Дата актуализации: 16 марта 2026 г.
Краткий ответ
Оригинал военного билета всегда хранится у самого работника. Работодатель не имеет права изымать документ даже при приёме на работу или для включения в личное дело. Копии допускаются только с письменного согласия сотрудника, но даже в этом случае не рекомендуется.
Что говорит закон
- ст. 65 ТК РФ – при трудоустройстве военнообязанный обязан лишь предъявить военный билет, но не сдавать его.
- Письма Роструда (№ ПГ/18287-6-1 от и № ПГ/25779-6-1 от ) – прямо указывают, что хранение копий документов воинского учёта допускается исключительно с письменного согласия работника.
- ФЗ-149 «О персональных данных» – любая избыточная информация (включая копии военных билетов) считается нарушением принципа минимизации данных.
Как правильно поступать при приёме на работу
| Этап | Что делает кадровик | Что делает работник |
|---|---|---|
| Предъявление документов | Запрашивает оригинал военного билета для сверки данных. | Показывает оригинал, не передаёт его в отдел кадров. |
| Внесение сведений | Заносит необходимые данные в личную карточку (форма Т-2) и/или в электронную базу. | Проверяет корректность внесённых сведений. |
| Копирование (по желанию) |
|
|
Что запрещено
- Хранить оригинал военного билета в личном деле или сейфе организации.
- Требовать копию без письменного согласия сотрудника.
- Отказывать в приёме на работу из-за отсутствия военного билета (кроме случаев, когда военная служба является обязательным условием трудовой функции).
Исключения
Силовые структуры и полиция: военные билеты у таких сотрудников могут храниться в кадровых подразделениях до момента увольнения. В этом случае при изъятии выдаётся расписка установленной формы.
Пошаговый алгоритм «как быть»
- Проверьте, относится ли сотрудник к военнообязанным.
- Попросите предъявить военный билет «для сверки».
- Внесите нужные данные в форму Т-2 или электронный кадровый модуль.
- Верните оригинал сотруднику в тот же день.
- Если крайне необходимо хранить копию:
- оформите согласие;
- храните копию отдельно от основного личного дела;
- внесите сведения в реестр персональных данных (при наличии локального акта).
Контакты для консультаций
| Организация / ведомство | Телефон / сайт | Консультация по вопросам |
|---|---|---|
| Роструд (Онлайн-инспекция) | онлайнинспекция.рф | Трудовые споры, хранение документов, проверки. |
| Горячая линия Минтруда РФ | 8 800 707‑88‑41 (бесплатно по РФ) | Разъяснения по Трудовому кодексу, воинскому учёту. |
| Военкомат по месту жительства | Контакты уточняются на сайте гувм.мвд.рф | Вопросы воинского учёта, получение/замена билетов. |
| Юридические консультации (региональные) | 8 800 350‑23‑69 (единая справочная) | Судебные споры, претензии трудовой инспекции. |
Чек-лист для HR-специалиста
- ☐ Составил/обновил локальный акт о перечне хранимых персональных данных.
- ☐ Удалил из личных дел имеющиеся копии военных билетов без согласия.
- ☐ Подготовил типовой бланк согласия (если всё же требуется хранить копию).
- ☐ Провёл инструктаж сотрудников кадровой службы.
- ☐ Провёл внутренний аудит на предмет избыточных персональных данных.
Военный билет хранится только у самого работника. Работодатель может лишь сверить данные, занести их в кадровый документ и немедленно вернуть билет владельцу. Любые иные действия требуют строгого соблюдения законодательства о персональных данных и воинском учёте.
Не забудьте: при малейших сомнениях обращайтесь в Роструд или к квалифицированному юристу (контакты выше).