15 марта 2026 г. 16:34

Зачем вообще нужна копия

Военный билет является документом строгой отчётности и содержит персональные данные, поэтому работодатель обязан соблюдать сразу два требования:

• сделать копию только необходимых страниц;
• хранить копию только с письменного согласия сотрудника (позиция Роструда от ).

Какие страницы копировать

Военный билет содержит 26 заполняемых страниц, но для кадрового учёта нужны далеко не все. Ниже — чёткий перечень.

Обязательный минимум для любого случая

1. Первая страница — фамилия, имя, отчество, категория запаса, воинское звание, ВУС.
2. Страница 8, сведения о постановке на воинский учёт, отметки военного комиссара.
3. Страница с отметкой об окончании службы или справка по форме № 32 (действительна 1 мес.).

Дополнительные страницы по ситуации

• Страница 17, сведения о временной неспособности, если есть.
• Страница 22 — отметка о снятии с воинского учёта (например, при переводе в другой регион).
• Любая страница с печатью/штампом, если она несёт сведения, влияющие на категорию годности.

Пошаговая инструкция для кадровика

Получите согласие

Составьте краткое уведомление:

«Я, Ф. И. О., даю согласие на обработку и хранение копий страниц 1, 8, … моего военного билета в целях оформления личного дела. Дата, подпись».

Сделайте копии

1. Откройте военный билет и положите его на планшет копира.
2. Снимите копии только заполненных сторон.
3. На каждой копии проставьте:
   • подпись кадровика;
   • расшифровку подписи;
   • фразу «Верно» и дату.

Проверьте качество

Все штампы и подписи должны быть читаемыми. Если оттиск смазан — пересканируйте страницу повторно.

Храните в отдельном конверте

Копии военного билета кладите в «Персональные документы» личного дела, но ни в коем случае не в общий файл, чтобы ограничить доступ.

Что делать, если военного билета нет при себе

• Военкомат выдал дубликат — ждать 10 раб. дней, затем сдать оригинал в отдел кадров.
• Билет в военкомате на переоформлении — приложить к заявлению копию первой страницы, полученную ранее.
• Срочно нужно устроиться на работу — сгенерировать электронный аналог военного билета через приложение «Резерв» и распечатать его (юридическая сила = оригиналу);

Контакты для обращений

Краткий чек-лист перед сдачей документов

• ✓ Есть ли письменное согласие сотрудника?
• ✓ Копированы ли первые страницы 1, 8 и страница с «окончание службы»?
• ✓ Подписаны ли копии «Верно» и заверены кадровиком?
• ✓ Сканы хранятся отдельно от остальных документов?

Соблюдая эти простые правила, вы избежите штрафов от трудовой инспекции и обеспечите законное оформление личного дела.