С 1 ноября 2024 года в России полностью изменился порядок передачи сведений в военные комиссариаты. Теперь работодатели обязаны вести воинский учёт исключительно в электронном формате через Единую систему воинского учёта (ЕСВУ). Однако бумажные «личные дела» всё ещё могут понадобиться в ряде специальных случаев. Ниже — подробная инструкция, как и куда отправлять документы в 2026 году.

Когда всё-таки нужно «бумажное» личное дело?

• Новый сотрудник — военнообязанный, ранее не состоявший на учёте. В этом случае вы обязаны в течение 14 календарных дней подать в военкомат полный пакет бумаг.
• Перевод сотрудника в другой регион. Необходимо оформить «личное дело» и направить его по новому адресу.
• Вручение повестки через работодателя. Военкоматы требуют скан-копию личного дела для подтверждения личности.
• Ошибки/дубли в ЕСВУ. Для корректировки данных пригодятся заверенные копии бумажных документов.

Состав личного дела военнообязанного 2026

Один комплект «личного дела» состоит из:

1. Форма № 2 (первичная карточка военнообязанного).
2. Копия паспорта (разворот с регистрацией + страница с ФИО).
3. Копия военного билета или приписного удостоверения.
4. Справка о семейном положении (форма 9).
5. Копия трудовой книжки (первые 3 и последние 3 страницы).
6. Фото 3×4 (2 шт., матовые).
7. Согласие на обработку персональных данных (подпись сотрудника).

Три официальных способа отправки в 2026 году

Личная подача в военкомат

Как это работает:

• Руководитель ИП/ООО лично приезжает в военный комиссариат по месту юридической регистрации компании.
• На ресепшн военкомата оформляется журнал регистрации входящих документов. Вам ставят штамп «Принято» на втором экземпляре.
• Срок рассмотрения — до 5 рабочих дней.

Заказное письмо с описью и уведомлением

Алгоритм:

1. Соберите комплект документов в двух экземплярах.
2. Вложите опись вложения (форма 107), заполнив графы 1–5.
3. Отправьте письмо через любое отделение «Почты России».
4. Через 5–7 дней получите уведомление о вручении. Отрывную часть уведомления обязательно прикладывайте к внутреннему отчёту по воинскому учёту.

Курьерская служба/Электронный документооборот (ЭДО)

Некоторые региональные военкоматы экспериментально подключены к системам «СБИС», «Диадок» или «Контур.ЭДО». Советы:

• Предварительно уточните в военкомате действующий box-id.
• Подпишите документы квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Срок обработки — 1–2 рабочих дня.

Пошаговый чек-лист для бухгалтера HR-менеджера

Что делать при отсутствии документов у сотрудника?

Алгоритм действий:

1. Немедленно уведомите военкомат (форма уведомления № 6).
2. Выдайте сотруднику направление на постановку на воинский учёт (форма № 9).
3. Дождитесь возвращения военного билета, затем оформите и отправьте личное дело.

Контакты для обращений

Единая горячая линия Минобороны РФ по вопросам воинского учёта:
тел. ###-###-#### (круглосуточно, бесплатно по РФ)

Центр информационной поддержки ЕСВУ:
e-mail: esvu@mob.ru
чат-бот в Telegram: @esvu_bot

Федеральное казначейство (оплата госпошлин, курьерские услуги):
тел. +7 (495) -13-91-30

Контакты крупных курьеров, аккредитованных при военкоматах:

• СДЭК — www.cdek.ru, тел. ###-###-####
• Почта России — отделение «Курьер экспресс», www.pochta.ru
• DHL Express Russia — +7 (495) -89-96-66

Важные советы и типичные ошибки

• Не копируйте старые формы из интернета! С вступила новая редакция формы № 2 — с QR-кодом.
• Обязательно прикрепляйте скан личного дела в ЕСВУ в течение 24 часов после получения «бумажного» подтверждения.
• Храните оригинал уведомления/штампа 75 лет — такой срок установлен приказом Минобороны № 400 от .
• Если сотрудник — иностранец с ВНЖ/РВП, процедура не требуется, но уведомите военкомат устно или письменно.