Самое главное помнить, что правильное и своевременное оформление документов по воинскому учёту, это обязательное требование законодательства РФ и гарантия отсутствия штрафов для работодателя и сотрудников.
В статье подробно рассматриваются:
- правовая база и нормативные акты;
- перечень обязательных документов, которые организация должна сдавать в военкомат;
- порядок их заполнения и хранения;
- контакты для обращений и рекомендации по взаимодействию с военкоматом.
Правовая база
Ведение воинского учёта в организациях регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 59‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» от г.;
- Приказ Минобороны РФ от № 306 «Об утверждении порядка ведения воинского учёта граждан в организациях»;
- Приказ Минздрава РФ от № 61н «Об организации медкомиссии при постановке на воинский учёт»;
- Методические рекомендации региональных военных комиссариатов (могут отличаться в зависимости от субъекта РФ).
Перечень обязательных документов
Ниже приведён полный список документов, которые должна подготовить организация и передать в военный комиссариат. Каждый пункт снабжён кратким описанием требований к заполнению и срокам сдачи.
| № | Документ | Назначение и основные требования |
|---|---|---|
| 1 | Карточка учёта организации (форма 18) | Заполняется в двух экземплярах. В ней указываются реквизиты организации, количество подлежащих учёту граждан, сведения о подразделениях и ответственном за учёт лице. Сдаётся в военкомат в течение 10 дней после утверждения плана работы. |
| 2 | План работы по воинскому учёту (на текущий год) | Разрабатывается отделом кадров совместно с юридическим отделом, утверждается руководителем организации и направляется в военкомат для согласования. Включает график проведения медкомиссии, сроки сдачи отчётных форм, план мероприятий по отбору и учёту резервистов. |
| 3 | Список граждан, подлежащих воинскому учёту (форма 6) | Содержит ФИО, дату рождения, пол, образование, семейное положение, категорию воинского учёта, сведения о медицинской пригодности. Обновляется каждый квартал и передаётся в военкомат в электронном виде (через портал Госуслуги) и в бумажном виде. |
| 4 | Сведения о гражданах, находящихся в запасе (форма 7) | Отдельный список для сотрудников, уже прошедших службу и находящихся в запасе. Указывается номер военного билета, дата окончания срока службы, наличие отсрочки. |
| 5 | Уведомление о приёме на работу (форма 5‑А) | Документ, в котором фиксируется факт принятия гражданина на работу, его воинская категория и сведения о возможных отсрочках. Подаётся в военкомат в течение 3 рабочих дней после заключения трудового договора. |
| 6 | Уведомление об увольнении (форма 5‑Б) | Содержит дату увольнения, причину и сведения о возврате военного билета (если он был выдан). Подаётся в течение 5 дней после расторжения трудового договора. |
| 7 | Акт приёма‑сдачи документов по воинскому учёту | Оформляется совместно с представителем военкомата при сдаче окончательных актов (например, при закрытии предприятия или передаче дел). |
| 8 | Медицинские справки (форма 2‑н, 2‑о) | Выдаются медицинской комиссией организации. Содержат заключение о пригодности к военной службе, наличие ограничений, даты прохождения медкомиссии. Копии справок прилагаются к карточкам учёта. |
| 9 | Документы, подтверждающие отсрочку (учеба, работа в оборонной отрасли, состояние здоровья и т.п.) | Копии документов об образовании (диплом, справка о зачислении), справки от работодателя о работе в оборонной сфере, медицинские заключения и т.д. |
| 10 | Согласование проекта приказа об организации воинского учёта | Проект приказа (с указанием ответственного за учёт, порядка заполнения форм, места хранения документов) согласуется с военкоматом и утверждается руководством организации. |
Порядок заполнения и сдачи документов
Для упрощения работы рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Подготовка плана работы – разрабатывается в начале года, согласуется с военкоматом.
- Назначение ответственного лица – обычно это главный кадровик (HR‑менеджер) или специалист по оборонному учёту. Его ФИО, телефон и e‑mail указываются в карточке учёта.
