Ошибка или просрочка в отчёте может обернуться штрафом до 30 000 ₽ для организации и для конкретного должностного лица.
В статье собраны актуальные требования, образцы документов, чек-листы и контакты, по которым можно получить оперативную помощь.
Нормативная база: что обязан знать кадровик
- Постановление Правительства РФ от № 719 «Положение о воинском учёте» (ред. 2025 г.).
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
- Приказ Минобороны РФ № 400 (2024), правила работы через ЕРВУ (Единая цифровая система воинского учёта).
Ответственность за ведение воинского учёта закреплена за работодателем,
но на практике её выполняет кадровик на основании приказа руководителя.
В приказе обязательно прописываются замещение на время отпуска/командировки и порядок приёма-передачи документов (п. 73 Положения № 719).
С чего начинаем: алгоритм первичных действий
- Приказ об организации воинского учёта (скачать бланк).
В приказе указываются:- ФИО ответственного за ВУ;
- его заместителя;
- периодичность сверки с военкоматом (обычно 1 раз в квартал);
- порядок оформления акта приёма-передачи документов.
- Картотека военнообязанных (форма 018).
Для каждого сотрудника создаётся карточка, которая хранится отдельно от личного дела.
Обновляется при каждом изменении сведений: семейное положение, образование, состояние здоровья. - Журнал учёта повесток.
Формально не обязателен, но на практике является «страховкой» при проверке.
В журнале фиксируются дата получения повестки, ФИО адресата, отметка о вручении. - Регистрация в ЕРВУ.
Проверьте, подключён ли ваш военкомат к ЕРВУ без перебоев.
Если система «падает», дублируйте данные на бумаге (письмо в военкомат с пометкой «Временный отчёт до восстановления ЕРВУ»).
Ежедневные и ежеквартальные обязанности
| Что делаем | Срок | Кому передаём | Форма |
|---|---|---|---|
| Уведомление о приёме/увольнении военнообязанного | в течение 5 рабочих дней | Военкомат по месту регистрации работодателя | Форма 8 (ЕРВУ) + копия трудового договора |
| Квартальный отчёт «Сведения о работниках, подлежащих воинскому учёту» | до 10-го числа месяца, следующего за кварталом | Военкомат + территориальный орган Минобороны | Форма 14 (ЕРВУ/бумага) |
| Информирование о невыполнении обязанностей по ВУ (самовольное несообщение данных) | в день выявления | Военкомат + начальник службы безопасности | Служебная записка |
Акт приёма-передачи документов: образец и правила
Акт составляется в двух экземплярах (п. 63, 73 Положения № 719) и подписывается комиссией из не менее 2 человек.
В акте перечисляются все документы по воинскому учёту, которые передаются заместителю ответственного.
Минимальный перечень документов в акте:
- Картотека военнообязанных (форма 018);
- Журнал повесток;
- Регистрационные карточки ЕРВУ (логины/пароли);
- Копии последних отчётов (форма 14);
- Доверенность на взаимодействие с военкоматом (если заместитель ранее не был в списке ответственных).
Бланк акта можно скачать по ссылке: Скачать акт (PDF, 170 КБ).
Проверки военкомата: чек-лист готовности
- Наличие приказа и его актуальность (не старше 3 лет).
- Картотека: отсутствие «висящих» карточек без прикреплённых документов.
- Журнал повесток: заполненность за последние 12 месяцев, подписи получателей.
- ЕРВУ: успешная авторизация, отсутствие неподтверждённых записей.
- Акт приёма-передачи за последний год (если ответственный отсутствовал).
Совет: за 2 недели до плановой проверки проведите внутренний аудит по чек-листу.
Это снизит риск штрафов и ускорит саму проверку.
Ответственность и штрафы (2026)
- Для организации: до 30 000 ₽ за непредставление сведений в срок (ст. 21.4 КоАП РФ).
- Для должностного лица: до 3 000 ₽ (предупреждение или штраф при первом нарушении).
- Для гражданина: до 3 000 ₽ за неявку по повестке без уважительной причины (ст. 21.5 КоАП РФ).
Контакты для оперативной помощи
Вопросы по воинскому учёту в организации можно решать быстрее, если заранее сохранить нужные номера.
| Куда звонить / писать | Телефон | E-mail / сайт | Часы работы (мск) |
|---|---|---|---|
| Единая справочная Минобороны по ЕРВУ | ###-###-#### | ervu@mil.ru | Пн–Пт 08:00–20:00 |
| ФГИС «Меркурий» (техподдержка форм 8, 14) | ###-###-#### | mercury.mil;ru/support | Круглосуточно |
| Ваш районный военкомат (пример: Центральный АО г. Москвы) | +7 (495) -23-45-67 | uo-caomsk@mil.ru | Пн–Чт 09:00–18:00, Пт 09:00–16:45 |
| Горячая линия ГИТ (трудовая инспекция) | ###-###-#### | onlain@rosmintrud.ru | Пн–Пт 09:00–18:00 |
1. Держите приказ об организации ВУ «в актуальном состоянии» — меняйте даты и ФИО при любом кадровом изменении.
2. Любую передачу документов фиксируйте актом, даже если отпуск длится 3 дня.
3. Используйте ЕРВУ, но всегда имейте «бумажный» дубликат — весной 2026 г. в ряде регионов фиксируются сбои.
4. За 2 недели до квартального отчёта проверьте «висящие» карточки и ошибки ФИО — это главные причины возврата форм 8 и 14.
5. Не забывайте информировать военкомат о нарушениях со стороны сотрудников — это ваш прямой долг (п. 12 Постановления № 719).
Скачайте шаблоны:
Приказ об организации ВУ (DOCX) |
Акт приёма-передачи (PDF) |
Карточка 018 (Excel)
Вопросы по статье? Пишите в комментарии или на почту help@hr-guide.ru — ответим в течение 24 часов.