Актуально на 14 марта 2026 г.

Вопрос о необходимости хранения военного билета в личном деле работника волнует как кадровиков, так и самих сотрудников. Казалось бы, документ важный, но требует ли закон именно копию в личном деле? Ниже — структурированный разбор на основании законодательства РФ и разъяснений специалистов по кадровому делопроизводству.

Краткий ответ

Не обязательно: хранение оригинала или копии военного билета в личном деле не требуется Трудовым кодексом РФ и не рекомендуется профильными ведомствами (МВД, Росархив). Допускается только при наличии письменного согласия работника и при условии соблюдения требований по защите персональных данных.

Разъяснения по пунктам

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

• Статья 65 ТК РФ обязывает работодателя просматривать военный билет при приёме на работу у военнообязанных граждан, но не требует включать его копию в личное дело.
• Статья 86 ТК РФ регулирует ведение и хранение личных дел: перечень обязательных документов исчерпывающий, военный билет в нём не упомянут.

Позиция МВД России

Приказ МВД № 381 от г. (п. 32) прямо указывает, что хранение военного билета в личном деле является нарушением. Это связано с тем, что документ содержит персональные данные особой категории (состояние здоровья, категория годности и т.д.).

Рекомендации специалистов «Главной книги» 2026 г.

1. Копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств, военного билета и прочих документов, не связанных напрямую с трудовой деятельностью, не следует хранить в личном деле.
2. Если работодатель всё же считает необходимым иметь копию военного билета (например, для учёта военнообязанных), следует:
   • получить письменное согласие сотрудника;
   • оформить локальный акт, регламентирующий цель и сроки хранения;
   • обеспечить защиту персональных данных (шифрование, ограничение доступа).

Сроки хранения

Если копия всё же заведена в личное дело, то после прекращения трудовых отношений она подлежит:

• 75 лет — для дел, завершённых до ;
• 50 лет — для дел, завершённых после (Приказ Минкультуры РФ № 558 от ).

По истечении срока — уничтожение в установленном порядке.

Рекомендованная практика кадровой службы

Минимально достаточный набор документов в личном деле:

• Трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему;
• Копия паспорта (только разворот с ФИО, датой и местом рождения);
• Трудовая книжка (или её дубликат) при необходимости;
• Документы об образовании и квалификации (только если требуются по должности);
• Сведения о приёме-переводе-увольнении (приказы).

Что делать с военным билетом?

1. При приёме на работу: показать оригинал, сделать отметку в журнале учёта военнообязанных (если предприятие обязано вести такой журнал), оригинал вернуть сотруднику.
2. Хранить копию? Только при наличии письменного согласия и локального нормативного акта.
3. Альтернатива: вести отдельную карточку военнообязанного в электронном виде (с допусками по персональным данным).

Контакты для консультаций

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
  Горячая линия: ###-###-#### (бесплатно по РФ)

  Официальный сайт: rostrud.gov.ru

• Росархив
  Телефон: +7 (495) -93-45-00
  Электронная приёмная: rosarchiv.ru/feedback
• Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (Минцифры)
  Телефон: +7 (495) -27-20-20
  Почта: info@digital.gov.ru
• Консультации по 152-ФЗ «О персональных данных»
  Роскомнадзор
  Телефон: ###-###-####
  Онлайн-формуляры: rkn.gov.ru/treatment/appeals

Краткая памятка для кадровика

1. Не включаем копию военного билета в личное дело без крайней необходимости.
2. Если необходимость есть — получаем письменное согласие.
3. Оформляем локальный акт, определяющий цель и срок хранения.
4. Обеспечиваем защиту персональных данных (ограничение доступа, шифрование).
5. Храним копию отдельно от основного личного дела или в электронном виде в защищённой системе.

И помните: лишняя копия — это дополнительный риск утечки персональных данных и повод для проверок Роскомнадзора.