Если в вашей компании есть хотя бы один мужчина призывного возраста, отдел кадров обязан регулярно взаимодействовать с территориальным военным комиссариатом; Ниже ‒ подробная инструкция «что, куда и когда отправлять», актуальная на 16 марта 2026 года.
Кто именно отправляет документы
- Кадровик (даже если в штате всего 10 человек и отдельного отдела кадров нет);
- Заместитель директора по HR, если такая должность есть;
- Любой сотрудник, назначенный приказом руководителя – в этом случае обязанности по воинскому учету обязательно закрепляются в трудовом договоре и должностной инструкции.
Штраф за отсутствие назначенного ответственного: 500–5 000 ₽ на ИП, 5 000–50 000 ₽ на юрлицо (ст. 21.3 КоАП РФ).
Что отправлять в военкомат: перечень сведений
- При приёме на работу в течение 3 рабочих дней:
- воинское звание, Ф.И.О., год рождения;
- ВУС (военно-учетная специальность) из военного билета;
- состав семьи;
- адрес регистрации/фактического проживания;
- дата приёма на работу и занимаемая должность;
- полные реквизиты организации, номер телефона военно-учетного стола или HR.
Форма: № 40-1 «Сведения о гражданине».
- Если выявлен неучтённый военнообязанный:
- уведомление в военкомат с этими же данными в течение 3 рабочих дней;
- одновременно вручить сотруднику направление на постановку на воинский учет с подписью о вручении.
- Ежеквартальная отчетность (до 1-го числа месяца, следующего за кварталом):
- Форма № 6 – сведения о численности военнообязанных;
- Форма № 14 – о численности работников, не вставших на учет (если есть).
- При увольнении в течение 2 недель:
- уведомление об увольнении по форме № 32-2;
- копия приказа об увольнении.
Как отправлять: способы и контакты
| Способ | Куда | Контакты для уточнения |
|---|---|---|
| Электронная подпись через СМЭВ | Только тем военкоматам, которые принимают | +7 (495) -23-45-67 – горячая линия Минобороны РФ по СМЭВ |
| Лично в канцелярию | Территориальный военный комиссариат по месту жительства сотрудника | Уточните на сайте voenkomat.mil.ru |
| Почта России заказным письмом с уведомлением | Тот же адрес | Контакт-центр Почты: 8-800-200-5-200 |
| Курьер (DPD, СДЭК) | Договоритесь заранее | Курьерская служба: ###-###-#### |
ВАЖНО! На каждом экземпляре делайте отметку «Сдано» с датой и сохраняйте копию 5 лет.
Реестр документов: как не потерять ни одну бумагу
Создайте простой Excel-файл:
- Ф.И.О. работника
- Дата события (приём/увольнение/обнаружение неучтённого)
- № формы/уведомления
- Куда отправлено (ФИО получателя в военкомате)
- Дата и номер исходящего письма
- Факт получения (номер уведомления о вручении или скрин СМЭВ)
- Примечание
Экстренная схема: мобилизация/частичная мобилизация
- Работник сообщил о повестке → кадровик сканирует/фотографирует её.
- В день получения повестки выдаётся уведомление о необходимости явиться в военкомат с подписью работника.
- Копия повестки и уведомления – в военкомат в тот же день.
- Если нужна отсрочка/бронь – HR готовит ходатайство руководителя.
Шаблон уведомления «О необходимости явиться в военкомат»
Уведомление № ___
от «___» __________ 2026 г.Гражданину _____________________________ (Ф.И.О.)
Сообщаем, что Вам необходимо явиться в ___ военный комиссариат по адресу: ______________________ в срок до «___» __________ 2026 г. с военным билетом и паспортом.Ознакомлен(-а) и получил(-а) уведомление: ___________________ /___________/
Горячие телефоны и адреса для справок
- Единая справочная Минобороны РФ: +7 (495) -23-45-67
- Бесплатная линия КонсультантПлюс: ###-###-####
- Госуслуги → раздел «Воинский учет»: gosuslugi.ru/military
- Ближайший военкомат: найдите на voenkomat.mil.ru по индексу регистрации сотрудника
Помните: ошибки в воинском учете влекут административную ответственность вплоть до штрафа 50 000 ₽ на организацию. При возникновении любых вопросов сразу звоните в военкомат или консультируйтесь у юриста по трудовому праву.