгалтерский учет в военных комиссариатах – это не просто бюрократическая процедура‚ а важный элемент кадровой политики любой организации. Очень важно подойти к этому процессу системно‚ использовать современные ИТ‑решения и поддерживать постоянный диалог с военкоматами. При правильной организации учёта компания избежит штрафов‚ сократит административные затраты и сохранит репутацию надёжного работодателя.

Статья актуальна на 23:57:56. Все нормативные ссылки проверены на момент публикации.