Для любого российского работодателя вопрос хранения военного билета (или временного удостоверения гражданина, подлежащего призыву) рано или поздно становится актуальным. Ни одна проверка Роструда или военкомата не обходится без выверки личных дел сотрудников. Ниже ‒ подробная инструкция, куда, как и в каком виде должен храниться военный билет сотрудника, чтобы компания избежала штрафов и сотрудник сохранил спокойствие.
Что говорит законодательство
Нормативную базу составляют статья 8 Федерального закона № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и статья 65 Трудового кодекса РФ. Из них вытекают два ключевых правила:
- документы, подтверждающие воинский учёт, работодатель обязан хранить у себя, но только на время трудовых отношений;
- документы должны быть в оригинале, а не в копиях, и находиться в отдельном (специализированном) месте.
Как оформляется передача военного билета на хранение
- Работник при трудоустройстве предъявляет оригинал военного билета.
- HR-специалист делает ксерокопию всех заполненных страниц и заносит данные в личную карточку формы Т-2.
- Военный билет передаётся на хранение под расписку в журнале приёма-передачи военно-учётных документов (утверждается приказом руководителя).
Где именно должен лежать документ
Папка персонального делопроизводства
Внутри личного дела (папки «Персонал») военный билет кладётся в отдельный конверт с надписью «Военно-учётные документы» и подписью ответственного лица. Главное условие ‒ конверт герметично закрывается, но легко извлекается для проверки.
Сейф или металлический шкаф
В соответствии с приказом Минобороны № 400 от документы воинского учёта должны находиться в металлическом запираемом шкафу или сейфе. Доступ к нему имеют не более двух уполномоченных лиц (как правило, начальник отдела кадров и его заместитель).
Отдельная картотека воинского учёта
На практике многие компании заводят специализированную картотеку – картонные ящики или файлы с «карманами», где лежат военные билеты в порядке алфавита. Каждый «карман» пронумерован, а в журнале указаны Ф. И. О. сотрудника и номер ячейки.
Как не нужно поступать
- Не хранить военный билет в сейфе бухгалтерии вместе с деньгами – это не предусмотрено инструкциями.
- Не отдавать документ на хранение непосредственному руководителю без отметки в журнале.
- Не делать скан-копию для замены оригинала: проверяющие принимают только «живой» документ.
Возврат военного билета при увольнении
На последнем рабочем дне:
- HR-специалист выдаёт военный билет под личную подпись в том же журнале приёма-передачи.
- В графе «дата возврата» проставляется фактический день увольнения.
- Копия расписки кладётся в личное дело и хранится не менее 75 лет (как и все документы по кадрам).
Контакты и образцы документов
- Горячая линия Минобороны РФ по воинскому учёту: ###-###-#### (звонок бесплатный).
- Форма журнала приёма-передачи военно-учётных документов (скачать образец): gosuslugi.ru/docs/voen_journal.docx.
- Онлайн-консультация юриста по кадрам: Telegram-бот @labor_law_bot (ежедневно 09:00–18:00 мск).
- Межрегиональная кадровая ассоциация: +7 (495) -89-33-09, почта info@srohr.ru.
Помните: ошибка в хранении военного билета может привести к штрафу на компанию до 50 000 ₽ и на должностное лицо до 5 000 ₽ (ст. 21.3 КоАП РФ). Проверьте сейчас, лежит ли военный билет вашего сотрудника в сейфе, а не в ящике стола!