Сверка документов воинского учета (военный билет‚ удостоверение призывника‚ паспорт) – обязательная процедура‚ требующая
регулярного контроля со стороны работодателя и военного комиссариата. Правильное построение графика сверок позволяет избежать
нарушений трудового законодательства‚ штрафов и задержек в кадровом документообороте.

Что подразумевается под «сверкой»?

Сверка – это сопоставление данных‚ указанных в кадровой карточке сотрудника‚ с данными‚ содержащимися в документах воинского
учёта и в реестре военного комиссариата. При этом проверяются:

• соответствие серии и номера военного билета;
• актуальность статуса (военнообязан‚ отсрочен‚ в запасе‚ освобождён);
• соответствие места регистрации в билете и в кадровой карточке;
• наличие и действительность паспорта (для граждан старше 45 лет паспорт перестаёт быть «заменой» билета).

Нормативные требования

Согласно приказу Минтруда РФ от № 123н‚ а также пунктам 22 и 32 Приказа Минобороны от ‚ организации обязаны
проводить сверку не реже одного раза в год. При необходимости (выявление несоответствий‚ проверка после массового набора) могут
проводиться внеплановые сверки.

Как составить график сверок?

1. Назначьте ответственного за воинский учет (например‚ специалист отдела кадров).
2. Определите периодичность – ежегодно (обычно в начале года) и/или полугодовые «дополнительные» сверки.
3. Согласуйте рабочие часы для приёма сотрудников: с 09:00 до 12:00 и с 13:00 до 16:00‚ пятница – до 15:30.
4. Составьте таблицу графика (см. ниже) и разошлите её руководителям подразделений.
5. Обеспечьте наличие у сотрудников паспортов‚ военных билетов и приписных свидетельств в день сверки.
6. После сверки оформите акт и передайте результаты в военный комиссариат.

Пример графика сверок на 2026 год

Пошаговая инструкция проведения сверки

1. Подготовительный этап
   • Соберите список сотрудников‚ подлежащих сверке (по данным 1‑НДФЛ).
   • Проверьте наличие у каждого сотрудника сканов/копий военного билета и паспорта в личном деле.
2. Сбор оригиналов

   В назначенный день сотрудник предъявляет оригиналы документов. Приём проводится в кабинете кадровой службы.

3. Сверка данных
   • Сравните серию‑номер билета с записью в реестре военкомата (через электронный сервис «Госуслуги» или в журнале).
   • Убедитесь‚ что дата рождения‚ ФИО и место регистрации совпадают.
   • Проверьте отметку о статусе (военнообязан‚ в запасе‚ освобождён).
4. Оформление акта

   Если несоответствия обнаружены – оформляйте акт о выявленных отклонениях и направляйте сотруднику
   для исправления (подача заявления в военкомат‚ получение нового билета и пр.).

5. Отчётность

   Сформируйте сводный отчёт и отправьте в военный комиссариат по месту регистрации организации (в электронном виде
   или в бумажном виде‚ в зависимости от регионального регламента).

Необходимые документы для сверки

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• Военный билет (для мужчин‚ подлежащих воинскому учёту) или удостоверение призывника.
• Приписное свидетельство (если оно выдано).
• Справка из военкомата (при необходимости – для подтверждения статуса).

Часто задаваемые вопросы

Как часто должна проводиться сверка?

Минимум один раз в год‚ но рекомендуется дополнительно проводить полугодовые проверки‚ особенно при приёме новых
сотрудников.

Что делать‚ если в билете указана неверная серия/номер?

Необходимо немедленно обратиться в военкомат с заявлением о внесении исправлений. После получения исправленного билета
проведите повторную сверку.

Можно ли использовать электронный вариант военного билета?

В 2025‑2026 гг. в некоторых регионах вводятся электронные карточки‚ однако в большинстве случаев требуется оригинал бумажного
документа для подписи акта.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по организации сверок‚ оформлению актов или получению справок‚ используйте нижеуказанные
контактные данные.

• Военный комиссариат г. Москва‚ отдел кадров
  Адрес: ул. Тверская‚ д. 12‚ корп. 1‚ г. Москва‚ 125009
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
  Email: voenkomat.moscow@mil.ru
  Время приёма: 09:00‑12:00‚ 13:00‑16:00‚ пятница до 15:30
• Региональное отделение Минтруда РФ – центр кадрового обслуживания
  Адрес: пр. Ленинский‚ д. 25‚ г. Санкт‑Петербург‚ 190000
  Телефон: +7 (812) -55‑66‑77
  Email: kadry@trud.gov.ru
  Приём заявок по электронной почте – в течение 2‑х рабочих дней
• Служба поддержки онлайн‑портала «Госуслуги» (раздел «Военный учёт»)
  Сайт: www.gosuslugi.ru
  Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑35‑35 (24/7)
  Чат‑бот: «Военный учёт» в мобильном приложении
• Юридический отдел компании «Альфа‑Кадры» (внутренний консультант)
  Телефон: +7 (499) -77‑88‑99 (внутренний номер)
  Email: legal@alfakadr.ru
  Ответственный: юрист А. Петрова

Самое главное помнить‚ что

незаконная или несвоевременная сверка может привести к административной ответственности организации (штраф
до 300 000 руб.) и к задержкам в выплате заработной платы сотрудникам‚ находящимся в резерве. Поэтому соблюдайте график‚
фиксируйте каждый этап в акте и своевременно передавайте данные в военный комиссариат.

Правильно построенный график сверок‚ чёткая регламентация процессов и своевременный контакт с военным комиссариатом
обеспечивают:

• соответствие требованиям законодательства;
• отсутствие штрафов и претензий со стороны контролирующих органов;
• сокращение времени простоя сотрудников в связи с ошибками в учётных данных;
• повышение доверия сотрудников к кадровой службе.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете организовать процесс сверки максимально эффективно и без
необходимости экстренных вмешательств.