- Сбор и проверка данных – сотрудники отдела кадров заполняют форму 6/7, проверяют наличие необходимых медицинских справок и документов об отсрочке.
- Электронная передача – большинство регионов принимает формы через портал Госуслуги. После загрузки система выдаёт подтверждение о получении.
- Бумажный архив – оригиналы документов хранятся в специально оборудованном помещении (железные шкафы, ограниченный доступ). Срок хранения – 5 лет после завершения учёта.
- Контрольные мероприятия – ежеквартальная проверка соответствия данных в базе организации и в военкомате; подготовка отчётов о расхождениях.
Ответственные за ведение воинского учёта
В зависимости от размера организации могут быть задействованы:
- Главный специалист по кадровому учёту – координация всех действий, подготовка форм и актов;
- Врач медицинской комиссии – проведение осмотров, выдача справок;
- Юрист – проверка соответствия документов нормативным требованиям;
- Охранник/служба безопасности – обеспечение сохранности бумажных носителей.
Контакты для обращений (контакты для обращений)
Если в процессе работы возникли вопросы, рекомендуется обращаться в военкомат по следующим каналам:
Общие контактные данные военного комиссариата (пример для г. Москва)
- Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д; 7, корпус 2
- Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
- Электронная почта: voenkomat.mos@gov.ru
- Рабочее время: Пн‑Пт 08:00‑17:00 (выходные – суббота, воскресенье)
Региональные представительства (примерные контакты)
- Санкт‑Петербург: тел. +7 (812) -55‑11‑22, e‑mail voenkomat.spb@gov.ru
- Новосибирская область: тел. +7 (383) -33‑44‑55, e‑mail voenkomat.nsk@gov.ru
- Краснодарский край: тел. +7 (861) -77‑88‑99, e‑mail voenkomat.kras@gov.ru
Онлайн‑обращения
- Портал Госуслуги – раздел «Военный учет» (подраздел «Обращения в военкомат»).
- Мессенджер «Telegram» – официальный бот @voenkomat_bot (краткая справка, запись на приём, загрузка сканов).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие сроки сдачи документов?
Основные сроки фиксируются в планах работы и в приказах организации:
- Уведомление о приёме – в течение 3 дней;
- Уведомление об увольнении – в течение 5 дней;
- Квартальные отчёты – до 10‑го числа месяца, следующего за кварталом;
- Годовой отчёт – до 31 января следующего года.
Что делать, если сотрудник отказывается предоставить документы?
Ответственный за учёт обязан:
- Сформировать письменный запрос (письмо‑приглашение) сотруднику;
- Если документ не предоставлен в течение 10 дней, оформить акт отказа и направить в военкомат;
- В случае повторного отказа – привлечь руководство организации к решению вопроса.
Как оформить возврат военного билета при увольнении?
Сотруднику выдаётся акт возврата билета, который подписывается сотрудником и представителем отдела кадров. Копия акта направляется в военкомат вместе с формой 5‑Б.
Ошибки, которые часто совершают организации
- Несвоевременная сдача форм – приводит к штрафам (от 5 000 до 30 000 руб.) за каждый просроченный документ.
- Отсутствие электронных копий – в случае утери бумажных документов невозможно быстро восстановить сведения.
- Неправильное хранение – документы должны находиться в закрытом шкафу, доступ к которому имеет не более 2‑х лиц.
- Отсутствие согласования плана работы – военкомат может потребовать пересмотр и штрафовать за несоответствие.
Ведение воинского учёта – сложный, но полностью регулируемый процесс. Соблюдение законодательных требований, своевременное заполнение и сдача документов, а также налаженный канал коммуникации с военкоматом позволяют избежать штрафов и обеспечить надёжную защиту интересов как организации, так и её сотрудников.
Очень важно, чтобы ответ был на русском языке. При возникновении вопросов рекомендуется использовать указанные выше контакты для обращений и своевременно обновлять план работы в соответствии с региональными нормативами.
Дата публикации: 14 марта 2026 г.