Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно вести, хранить и уничтожать карточки военнообязанных (форма 10) в организациях, а также какие документы нужны для этого и к кому можно обратиться за разъяснениями.
Правовая база
Все действия, связанные с ведением воинского учёта, регламентируются следующими нормативными актами:
- Инструкция Минобороны РФ от № 700 «Порядок ведения и хранения личных карточек граждан, поставленных на воинский учёт»;
- Приказ Минобороны РФ от № 700 (п. 36) – обязательность ежегодной сверки сведений;
- Приказ Росархива от № 236 – срок хранения документов (не менее 5 лет);
- Постановления местных органов самоуправления, уточняющие порядок взаимодействия с военкоматом.
Основные принципы хранения
Самое главное помнить, что карточки формы 10 должны храниться в строгом соответствии с законодательством, обеспечивая их точность, актуальность и конфиденциальность.
Очень важно, чтобы:
- Все карточки были размещены в отдельной картотеке, оформленной в алфавитном порядке;
- Карточки разных категорий (по месту жительства, месту пребывания, снятые с учёта) хранились в отдельных секциях;
- Сроки хранения соблюдались в соответствии с нормативными документами (не менее 5 лет после последней сверки).
Категории карточек и порядок их размещения
Основная картотека
В неё включаются карточки всех граждан, находящихся на воинском учёте по месту жительства, подтверждённому регистрацией. Картотека делится на четыре раздела:
- Раздел 1 – офицеры резерва;
- Раздел 2 – солдаты резерва;
- Раздел 3 – граждане, отложившие призыв (по состоянию здоровья, учебе и т.п.);
- Раздел 4 – остальные военнообязанные.
Карточки по месту пребывания более 3 месяцев
Если сотрудник находится на учёте по месту пребывания более трёх месяцев и его место жительства не подтверждено регистрацией, такие карточки необходимо вынести в отдельную группу и разместить в удобном порядке.
Снятые с учёта
Карточки граждан, снятых с воинского учёта, хранятся отдельно от основной картотеки. Их необходимо хранить до проведения очередной сверки с военкоматом, после чего оформить акт об их уничтожении.
Электронные и бумажные формы
Начиная с 2021 года, оформление карточек в электронном виде допускается, однако бумажные оригиналы сохраняются до завершения всех проверок.
Порядок проведения ежегодной сверки
Согласно п. 36 Инструкции, сверку сведений о воинском учёте необходимо проводить не реже одного раза в год. Порядок действий:
- Военный комиссариат назначает дату и время сверки;
- Ответственное лицо организации собирает все карточки из картотеки;
- Сравниваются данные карточек с реестром военкомата;
- Отмечаются расхождения, составляется акт о результатах сверки;
- Карточки, у которых выявлены ошибки, корректируются и заново вносятся в картотеку;
- Карточки, снятые с учёта, хранятся до следующей сверки, после чего уничтожаются.
Уничтожение карточек
После завершения сверки и подтверждения того, что карточка более не требуется, её уничтожают в соответствии с пунктом 34 Инструкции 700. Процедура включает:
- Составление акта об уничтожении (указываются номера карточек, дата уничтожения, подписи ответственных лиц);
- Физическое уничтожение (перетирание, сжигание) в присутствии двух свидетелей;
- Хранение акта об уничтожении в архиве организации в течение 5 лет.
Необходимые документы для ведения учёта
В организации должны быть подготовлены следующие формы и справки:
- Форма 10 «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту»;
- Приказ о приёме на работу (или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства);
- Справка о месте жительства/пребывания (при необходимости);
- Акт о приёме‑сдаче карточек при увольнении сотрудника.
Контактные данные для обращений
Если у вас возникли вопросы по ведению или хранению карточек, можете обратиться в следующие органы:
- Военный комиссариат города (района)
Адрес: ул. Советская, 12, г. Москва, 101000
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: vc-moscow@mil.ru
Режим работы: Пн‑Пт 09:00‑17:00 - Отдел кадров вашей организации
Ответственный: Иванов И.И., старший специалист
Телефон: +7 (495) -65‑43‑21 (внутр. 101)
E‑mail: kadry@company.ru - Государственная инспекция труда (по вопросам соблюдения требований Минобороны)
Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑35‑35
Сайт: inspection.gov.ru
Краткий чек‑лист для контроля
| Этап | Что проверять | Ответственный | Срок исполнения |
|---|---|---|---|
| Создание картотеки | Наличие отдельного шкафа/ящика, маркировка разделов | Отдел кадров | При приёме на работу |
| Обновление данных | Своевременное внесение изменений (смена места жительства, изменение статуса) | Сотрудник + отдел кадров | Не реже 1 раза в квартал |
| Ежегодная сверка | Сравнение с реестром военкомата, составление акта | Ответственный за учёт | Раз в год (по графику военкомата) |
| Уничтожение лишних карточек | Подготовка акта об уничтожении, фактическое уничтожение | Отдел кадров + юридический отдел | После сверки |
Соблюдение требований Инструкции 700 и Приказа 236 позволяет организации избежать штрафов, обеспечить конфиденциальность персональных данных военнообязанных и поддерживать порядок в документационном обороте. Регулярные проверки, чётко выстроенный процесс хранения и своевременное уничтожение устаревших карточек – залог надёжного и законного ведения воинского учёта.
Помните, что правильное хранение карточек – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент корпоративной культуры, демонстрирующий уважение к национальной безопасности и правам граждан.