Самое главное помнить, что кадровый специалист – это связующее звено между работодателем и военкоматом. От его грамотного выполнения обязанностей зависят законность ведения воинского учёта, отсутствие штрафов и, в случае мобилизации, корректное оповещение сотрудников.

Очень важно обеспечить:

• полноту и своевременность предоставляемой военкомату информации;
• соблюдение нормативных актов (Положение о воинском учёте, Трудовой кодекс РФ, закон «О воинской обязанности и военной службе»);
• конфиденциальность персональных данных работников.

Правовая база, определяющая обязанности кадровика

Нормативные документы, на которые опирается специалист по кадровому делопроизводству, включают:

1. Положение о воинском учёте (утверждённое приказом Минобороны РФ);
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 215, 216 – обязанности работодателя);
3. Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 12‑15);
4. КонсультантПлюс, Гарант – разъяснительные материалы и типовые формы (карточка учёта №10, акт приёма‑сдачи и др.).

Основные должностные обязанности кадровика перед военкоматом

Согласно Положению о воинском учёте, кадровик (или назначенный специалист) обязан выполнять следующие функции:

• Оформление и ведение карточек учёта военнообязанных (форма 10). Своевременное внесение изменений в личные данные, сведения о присвоенных воинских званиях, отложенной службе и резерве.
• Разъяснение работникам их обязанностей по воинскому учёту. Кадровик информирует сотрудников о порядке постановки на учёт, о необходимости предоставления документов, а также о последствиях неисполнения требований.
• Уведомление военкомата об изменениях. При изменении ФИО, места жительства, семейного положения, присвоении/снятии с учёта – необходимо подать соответствующее сообщение в военкомат в течение 5 рабочих дней.
• Подготовка и сдача отчётности. Ежегодно (обычно в первой половине года) формируются списки военнообязанных, отчёт о запасных, о призывниках в резерве. Сдача происходит в электронном виде через портал «Госуслуги» или в бумажном виде.
• Организация явки сотрудников в военкомат. При получении повестки кадровик освобождает работника от исполнения служебных обязанностей (ст. 215 ТК) и фиксирует факт освобождения в табеле.
• Контроль за выполнением работниками обязательств. Проверка наличия отметок в паспорте (страница 13), своевременного предоставления справок, прохождения медкомиссии.
• Подготовка к плановым проверкам военкомата. Своевременное формирование актов сверки, предоставление оригиналов документов, обеспечение доступа к электронным базам данных.
• Ведение реестра отпусков для военнообязанных. Учет дней отпуска, предоставляемых в связи с военной службой, и их отражение в кадровой системе.

Порядок действий кадровика при получении запроса от военкомата

Если военкомат направил запрос (повестку, требование о предоставлении отчетов, плановую проверку), кадровик должен:

1. Своевременно зафиксировать запрос в журнале входящей корреспонденции.
2. Проинформировать руководителя организации о характере и сроках исполнения.
3. Собрать необходимые документы (карточки учёта, справки, акты сверки, журналы отпусков).
4. Подготовить сопроводительное письмо с указанием ответственного лица и контактных данных.
5. Отправить (или лично передать) пакет документов в военкомат в указанный срок.
6. Сохранить копию отправленного пакета и оформить акт приема‑передачи.

Как правильно оформить документы

Список контактов для обращений (примерные данные)

Ниже приведён перечень основных контактов, которые кадровик может использовать при работе с военкоматом и другими контролирующими органами.

• Военный комиссариат (военкомат) по г. Москве
  • Адрес: ул. Тверская, д. 7, г. Москва, 125009
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat.moscow@mil.ru
  • Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00
• Военный комиссариат (военкомат) по г. Санкт‑Петербургу
  • Адрес: пр. Славы, д. 12, г. Санкт‑Петербург, 191036
  • Телефон: +7 (812) -45‑67‑89
  • E‑mail: voenkomat.spb@mil.ru
  • Рабочие часы: Пн‑Пт 08:30‑17:30
• Государственная инспекция труда (ГИТ)
  • Телефон справочной службы: +7 (495) -23‑00‑00
  • E‑mail: info@git.ru
  • Сайт: git.gov.ru
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
  • Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: support@rost.ru
• Консультационный центр «Гарант» (правовая поддержка)
  • Телефон: +7 (495) -20‑01‑00
  • E‑mail: info@guarant.ru
  • Сайт: guarant.ru

Практические рекомендации кадровикам

• Автоматизировать учет. Используйте специализированные HR‑системы, которые позволяют вести карточки №10 в электронном виде и генерировать отчёты автоматически.
• Создать календарь обязательных действий. Введите в календарь даты сдачи отчётности, плановых проверок, сроков уведомления о смене персональных данных.
• Обучать персонал. Проводите раз в квартал инструктажи для новых сотрудников о необходимости своевременно предоставлять документы для воинского учёта.
• Хранить копии всех документов. Оригиналы передаются в военкомат, но копии (сканированные) должны храниться в электронном архиве минимум 5 лет.
• Своевременно освобождать от работы. При получении повестки обязательно фиксируйте освобождение в табеле учёта рабочего времени и в личном деле сотрудника.

Что делать в случае возникновения спорных ситуаций

Если военкомат требует предоставить документы, которые, по мнению работодателя, уже переданы, или если возникает разногласие по статусу сотрудника, кадровик должен:

1. Собрать все подтверждающие документы (копии, подтверждения получения, электронные сообщения).
2. Подготовить письменный ответ в свободной форме, приложив доказательства.
3. Отправить ответ в военкомат заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. При необходимости привлечь юридическую поддержку (например, через Гарант или КонсультантПлюс).

Кадровик – ключевой посредник между организацией и военкоматом. Его обязанности охватывают весь цикл от первичной постановки сотрудника на учёт до ежегодной отчётности и взаимодействия в случае мобилизации. При правильном подходе к ведению воинского учёта можно избежать штрафов, обеспечить законность действий компании и поддержать готовность персонала к выполнению государственных обязанностей.

Невероятно важно помнить: все действия кадровика должны быть документально фиксированы и соответствовать требованиям действующего законодательства.

Автор статьи: Ваш HR‑консультант. Дата публикации: 15 марта 2026 г.