Актуально на 15 марта 2026 г.
Зачем нужна форма 18
Карточка учета организации (форма 18) – это единая отчетная форма, которую каждый работодатель обязан сдавать в территориальный военкомат:
- один раз при постановке юрлица на воинский учет;
- далее – не позднее 1 января каждого года;
- в течение года – в течение 2 недель после любых изменений (увольнение, прием, изменение Ф. И. О., адресов и т. д.).
Кого включать в форму 18: совместители
Внешние совместители
Согласно п. 5 Постановления Правительства РФ от № 887 и разъяснениям Роструда (портал «Онлайнинспекция.РФ»), внешние совместители также подлежат воинскому учету. Значит:
- их нужно отразить в форме 18;
- при увольнении/приеме совместителя – подать форму 6 в тот же военкомат, что и по основным работникам.
Внутренние совместители
Если сотрудник работает у вас по основному трудовому договору и одновременно внутренне совмещает еще одну должность, то:
- его учитывают один раз – по основному месту работы;
- в графе 10 формы 18 (общая численность) совместителей не прибавляют.
В 2025 г. большинство военкоматов требует:
- включать внешних совместителей в форму 18;
- не включать внутренних совместителей дважды.
Однако в ряде регионов (например, Москва и Санкт-Петербург) местные комиссариаты могут запрашивать сведения о всех совместителях. Уточняйте требования вашего военкомата заранее.
Как заполнить форму 18: пошаговая инструкция
Шаг 1. Скачайте актуальный бланк
Бланк утвержден Приказом Минобороны РФ от № 400 (действует с ). Получить бланк можно:
- на портале госуслуг → раздел «Воинский учет» → «Формы отчетности»;
- в личном кабинете Реестра воинского учета (с ноября 2024 г.);
- на информационном стенде в вашем районном военкомате.
Шаг 2. Заполните титульную часть
| Реквизит | Что писать |
|---|---|
| ОКПО/ИНН | берется из выписки из ЕГРЮЛ |
| Код военкомата | уточните по месту нахождения организации |
| Дата составления | фактическая дата |
Шаг 3. Заполните разделы
- Раздел 1. «Сведения о работодателе» – краткое ФИО руководителя, телефон, e-mail.
- Раздел 2. «Сведения о воинско-обязанных» – таблица:
- столбец 1 – Ф. И. О.;
- столбец 2 – отметка «основное место» / «внешнее совместительство»;
- столбец 3 – категория (военно-обязанный, призывник, курсант и т. д.).
- Раздел 3. «Общая численность» (пункт 10) – без совместителей.
Шаг 4. Подписание и печати
Форма заверяется подписью:
- руководителя;
- ответственного за воинский учет (кадровика/HR);
- при наличии – печатью организации (если печать еще используется).
Сроки и каналы сдачи
- Очное представление: при личном визите в военкомат (2 экз.).
- Электронная подача: через Реестр воинского учета (с ) – подпись электронной подписью (КЭП).
- Почта России: заказное письмо с уведомлением.
Срок: 2 недели с даты изменения в штате.
Самые частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Включили внешних совместителей дважды | двойная статистика, штраф 500-1000 ₽ | проверьте графу 2 – «внешнее совместительство» только один раз |
| Забыли указать ИНН совместителя | военкомат вернет форму | дозаполните ИНН или паспортные данные |
| Подали форму 18 без формы 6 | сведения не примут | если были прием/увольнение – подавайте обе формы одновременно |
Ответственность за нарушения
КоАП РФ, ст. 21.3:
- для должностных лиц – штраф 1 000 – 5 000 ₽;
- для юрлиц – штраф 50 000 – 100 000 ₽.
Повторное нарушение – дисквалификация ответственного лица на срок до 1 года.
Где получить консультацию и образцы
- Горячая линия Минобороны РФ: ###-###-#### (пн–пт, 9:00–18:00 МСК);
- Портал «Онлайнинспекция.РФ»: онлайнинспекция.рф → раздел «Воинский учет»;
- Реестр воинского учета: milreg.ru – авторизация через ЕСИА (Госуслуги);
- Ваш районный военкомат: найдите на voenkomat.ru по индексу организации.
Полезный шаблон: Скачать образец формы 18 с заполненным совместителем (PDF)
Чек-лист работодателя
- Определили, кто из сотрудников является внешним совместителем.
- Проверили код военкомата.
- Скачали актуальный бланк формы 18.
- Заполнили все разделы с учетом совместителей.
- Отправили форму в срок + сохранили копию ≥ 5 лет.