Важно! С 17 сентября 2023 года вступили в силу Приказ Росархива № 77 от , который полностью изменил подход к долговременному и постоянному хранению электронных и бумажных документов в военных комиссариатах. Ниже приведён подробный разбор новых требований, сроков, технологии электронного хранения и контактов ответственных организаций.
Какие именно документы подлежат обязательному хранению
Бумажные документы
- Личные дела призывников и военнообязанных – 75 лет со дня рождения последнего упомянутого лица.
- Карточки учёта лиц, прошедших службу – 50 лет.
- Протоколы призывных комиссий – 10 лет, после чего передаются в государственный архив.
- Военные билеты (дубликаты) – 75 лет.
- Журналы учёта работы с населением – 5 лет, далее передаются на постоянное хранение.
Электронные документы
- Реестр призывников (ЕРП) – непрерывное резервное копирование, срок хранения 75 лет.
- Электронные карточки (электронные формы № 6, № 7) – 75 лет с последнего изменения.
- Файлы-отчёты в формате PDF/A-2b – постоянное хранение в ГАС «Электронный архив».
Новые требования к хранению (Приказ Росархива № 77)
- Метаданные обязательны: каждый файл должен содержать дату создания, автора, хэш-сумму (SHA-256) и место хранения.
- Форматы: только PDF/A-2b, TIFF/JPEG-2000 с минимальным разрешением 300 dpi.
- Резервирование: 2 независимые копии на разных носителях + 1 копия в Госархиве.
- Облачные сервисы: Google Docs запрещены для обработки персональных данных призывников из-за иностранной юрисдикции.
- Инвентаризация: раз в 3 года обязательная проверка наличия и целостности документов.
Кому именно в комиссариате за это отвечает
| Должность | Обязанности | Контакт для справок |
|---|---|---|
| Начальник архивного отдела | Организация хранения, учёт, инвентаризация | +7 (495) -94-42-31 |
| Ответственный за электронный документооборот | Резервное копирование, проверка хэш-сумм, загрузка в ГАС «Электронный архив» | +7 (495) -94-42-32 |
| Старший специалист по защите информации | Контроль за соблюдением требований ФСТЭК/ФСБ | +7 (495) -94-42-33 |
Как передать документы на постоянное хранение в государственный архив
- Подготовьте акт о выделении к уничтожению (форма № 1-ВК).
- Составьте описи дел (формы 3-ВК, 4-ВК).
- Подайте заявление через электронную приёмную Центрального архива Минобороны:
priem@archive.mil.ru. - Получите акт приёма-передачи (форма 7-ВК).
Где получить консультацию или помощь
- Центральный архив Минобороны РФ
107005, Москва, ул. Нижняя Красносельская, д. 3/3
Тел.: +7 (495) -94-42-00
Email: info@archive.mil.ru - Росархив – тематическая «горячая линия»
+7 (495) -92-03-15 (пн-пт, 09:00–18:00)
Email: hotline@rosarchiv.ru - Всероссийский научно-методический центр документации
129366, Москва, проспект Мира, 150, гостиница «Космос», офис 502
Тел.: +7 (495) -31-12-34
Email: consult@vmc-doc.ru - Федеральный портал «Электронный архив»
https://e-arhiv.ru – личный кабинет для загрузки электронных документов военных комиссариатов.
Сроки и ответственность за нарушения
За нарушение порядка хранения предусмотрены:
- Дисциплинарная ответственность (выговор, увольнение).
- Административная ответственность – ст. 13.20 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб.).
- Уголовная ответственность – ст. 293 УК РФ (халатность) при утечке персональных данных.
Чек-лист для военкоматов
- Проведена инвентаризация за 2025 год? (да/нет)
- Хэш-суммы электронных файлов проверены? (да/нет)
- Резервные копии размещены на двух разных носителях? (да/нет)
- Акты приёма-передачи в ГАС «Электронный архив» подписаны? (да/нет)
- Сотрудники обучены новым требованиям Росархива? (да/нет, дата обучения: ___)