Самое главное помнить‚ что кадровый (воинский) учёт – это обязательный вид учёта‚ который ведут все организации‚ где работают военнообязанные граждане. От корректного ведения учёта зависит не только соблюдение законодательства‚ но и безопасность самих сотрудников‚ а также репутация предприятия.

Что такое кадровый (воинский) учёт?

Воинский учёт – это комплекс мероприятий‚ направленных на регистрацию‚ контроль и информирование органов военного комиссариата (военкомата) о состоянии воинской обязанности работников организации. По состоянию на 2026 год учёт регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 54‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте»;
• Приказ Минобороны РФ № 127 от  г. «Об утверждении формы карточки учёта военнообязанного»;
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта‚ опубликованные в КонсультантПлюс и на портале Skillbox Media (2026‑й год).

Кто обязан вести воинский учёт?

Обязанность вести учёт возлагается на работодателя (юридическое лицо) и‚ в случае индивидуального предпринимателя – на самого ИП. В частности‚ обязаны:

1. Организации с численностью работников от 5 человек;
2. Все предприятия‚ государственные и муниципальные учреждения;
3. Аутсорсинговые компании‚ предоставляющие кадровые услуги (например‚ «Главбух Ассистент»).

Как поставить организацию и сотрудников на воинский учёт?

Регистрация организации в военкомате

После оформления приказа о ведении воинского учёта и разработки плана (см. Бухгалтерия 8 ред. 3.0) необходимо:

• Обратиться в военкомат по месту регистрации юридического лица;
• Подать заявление «О постановке организации на воинский учёт» и пакет документов (устав‚ ИНН‚ свидетельство о регистрации‚ приказ о назначении ответственного лица);
• Получить подтверждающий документ о постановке организации на учёт (обычно в течение 5‑7 рабочих дней).

Оформление карточки учёта сотрудника (форма 18)

Приём на работу военнообязанного проходит в несколько шагов:

1. Проверка военного билета‚ приписного удостоверения или воинского паспорта;
2. Заполнение карточки учёта по образцу‚ утверждённому военкоматом (в электронном виде – через Госуслуги или в бумажном виде);
3. Подпись ответственного лица организации (можно оформить УКЭП и МЧД для электронных подписей‚ как рекомендует Saby Blog (СБИС));
4. Передача карточки в военкомат в течение трёх рабочих дней с момента приёма на работу.

Уведомления об изменениях

В течение пяти рабочих дней необходимо сообщать военкомату о:

• Увольнении сотрудника;
• Изменении личных данных (адрес‚ фамилия‚ имя‚ отчество);
• Переводе на другую должность‚ если это влияет на срок службы;
• Получении отсрочки‚ освобождения от призыва и т.п.

Сроки и формы сдачи отчётности

С 2025 года сроки подачи сведений сократились:

• Первичное уведомление – в течение трёх рабочих дней с момента приёма/увольнения;
• Регулярная отчётность – раз в полгода (по форме 1‑ФЗ) в течение 10 календарных дней после окончания отчётного периода;
• Ответ на запрос военного комиссара – в течение двух недель (позднее – в течение трёх дней при выявлении нарушений).

Электронный документооборот

С 2026 года все организации могут сдавать сведения через Госуслуги (реестр повесток). Для этого требуется:

1. Получить электронную подпись (УКЭП) и МЧД;
2. Зарегистрировать организацию в личном кабинете «Военный учёт»;
3. Заполнять карточки и отчёты в электронном виде‚ подписывая их УКЭП;
4. Отправлять документы в автоматическом режиме – система формирует подтверждение о получении.

Ответственность и штрафы

Несоблюдение требований влечёт за собой:

• Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Административную ответственность для руководителя – от 5 000 до 30 000 рублей;
• Возможность проверки в виде контрольного инструктажа в военкомате (раз в полгода).

Лучшие практики (бонусные рекомендации)

• Создайте стенд в отделе кадров – на видном месте разместите правила учёта‚ образцы документов и контакты военкомата (рекомендация от Гарант.ру‚ 2025 г.).
• Назначьте ответственного – в должностной инструкции укажите конкретного сотрудника‚ отвечающего за воинский учёт.
• Ведите электронный журнал – используйте 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) или специализированные сервисы Контур.Экстерн для автоматической генерации отчётов.
• Проводите внутренний аудит раз в квартал‚ проверяя полноту карточек и своевременность уведомлений.
• Обучайте персонал – проводите инструктажи по изменению законодательства и работе с электронными сервисами.

Список контактов для обращений

Если у вас возникли вопросы по постановке на учёт‚ оформлению карточек или сдаче отчётности‚ используйте следующие контакты (пример для Московской области; уточняйте в своём регионе):

Ведение кадрового (воинского) учёта – это не просто формальность‚ а важный элемент управленческого процесса‚ который защищает интересы государства и сотрудников. Своевременное информирование военкомата‚ правильное оформление карточек и использование современных электронных инструментов позволяют избежать штрафов и упростить работу кадровой службы.

Очень важно‚ чтобы ответ был на русском языке. Следуя вышеописанным рекомендациям‚ вы сможете наладить надёжный и законный учёт военнообязанных в своей организации.