Самое главное помнить, что каждый работодатель в РФ обязан вести воинский учёт своих сотрудников, своевременно информировать военкоматы о приёме, увольнении и изменении личных данных военнообязанных, а также хранить соответствующую документацию. Нарушения влекут за собой значительные штрафы и могут стать причиной административной ответственности как организации, так и её руководителей.

Правовая база

В основу требований о воинском учёте в организациях положены:

• Указ Президента РФ от 21 сентября 2022 г. № 647 «О частичной мобилизации»;
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Приказ Минобороны РФ от 08 июля 2025 г. № 123 о сокращении сроков подачи сведений (5 дней) и ужесточении ответственности;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 212) – обязанность работодателя вести кадровый и воинский учёт.

Обязанности работодателя

Согласно актуальным нормативным актам, работодатель обязан:

1. Назначить ответственного за воинский учёт (обычно специалиста кадровой службы);
2. Проверять наличие воинского билета и справки о воинском учёте у соискателя при приёме на работу.
3. Ставить новых сотрудников на воинский учёт в течение пяти рабочих дней с момента трудового договора.
4. Уведомлять военкомат о:
   • приёме сотрудника;
   • изменении фамилии, имени, отчества;
   • смене места жительства/пребывания;
   • увольнении или переводе.
5. Вести карточку учёта гражданина (форма 19) и хранить её в личном деле сотрудника.
6. Своевременно передавать в военкомат копии всех полученных повесток и уведомлять о причинах их отсутствия.
7. Проводить регулярные сверки (не реже одного раза в квартал) с военкоматом, чтобы исключить расхождения.

Сроки и порядок уведомления

Согласно приказу Минобороны от 2025 г., уведомление должно быть направлено в течение 5 календарных дней с момента наступления события. Уведомление может быть подано:

• в электронном виде через портал voenkomat.gov.ru;
• по факсу (сохранять подтверждение отправки);
• вручную в отделение военкомата (с подписью руководителя организации).

Кто отвечает за воинский учёт в организации?

Ответственный назначается приказом руководителя и обычно имеет следующие полномочия:

• Сбор и проверка документов у новых сотрудников.
• Ведение и актуализация карточек учёта.
• Подготовка и отправка уведомлений в военкоматы.
• Контроль за своевременным получением и хранением повесток.
• Взаимодействие с инспекцией труда и юридическим отделом при возникновении споров.

Образцы обязательных документов

Для корректного ведения учёта необходимо подготовить следующие формы (образцы можно скачать с сайта Минобороны):

• Форма № 19 «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту»;
• Приказ о постановке на учёт (внутренний приказ организации);
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (для передачи в военкомат);
• Копия воинского билета или справки о статусе (освобождён, отложен и т.п.).

Ошибки, которые часто допускают работодатели

Среди типичных нарушений, приводящих к штрафам, выделяют:

1. Не своевременное уведомление (превышение 5‑дневного срока).
2. Отсутствие ответа в обоих военкоматах (по месту регистрации и по месту пребывания).
3. Неполный или неверный набор данных в форме 19.
4. Отсутствие назначенного ответственного лица.
5. Не хранение копий полученных повесток в личных делах сотрудников.

Штрафы и административная ответственность

За нарушения порядка воинского учёта предусмотрены следующие санкции (по состоянию на 2026 год):

• Организации – штраф от 30 000 до 300 000 рублей за каждый случай несвоевременного уведомления.
• Руководителю организации – административный штраф от 5 000 до 30 000 рублей.
• Ответственному за учёт – штраф от 10 000 до 100 000 рублей.
• Повторные нарушения могут привести к приостановлению лицензий (для организаций, работающих в сфере обороны).

Практические рекомендации для снижения рисков

• Автоматизировать процесс уведомления с помощью специализированных HR‑систем, интегрированных с порталом voenkomat.gov.ru.
• Проводить ежемесячный аудит карточек учёта и сверять их с данными военкоматов.
• Организовать обучающие семинары для главбухов и кадровиков (не реже одного раза в полугодие).
• Разместить в отделе кадров информационную доску с перечнем прав и обязанностей военнообязанных сотрудников (пример из ГАРАНТ.РУ).
• Сохранять копии всех отправленных уведомлений и подтверждения их получения.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по ведению воинского учёта, обратитесь по нижеуказанным каналам. Очень важно сохранять все подтверждения обращения.

Военкоматы (по регионам)

• Городской военкомат г. Москвы
  Адрес: ул. Тверская, д. 12, Москва, 125009

  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (служба поддержки 8 00‑100‑200)
  E‑mail: moscow@voenkomat.ru
  Сайт: voenkomat‑moscow.ru

• Военкомат Санкт‑Петербурга
  Адрес: пр. Невский, д. 45, СПБ, 191014
  Телефон: +7 (812) -55‑66‑77 (приёмная 8 00‑200‑300)
  E‑mail: spb@voenkomat.ru
  Сайт: voenkomat‑spb.ru
• Региональный центр воинского учёта (Сибирский федеральный округ)
  Адрес: ул. Кирова, д. 78, Новосибирск, 630099
  Телефон: +7 (383) -12‑33‑44 (горячая линия 8 00‑300‑400)
  E‑mail: sib@voenkomat.ru

Федеральный центр «Горячая линия для кадровиков»

Работает круглосуточно, ответы в течение 24 часов.

• Телефон: 8 800 555‑55‑55
• E‑mail: hr@voenkomat.gov.ru
• Форма онлайн‑запроса: voenkomat.gov.ru/hr-support

Инспекция по труду (для вопросов о штрафах)

• Государственная инспекция труда РФ, отдел по вопросам воинского учёта
  Телефон: 8 800 100‑200‑30
  E‑mail: labinspector@trud.gov.ru

Юридическая служба компании

Если нужен разбор конкретного случая, обратитесь к внутреннему юристу или в аутсорсинговую юридическую фирму:

• «ЮрКонсалт‑Плюс», +7 (495) -77‑88‑99, consult@jurconsult.ru
• «Правовой центр», +7 (812) -33‑44‑55, legal@pravocenter.ru

Ведение воинского учёта – это не просто бюрократическая формальность, а обязательный элемент кадрового процесса, от которого зависит юридическая безопасность компании. Самое главное помнить, что своевременное и точное информирование военкоматов, назначение ответственного лица и регулярные проверки позволяют избежать штрафов, сохранить репутацию работодателя и обеспечить правовую защиту как организации, так и её сотрудников.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете построить надёжный процесс взаимодействия с военкоматами и минимизировать риски, связанные с воинским учётом.