Настоящая статья представляет собой подробный разбор нормативных требований и практических рекомендаций по ведению
делопроизводства в органах военного управления, а также в военных комиссариатах (далее – ВК). Все рекомендации
актуальны на 2026 год и учитывают последние изменения в законодательстве РФ (приказ Минобороны РФ от № 170,
ред. от и последующие методические указания).
Общие положения
Настоящая Инструкция определяет порядок:
- приёма и учёта служебных документов;
- подготовки, оформления и тиражирования (размножения) документов;
- контроля исполнения, хранения, использования и отправки документов;
- взаимодействия с другими органами военного управления, предприятиями‑работодателями и гражданами.
Особенности ведения делопроизводства определяются:
- должностными инструкциями сотрудников и приказами руководства ВК;
- унифицированными формами из приложений к Методическим рекомендациям;
- регламентами электронного документооборота (ЭДО) и требований к электронному воинскому учёту.
Самое главное помнить, что все документы должны быть оформлены в соответствии с установленными образцами,
а сроки их передачи в военный комиссариат строго фиксированы (обычно – в течение 2‑х недель с момента возникновения
события).
Порядок приёма и учёта документов
Приём документов осуществляется в регистратуре ВК. Каждый поступивший документ регистрируется в журнале входящей
корреспонденции с указанием:
- даты получения;
- наименования отправителя;
- короткого содержания;
- номер и дату регистрационного листа.
Для ускорения процесса рекомендуется использовать сканирование и загрузку документов в систему ЭДО
(Контур.Экстерн, Эльба и др.). Электронные версии хранятся в архиве в течение установленного срока
(не менее 5 лет).
Подготовка и оформление служебных документов
Подготовка документов делится на несколько этапов:
- Сбор исходных данных. Для приказов о приёме на работу, увольнении, переводе и др. необходимо собрать:
- паспортные данные гражданина;
- карточку учёта (в электронном виде – в системе «Воинский учёт»);
- трудовой договор и прочие кадровые документы.
- Составление проекта документа. Используются унифицированные формы (приложение 4 к Методическим
рекомендациям). При подготовке проектов, представляемых Президенту РФ или правительству, применяется
отдельный шаблон, согласуемый с территориальным военным комиссариатом. - Согласование. Проект приказа согласуется с руководителем ВК, а при необходимости – с территориальным
военным комиссариатом (ТВК). После получения всех комментариев документ подписывается уполномоченным лицом. - Регистрация и присвоение номера. Готовый документ вносится в реестр приказов и получает уникальный
номер.
Тиражирование (размножение) и контроль исполнения
Тиражирование осуществляется в соответствии с пунктом 33 инструкции (п. 33). При необходимости документы
печатаются в количестве, достаточном для распределения по подразделениям и архиву. После выдачи каждый
экземпляр фиксируется в листе выдачи.
Контроль исполнения приказов производится:
- регулярными проверками ответственного за воинский учёт;
- внутренними аудитами (ежеквартальными);
- проверками со стороны Военного комитета (по плану).
Хранение и использование документов
Документы делятся на три категории:
- Текущие документы – хранятся в отделе делопроизводства в закрытом архиве по принципу «первый пришёл –
первый ушёл» (FIFO) в течение 5 лет. - Исторические документы – перемещаются в долговременный архив (10‑15 лет).
- Конфиденциальные документы – размещаются в отдельном сейфе с ограниченным доступом.
Все хранилища должны соответствовать требованиям по защите информации, предусмотренным ФЗ 152 «О
персональных данных» и ФЗ 509 «О государственной тайне».
Отправка и передача документов
Отправка документов осуществляется следующими способами:
- почтовая отправка (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- курьерская доставка (внутренний курьер ВК);
- электронная передача через систему ЭДО (рекомендовано для всех документов, связанных с воинским учётом).
При передаче в военный комиссариат необходимо оформить сопроводительное письмо, в котором указываются:
- наименование и номер передаваемого документа;
- краткое содержание;
- дата отправки и получателя.
Ответственные лица и контакты для обращений
Для эффективного взаимодействия в рамках делопроизводства назначаются ответственные лица. Их контакты указаны
ниже.
- Главный специалист по делопроизводству – Иванов Сергей Петрович
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov.sp@mil.ru
Кабинет: 3‑й этаж, офис 305 - Ответственный за воинский учёт – Петрова Анна Владимировна
Тел.: +7 (495) -23‑98‑76
E‑mail: petrova.av@mil.ru
Кабинет: 2‑й этаж, офис 210 - Служба технической поддержки ЭДО – отдел ИТ
Тел.: +7 (495) -23‑00‑00 (круглосуточно)
E‑mail: it-support@mil.ru - Контактный центр военного комиссариата (приём граждан)
Тел.: +7 (495) -25‑55‑55
E‑mail: vk-center@mil.ru
Адрес: г. Москва, ул. Суворова, д. 12, офис 1
Очень важно, чтобы ответ был на русском языке. Поэтому все официальные документы, запросы и ответы
оформляются исключительно на русском.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро передать сведения о приёме нового сотрудника?
Сведения о приёме необходимо передать в военный комиссариат в течение 14 календарных дней с момента
оформления трудового договора. При использовании ЭДО срок сокращается до 3‑х дней.
Какие документы обязательны для увольнения?
При увольнении необходимо предоставить: приказ об увольнении, заявление работника, копию паспорта,
карточку учёта с отметкой «уволен», а также справку о снятии с воинского учёта.
Можно ли вести воинский учёт в электронном виде?
Да. С 1 ноября 2024 года все работодатели обязаны вести электронный воинский учёт через систему
«Воинский учёт» и передавать сведения в электронном виде.
Эффективное делопроизводство в военном комиссариате – это фундамент надёжного взаимодействия между
государственными структурами, работодателями и гражданами. Соблюдение регламентов, чёткое распределение
ответственности и своевременная передача информации позволяют избежать штрафов, административных
замечаний и, главное, обеспечить готовность к мобилизации в случае необходимости.
Помните, что правильное оформление документов – залог безупречной работы вашего подразделения.