Вопрос, «обязан ли работодатель хранить оригинал военного билета», волнует и кадровиков, и самих сотрудников.
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Федеральный закон «О воинской обязанности…» напрямую не заставляют «изымать» военный билет на хранение.
Однако на практике нередко возникают спорные ситуации. В статье разберёмся, что можно и чего нельзя, кто несёт ответственность и куда обращаться при нарушениях.

Правовая база

• Федеральный закон от № 53-ФЗ — регламентирует учёт граждан, подлежащих воинскому учёту.
• Приказ Минобороны РФ от № 400 — новые Правления по воинскому учёту (вступили в силу ).
• Письмо Роструда от № 3523-6-1 — разъясняет, что работодатель не вправе требовать оригинал военного билета (допускается только ксерокопия).

Что пишут в самом военном билете

На титульном развороте указано: «Военный билет является личным документом военнообязанного и должен находиться у него на руках».
Забрать его на постоянное хранение нельзя: это нарушает права гражданина.

Какие документы действительно нужны отделу кадров

1. Копия (часто — 1-2 страницы) заполняемых разделов военного билета: титульный лист и страница сведений о приписке к призывному участку.
2. Выписка из приказа о снятии с воинского учёта (если сотрудник прошёл службу и вернулся в гражданскую жизнь).
3. Форма 32-В — воинское звание и специальность (требуется редко, в основном у военных пенсионеров).

Как правильно оформить копию

Чтобы избежать претензий проверяющих, на ксерокопии военного билета делают отметку:

• «Копия верна».
• Подпись сотрудника + расшифровка.
• Дата.
• Печать организации (если используется).

Что нельзя делать работодателю

Когда работодатель всё-таки может взять военный билет

Исключение — мобилизационный призыв. В этом случае организация изымает документ на основании мобилизационного предписения военкомата и передаёт его в военкомат вместе с личным делом.
После демобилизации военный билет возвращается сотруднику в течение 10 дней.

Куда жаловаться, если нарушают права

Контакты для обращений

• Государственная инспекция труда (Роструд)
  Телефон: ###-###-####
  Онлайн-приёмная: https://онлайнинспекция.рф
• Министерство обороны РФ, Центральный военно-медицинский комитет
  Телефон доверия: +7 (495) -87-11-88
  E-mail: uchet@gvmu.mil.ru
• Призывная комиссия по месту жительства
  Уточнить адрес и телефон можно через единый портал госуслуг: gosuslugi.ru
• Прокуратура
  Круглосуточная горячая линия: ###-###-####
  Приём электронных обращений: epp.genproc.gov.ru

Практический чек-лист для кадровика

1. Спросить у сотрудника ксерокопию нужных страниц военного билета.
2. Проверить, что копия читаемая: ФИО, серия, номер, даты приписки и снятия.
3. Заверить копию у сотрудника личной подписью «Копия верна».
4. Вести воинский учёт в отдельном журнале или в программе 1С:ЗУП (модуль «Воинский учёт»).
5. Не держать оригиналы документов сотрудников в сейфе/шкафу без веских оснований.
6. При получении мобилизационного предписения немедленно издать приказ об отчислении и передать документы в военкомат.
7. После демобилизации встретить сотрудника, вернуть военный билет, внести запись в личную карточку.

Ошибки, которые допускают чаще всего

• Требовать «показать оригинал» на каждую пятую проверку.
• Записывать данные военного билета в трудовую книжку, не нужно.
• Хранить копию без подписи владельца, риск признать такой документ недействительным.
• Забывать отдавать оригинал после увольнения военнослужащего — это чревато жалобами в прокуратуру.

Краткий вывод

Оригинал военного билета всегда остаётся у гражданина.
Работодателю достаточно заверенной ксерокопии и актуальных данных для воинского учёта.
Любые требования сдать «на хранение» или «в залог», незаконны;
При нарушении ваших прав используйте контакты выше: звоните, пишите, подавайте жалобы онлайн.

Последняя редакция: июнь 2024 г. Перед применением рекомендаций убедитесь в актуальности нормативных документов.