Самое главное помнить‚ что хранение копий (или сканов) военных билетов у работодателя регулируется законодательством о защите персональных данных и отдельными нормативными актами‚ связанными с воинским учётом. Нарушение этого правила может привести к административной ответственности как для организации‚ так и для её руководителей.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22) – определяет порядок ведения личных дел работников‚ но не указывает конкретные документы‚ которые обязаны храниться.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – любой документ‚ содержащий персональные данные‚ может быть обработан только с согласия субъекта данных.
- Приказ Минобороны РФ от № 332 – вводит новые правила воинского учёта‚ согласно которым работодатели обязаны вести учёт только в электронном виде через военный портал‚ а копии бумажных билетов хранить не допускается.
- Разъяснения ФНС и ФСС «О хранении копий военных билетов» (2023‑2025 гг.) – подтверждают‚ что копии могут быть сохранены только при наличии письменного согласия сотрудника.
Когда хранение копий допускается?
- С письменного согласия работника. Согласие должно быть оформлено в свободной форме‚ подписано работником и указано конкретное назначение копии (например‚ для проведения воинского учёта в рамках закона).
- Для работников‚ находящихся на воинском учёте. В этом случае копия может храниться в личном деле‚ но только до момента снятия с учёта (обычно по достижении пенсионного возраста).
- Только в электронном виде. По новому регламенту предпочтительно сохранять сканы в зашифрованных базах данных‚ доступных лишь уполномоченным лицам.
Что делать работодателю?
- Проверить наличие согласий. Перед тем как сохранять копию‚ убедитесь‚ что у вас есть подписанное согласие работника.
- Обеспечить безопасность данных. Храните сканы в защищённом электронном архиве‚ используйте шифрование и ограничьте доступ только к тем сотрудникам‚ которые действительно нуждаются в этих данных.
- Удалять копии при снятии с учёта. Как только работник снят с воинского учёта (обычно по достижении 27‑30 лет)‚ копию следует уничтожить‚ если она больше не нужна по другим юридическим основаниям.
- Вести учёт в электронных системах. Регистрация в системе Военный портал позволяет полностью отказаться от бумажных носителей.
Последствия нарушения
Согласно статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях‚ хранение копий военных билетов без согласия может повлечь:
- Штраф для юридических лиц от 100 000 до 500 000 рублей.
- Штраф для должностных лиц от 30 000 до 150 000 рублей.
- Возможные гражданские иски со стороны работников за нарушение их прав на конфиденциальность.
Лучшие практики
- Разработать внутренний регламент обработки персональных данных‚ включающий отдельный пункт о военных билетах.
- Проводить регулярные аудиты безопасности информационных систем.
- Обучать персонал (HR‑специалистов‚ бухгалтеров) правилам работы с персональными данными.
- Вести журнал доступа к документам‚ содержащим персональные данные.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы или вы хотите подать жалобу по поводу незаконного хранения копий военных билетов‚ используйте следующие контакты:
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: info@rostud.ru
Сайт: rostud.ru - Региональная инспекция по труду (пример: г. Москва)
Адрес: ул. Тверская‚ д. 7‚ офис 312‚ Москва‚ 125009
Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
Электронная почта: moscow@rostud.ru - Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑69
Электронная почта: info@rospotreb.gov.ru - Военный комиссариат по месту нахождения организации
Тел.: +7 (495) -23‑45‑70
Сайт: mil;ru - Уполномоченный по защите прав субъектов персональных данных
Тел.: +7 (495) -23‑45‑71
Электронная почта: pd@roskomnadzor.ru
Сайт: rkn.gov.ru
Хранение копий военных билетов – вопрос‚ находящийся на стыке трудового права и закона о персональных данных. Самое главное помнить‚ что без письменного согласия работника такие копии хранить нельзя. Соблюдая указанные правила и используя приведённые контакты для консультаций и подачи жалоб‚ работодатели могут избежать юридических рисков и обеспечить надёжную защиту персональных данных своих сотрудников.