Военный билет, документ, содержащий сведения о воинском учёте гражданина․
С 2026 года требования к тому, можно ли хранить его копию в личном деле работника, ужесточились․
В статье собраны актуальные нормативно-правовые акты, разъяснения Роструда, судебная практика и контактные данные организаций, куда можно обратиться за консультацией․
Что говорит законодательство?
Ключевые нормативные документы
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 65 — перечень документов, предъявляемых при приёме на работу․
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — принципы обработки и хранения персональных данных․
- Письмо Роструда от № 784-ТЗ, запрет на избыточные копии документов․
- Определения судов (например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от № 15АП-22502/2013)․
Краткий вывод
Даже при наличии письменного согласия сотрудника хранить копию военного билета не рекомендуется: документ содержит избыточные персональные данные, не связанные напрямую с трудовой функцией․
Почему копию военного билета нельзя оставлять в личном деле?
- Избыточность данных․ Для оформления трудовых отношений достаточно внести необходимые сведения в личную карточку формы Т-2 (раздел «Сведения о воинском учёте»)․
- Риск штрафов․ Роскомнадзор может оштрафовать компанию за нарушение ст․ 6 152-ФЗ (необоснованное хранение персональных данных)․
- Неустранимые последствия․ В случае утечки информации работодатель несёт ответственность по ст․ 137 УК РФ․
- Судебная практика․ Суды регулярно подтверждают незаконность хранения копий документов, не связанных с исполнением трудовой функции․
Что делать кадровику: пошаговая инструкция
Шаг 1․ При приёме на работу
- Попросите сотрудника предъявить оригинал военного билета․
- Внесите нужные данные:
- категория запаса;
- состав (ВС, МВД, пр․);
- воинское звание;
- дата постановки на воинский учёт․
- Отдайте оригинал сотруднику․
Шаг 2․ Если сотрудник сам приносит копию
- Разъясните, что копия не требуется․
- Предложите подписать заявление об отказе от передачи избыточных документов․
- Сделайте пометку в личной карточке: «Копия военного билета не предоставлялась, сведения внесены из оригинала»․
Исключения: когда копия всё-таки допустима?
В редких случаях копия может потребоваться для целей воинского учёта при:
- организации воинского учёта в кадровой службе (приказ МО РФ № 400 от );
- выполнении обязанностей военкома на предприятии․
В этих ситуациях:
- Оформите отдельную картотеку воинского учёта с ограниченным доступом․
- Получите отдельное согласие с указанием конкретной цели хранения и срока․
- Защитите данные в соответствии с 152-ФЗ (шифрование, разграничение прав доступа)․
Сроки и уничтожение: чётко по регламенту
Личное дело
После увольнения личное дело передаётся в архив и хранится 75 лет (Приказ Минкультуры № 558 от )․
Однако копии военного билета там быть не должно․
Картотека воинского учёта
- Хранить данные можно не дольше цели, указанной в согласии (обычно до снятия с воинского учёта)․
- После истечения срока документы уничтожаются актом по форме 0504144 с участием комиссии․
Ответственность за нарушение
| Вид ответственности | Размер штрафа | Документ-основание |
|---|---|---|
| Административная (Роскомнадзор) | от 30 000 до 50 000 ₽ на организацию | ст․ 13․11 КоАП РФ |
| Административная на должностное лицо | от 10 000 до 20 000 ₽ | ст․ 13․11 КоАП РФ |
| Уголовная (утечка персональных данных) | до 200 000 ₽ либо лишение свободы до 2 лет | ст; 137 УК РФ |
Контакты для обращений
Государственные и специализированные организации
- Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)
Телефон горячей линии: 8 (800) -07-20-20
Официальный сайт: онлайнинспекция․рф - Роскомнадзор
Тел․ +7 (495) -87-68-00
E-mail: info@rkn․gov․ru - КонсультантПлюс (центральный офис)
Адрес: 117292, Москва, ул․ Кржижановского, 6
Тел․: +7 (495) -56-82-83, +7 (495) -87-92-92
Сайт: consultant․ru - ЭЛКОД (правовой консалтинг)
Адрес: 125315, Москва, проспект Ленинградский, д․ 68, стр․ 16
Тел․: +7 (495) -56-21-21
Сайт: elcode․ru - Журнал «Время Бухгалтера» (вопросы к экспертам)
Кабинет «Вопрос-ответ»: v2b․ru/quest
Как подать запрос — шаблон
Тема письма: «Запрос разъяснений по хранению копий военного билета в 2026 г․»
Текст:
Уважаемые эксперты! Прошу разъяснить, допускается ли в 2026 году хранить скан-копию военного билета сотрудника в составе личного дела при наличии согласия․ Если да, то какие требования к защите персональных данных необходимо соблюсти?
Ответы приходят в среднем в течение 4 часов в рабочие дни․
Памятка кадровику на 1 страницу (PDF-версия)
- Не копируй военный билет без крайней необходимости․
- Фиксируй нужные сведения в форме Т-2․
- Храни копии, если есть отдельная картотека воинского учёта и согласие․
- Уничтожай после цели хранения․
- Контакты для консультаций: горячие линии Роструда и Роскомнадзора․