Сверка с военным комиссариатом (военкоматом) – обязательная ежегодная процедура, направленная на актуализацию данных о военнообязанных, предотвращение штрафных санкций и обеспечение правовой чистоты кадрового учета в организации. Ниже представлена полная инструкция, перечень необходимых документов, а также контакты, куда можно обращаться за разъяснениями.
Почему сверка так важна?
Самое главное помнить, что несвоевременное или некорректное проведение сверки может привести к административной ответственности как для работодателя, так и для ответственного сотрудника по воинскому учету. По статье 8.1 Федерального закона № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учете» нарушение сроков сверки влечет наложение штрафов до 300 000 рублей.
Очень важно подготовить все требуемые документы заранее, чтобы процесс прошёл без задержек и дополнительных вопросов со стороны военкомата.
Законодательная база
- ФЗ № 53‑ФЗ от г. «О воинской обязанности и воинском учете»;
- Положение о порядке ведения воинского учета в организациях (утв. Приказом Минобороны РФ от № 719);
- Инструкция по воинскому учету (п. 36, п. 45) – актуальна на 2025‑2026 годы.
Перечень документов, необходимых для сверки
- Карточка учета организации по форме № 10 (внутренняя карточка работодателя).
Проверяется на соответствие данным военкомата и заполняется отметкой о проведенной сверке простой карандашной датой (ДДММГГГГ). - Личная карточка военнообязанного (форма № 1).
Копия предоставляется сотрудником; в случае отсутствия – запрашивается в военкомате. - Трудовой договор (или другой документ, подтверждающий факт трудоустройства).
Необходимо для подтверждения наличия у работника статуса военнообязанного. - Справка из военкомата о состоянии воинского учета (если в карточке организации указаны несоответствия).
Запрашивается по форме «Запрос‑2». - Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией).
Для сверки персональных данных. - Документ, подтверждающий изменение семейного положения или возрастных ограничений (свидетельство о браке, рождении детей, справка о болезни и т.д.).
Требуется, если в карточке указаны сведения, подлежащие корректировке. - Сопроводительное письмо от организации.
В письме указывается: название организации, ИНН, ОКПО, ФИО ответственного лица, перечень прилагаемых документов и просьба о проведении сверки. - Протокол внутренней проверки (при наличии).
Если в организации проводилась предварительная проверка соответствия данных.
Пошаговый алгоритм проведения сверки
- Подготовка списка военнообязанных. Выгрузите из кадровой системы сведения о всех сотрудниках мужского пола от 18 лет и женщин, имеющих воинскую учетную специальность.
- Сбор документов. Сопоставьте каждый пункт из раздела «Перечень документов» с имеющимися в организации файлами.
- Сравнительный анализ. Сравните данные в карточке организации (форма 10) с данными в личных карточках работников и справками из военкомата.
- Заполнение недостающих сведений. При обнаружении расхождений подготовьте запрос в военкомат (форма «Запрос‑2») и получите актуальные данные.
- Составление сопроводительного письма. Оформите письмо в стандартном шаблоне (пример ниже) и приложите все собранные документы.
- Подача документов в военкомат. Отправьте пакет документов лично, заказным письмом с уведомлением о вручении либо через электронный портал (если предусмотрено в вашем регионе).
- Получение отметки о сверке. После проверки военкомат проставит в реквизите «Сверка с военным комиссариатом» дату сверки простым карандашом (ДДММГГГГ). Сделайте копию отметки для собственного архива.
- Обновление внутренней карточки. Внесите полученные изменения в карточку организации и храните её в течение 5 лет.
Образец сопроводительного письма
ООО «Пример» ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 E‑mail: info@primer.ru Военному комиссариату г. Москвы Отделу воинского учета Сопроводительное письмо № ____ от «__» _______ 2026 г. Уважаемые коллеги! В соответствии с Федеральным законом № 53‑ФЗ и Положением о порядке ведения воинского учета в организациях просим провести ежегодную сверку данных о военнообязанных сотрудников ООО «Пример». В приложении направляем следующие документы: Карточка учета организации (форма 10) – 1 шт.; Личные карточки военнообязанных – 25 шт.; Трудовые договоры – 25 шт.; Справки из военкомата – 5 шт.; Копии паспортов – 25 шт.; Сопроводительное письмо – 1 шт. Просим подтвердить получение пакета и указать срок проведения сверки. С уважением, /Иванов И.И./ Главный бухгалтер
Контакты для обращений (список перечислений с описанием)
- Городской военный комиссариат г. Москвы
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
- E‑mail: moscow@vkom.ru
- Адрес: г. Москва, ул. Складочная, д. 7, офис 3
- Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (приём без записи)
- Региональный военный комиссариат Московской области
- Телефон: +7 (496) -23‑45‑67
- E‑mail: region@vkom.ru
- Адрес: Московская обл., г. Химки, пр. Победы, д. 12
- Часы работы: Пн‑Ср 08:30‑16:30, Чт‑Пт 09:00‑17:00
- Горячая линия Федерального портала «Госуслуги» (для онлайн‑запросов)
- Телефон: 8‑800‑250‑00‑00
- Сайт: gosuslugi.ru
- Круглосуточно
- Консультационный центр «Главбух» (помощь в подготовке документов)
- Телефон: +7 (495) -87‑65‑43
- E‑mail: support@glavbuh.ru
- Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 18, офис 5
- Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто должна проводиться сверка?
Согласно п. 45 Инструкции по воинскому учету, сверка обязана проводиться не реже одного раза в календарном году, обычно в период с 1 по 30 апреля.
Что делать, если в карточке организации обнаружены ошибки?
Сразу же подготовьте запрос‑2 в военкомат, уточните правильные данные и внесите исправления в карточку организации. После получения подтверждения от военкомата проведите повторную сверку.
Можно ли отправить документы в электронном виде?
Во многих регионах предусмотрена электронная подача через портал «Госуслуги» или специализированный региональный портал. Уточняйте в контактах вашего военкомата.
Проведение ежегодной сверки с военным комиссариатом – это не просто формальная процедура, а важный элемент правового и кадрового управления любой организации. Соблюдая порядок подготовки документов, четко следуя пошаговому алгоритму и используя указанные контакты для обращений, вы избежите штрафов, поддержите актуальность данных и обеспечите законность ведения воинского учета.
Помните: Самое главное помнить, что своевременная сверка защищает интересы как государства, так и ваших сотрудников. Очень важно подходить к процессу ответственно и систематически.