Самое главное помнить, что ежегодная внешняя сверка сведений о военнообязанных сотрудниках обязана проводиться не реже одного раза в год. Это гарантирует актуальность данных, предотвращает штрафные санкции и обеспечивает законность начисления отпусков, командировок и иных выплат.

Правовая база

Порядок проведения внешних сверок регламентирован:

• Инструкцией «ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯМИ СВЕРОК СВЕДЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ЛИЧНЫХ КАРТОЧКАХ, СО СВЕДЕНИЯМИ, СОДЕРЖАЩИМИСЯ В ДОКУМЕНТАХ ВОИНСКОГО УЧЕТА» (приказ Минобороны РФ от № 700);
• Трудовым кодексом РФ (ст. 322 о ведении учёта военнообязанных работников);
• Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 29‑30).

Кому необходимо проводить внешнюю сверку?

Сверка требуется от всех юридических лиц, имеющих в штате граждан, подлежащих воинскому учёту, если:

1. Сотрудники находятся на учёте в военкоматах, расположенных за пределами места нахождения организации;
2. Есть сотрудники, состоящие в запасе, в отставке, освобождённые от военной службы и т.п.;
3. Организация обязана предоставлять сведения в территориальные (муниципальные) органы местного самоуправления, если в их районе нет военного комиссариата.

Пошаговый алгоритм проведения сверки с военкоматом другого города

Шаг 1. Подготовка исходных данных

1. Сформировать актуальный список всех военнообязанных сотрудников организации (ФИО, дату рождения, СНИЛС, место жительства, воинскую специальность, статус (служба, запас, отставка) и номер личной карточки).
2. Проверить, что сведения в личных карточках (форма 10) полностью соответствуют данным в внутренней кадровой системе.
3. Собрать копии приказов о постановке на учёт, об освобождении, о переводе в запас и пр.

Шаг 2. Выбор формы и шаблона

Для внешней сверки используется приложение 23 к Приказу № 700 (форма «Список военнообязанных работников для внешней сверки»). Заполнить её в двух экземплярах:

• Экземпляр А – отправляется в военкомат другого города;
• Экземпляр Б – хранится в архиве организации (не менее 1 года).

Шаг 3. Согласование с военкоматом

1. Связаться с ответственным сотрудником (инспектором) военкомата по телефону или электронной почте (см. раздел «Контакты для обращений» ниже). Уточнить удобную форму получения (почтовая отправка, электронный документооборот через ЕИС, личный визит).
2. Согласовать сроки отправки – обычно 10‑15 рабочих дней до начала сверки.
3. Получить подтверждение о получении списка (подтверждение вручения, электронный акт‑квитанцию).

Шаг 4. Проведение сверки

1. Военкомат сравнивает полученный список с данными в своих карточках.
2. По результатам сверки формируется акт сверки, в котором указываются расхождения и рекомендации по их устранению.
3. Акт возвращается в организацию (в оригинале – по почте, в копии – по электронной почте).

Шаг 5. Устранение выявленных несоответствий

1. Внести исправления в личные карточки и кадровую документацию.
2. Подготовить и направить в военкомат уточняющие документы (приказы, справки).
3. Получить подпись ответственного за сверку в организации (директор, главный бухгалтер) и подпись инспектора военкомата о завершении корректировки.

Шаг 6. Архивирование и отчётность

• Хранить в архиве оба экземпляра списка, акт сверки и сопроводительные документы в течение минимум 5 лет.
• Внести сведения о проведенной сверке в ежегодный отчёт о воинском учёте, который подаётся в территориальный орган местного самоуправления (если таковой обязателен).

Частые ошибки и как их избежать

• Неполный список сотрудников. Перед отправкой обязательно сверить кадры с бухгалтерией и отделом кадров.
• Отсутствие подписей в личных карточках. Каждая карточка должна быть подписана руководителем и сотрудником.
• Сроки отправки. Не откладывайте подготовку списка – военкоматы часто ограничивают период сверки.
• Неучтённые изменения в статусе. При переводе в запас, отставку, освобождении от службы необходимо сразу вносить изменения в карточку.

Контакты для обращений

Ниже указаны основные контакты, к которым можно обращаться в случае вопросов или необходимости уточнения деталей сверки.

• Военный комиссариат города ____ (город, где находятся сотрудники).
  Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX
  Email: voenkomat-____@gov.ru
  Адрес: ул. Примерная, д. 1, г. ____, 123456
• Главный инспектор по внешней сверке (региональный центр).
  Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX доб. 101
  Email: inspektor.sverka@mil.ru
  При необходимости ускорить процесс – уточняйте возможность электронного обмена документами через Единый информационный портал (ЕИП).
• Отдел кадров вашей организации.
  Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX доб. 202
  Email: kadr@yourcompany.ru
• Главный бухгалтер.
  Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX доб. 303
  Email: finance@yourcompany.ru
• Региональный орган местного самоуправления (служба по контролю воинского учёта).
  Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX
  Email: voenukaz@region.gov.ru
• Экспертный юридический центр «Военный правовой совет».
  Тел.: +7 (800) -55‑55‑55
  Email: consult@vps.ru
  Помощь в подготовке документов и разбор сложных ситуаций.

Краткий чек‑лист перед отправкой списка

1. Все сотрудники включены в список (проверено в 1С/АТС).
2. Данные в карточках совпадают с данными в базе организации.
3. Заполнена форма приложения 23 (два экземпляра).
4. Подписаны руководителем и ответственным за кадры.
5. Согласованы сроки и способ доставки с военкоматом.
6. Подготовлен сопроводительный документ (приказ о передаче сведений).
7. Сохранена копия всех отправленных документов в архиве.

Сверка с военкоматом другого города – обязательный процесс, от которого зависят как юридическая чистота кадровой документации, так и финансовая безопасность организации. При правильном подходе (четкое соблюдение инструкций, своевременная подготовка и обмен документами, использование официальных форм) процесс проходит без задержек и конфликтов.

Если у вас возникнут вопросы, пользуйтесь указанными выше контактами – они помогут быстро решить любые затруднения.

Дата публикации: 17 марта 2026 г.