Самое главное помнить, что в России работодатели обязаны в установленные сроки уведомлять военкоматы о приёме, увольнении и отсутствии сотрудников, подлежащих воинскому учёту. Нарушение этих требований влечёт административную ответственность и может повлечь за собой штрафы как для организации, так и для её руководителя.

Правовая база

Нормативные акты, регламентирующие порядок уведомления военкоматов, включают:

• Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте»;
• Приказ Минобороны России, МВД и ФМС от № 366/789/197 (утверждён Инструкция по уведомлению военкоматов);
• Постановление Правительства РФ от № 1502 «Об изменении формы и сроков предоставления сведений о гражданах, подлежащих воинскому учёту».

Когда необходимо оформлять отсутствие?

Отсутствие работника в военкомате фиксируется в следующих ситуациях:

1. Получение повестки о явке в военкомат (вызов на учёт, медицинскую комиссию, мобилизацию и пр;).
2. Отказ сотрудника явиться в военкомат без уважительных причин.
3. Продолжительное отсутствие (более 5 рабочих дней) по уважительным причинам (учёба, лечение, военная служба).

Пошаговая инструкция по оформлению отсутствия

Следуйте этой последовательности, чтобы правильно оформить отсутствие сотрудника в военкомате:

1. Проверка документов. Убедитесь, что у работника есть военный билет или иной документ, подтверждающий статус военнообязанного.
2. Получение повестки. Сотрудник обязан предоставить оригинал (или заверенную копию) повестки работодателю в течение 1 рабочего дня.
3. Регистрация отсутствия в табеле учета рабочего времени.
   • В 1С: Предприятие (Бухгалтерия) откройте документ «Отсутствие сотрудника».
   • Выберите тип «Военкомат», укажите дату начала и окончания отсутствия, приложите скан повестки.
   • Сохраните документ без изменения расчётов заработной платы – согласно пункту 3 статьи 81 ТК РФ, время, проведённое в военкомате, считается отработанным.
4. Подготовка уведомления в военкомат.

   Для каждого случая необходимо отправить форму «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту» (Приложение N 2 к Инструкции). В уведомлении указываются:

   • ФИО сотрудника, дата рождения, паспортные данные;
   • Дата приёма на работу и (или) дата увольнения;
   • Ссылка на документ, подтверждающий отсутствие (повестка, справка о вызове).

   Срок подачи – в течение 3 рабочих дней с момента получения повестки (при приёме) и в течение 5 дней со дня увольнения.

5. Отправка уведомления.
   • Электронно через портал Госуслуги (если ваш регион поддерживает электронный документооборот).
   • Лично в отделе военкомата – подпишите оригинал и приложите копию повестки.
   • Отправкой заказным письмом с уведомлением о вручении, если электронного канала нет.
6. Составление акта об отсутствии.

   В случае отказа сотрудника предоставить необходимые сведения оформляется акт об отсутствии работника на рабочем месте. В акте фиксируются:

   • Дата и время составления акта;
   • Содержание повестки и её направленность;
   • Подписи сотрудника (при наличии) и представителя работодателя.
7. Контроль и хранение документов.

   Все документы (повестка, уведомление в военкомат, акт, запись в табеле) хранятся в кадровом деле минимум 5 лет, как того требует Трудовой кодекс РФ.

Как оформить оплату за время отсутствия

Согласно статье 81 ТК РФ, время, проведённое в военкомате, считается отработанным, поэтому заработная плата выплачивается в полном объёме. При необходимости оформляйте:

• Начисление оклада без удержаний;
• Отражение в расчётных листах как «Отсутствие (военкомат)».

Часто задаваемые вопросы

1. Что делать, если сотрудник отказывается идти в военкомат? – Оформите акт об отсутствии, направьте уведомление в военкомат о невыполнении обязательств, а также сообщите в инспекцию труда. Работодатель может применить дисциплинарные меры, но не имеет права уволить сотрудника за отказ от воинского учёта.
2. Можно ли использовать отпуск вместо отсутствия в военкомате? – Нет. Отпуск и отсутствие по вызову – разные правовые категории. Отпуск оплачивается по правилам ТК РФ, а отсутствие в военкомате – как отработанное время.
3. Как оформить длительное отсутствие (мобилизация) и сохранение места работы? – По пункту 2 статьи 78 ТК РФ место работы сохраняется. Оформляйте временное прекращение трудового договора с указанием «мобилизация» как основания, а затем восстанавливайте договор по окончании службы.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в оформлении документов, обращайтесь по следующим каналам:

• Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга
  • Адрес: ул. Садовая, д. 7, Санкт‑Петербург, 191014
  • Телефон: +7 (812) -23‑45‑67
  • E‑mail: vkspb@mil.ru
• Государственная инспекция труда по Санкт‑Петербургу
  • Телефон горячей линии: +7 (812) -23‑00‑00
  • Сайт: gitrspb.ru
• КонсультантПлюс – юридическая поддержка
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: support@consultantplus.ru
• Министерство обороны РФ – служба поддержки работодателей
  • Телефон единой справочной службы: +7 (495) -23‑45‑67
  • Форма обратной связи: mil.ru/education/contacts

Очень важно соблюдать сроки и форму уведомления, а также корректно фиксировать отсутствие в кадровой документации. При правильном подходе вы избежите штрафов, сохраните рабочие места сотрудников и обеспечите законность действий вашей компании.

Если вы впервые сталкиваетесь с такой процедурой, рекомендуется воспользоваться готовыми образцами форм (Приложение N 2, Приложение N 3) из КонсультантПлюс и при необходимости проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве и воинском учёте.