Ведение корректной переписки с военным комиссариатом (военкоматом) – обязательный элемент воинского учёта любой организации. Неправильное оформление документов может привести к штрафам, задержкам в учёте персонала и даже к юридическим конфликтам.

Самое главное помнить, что

все документы, связанные с воинским учётом, должны оформляться в отдельном деле и храниться в отдельной папке в номенклатуре дел организации. Это касается как исходящей, так и входящей корреспонденции.

Правовая база

• Федеральный закон № 3‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Приказ Минобороны РФ от № 101 «Об организации первичного воинского учёта»;
• КоАП РФ, статья 21;4 – ответственность за нарушение порядка ведения воинского учёта (штраф от 40 000 до 50 000 рублей с ).

Основные документы, требуемые от работодателя

1. Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете (образец от эксперта). Список отправляется в военкомат, в графе «Сверка с военным комиссариатом» указываются дата отправки, номер исходящего письма, подпись и инициалы ответственного сотрудника.
2. Сопроводительное письмо к документам (пример ниже).
3. Листок сообщения об изменениях сведений (Приложение N 1 к Положению о воинском учёте).
4. Уведомление о приёме, увольнении, переводе, изменении личных данных военнообязанного.
5. Приказ о назначении ответственных за ведение воинского учёта в организации.

Пошаговая инструкция по подготовке и отправке переписки

Шаг 1. Сбор данных

Сформируйте актуальный перечень всех военнообязанных сотрудников, включая:

• ФИО, дату рождения, паспортные данные;
• Воинскую специальность, категорию (1‑й, 2‑й, 3‑й уровень)
• Сведения о наличии/отсутствии отсрочки, отложенного призыва.

Шаг 2. Подготовка списка для сверки

Скачайте шаблон «Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете» и заполните его в соответствии с инструкциями. В графе «Сверка с военным комиссариатом» отметьте карандашом:

• Дата отправки;
• Номер исходящего письма (например, № 2026‑03‑001);
• Подпись и инициалы ответственного за учёт.

Шаг 3. Составление сопроводительного письма

Используйте образец ниже. Обязательно укажите полное наименование организации, её реквизиты, дату и номер письма.

Военному комиссару
Военного комиссариата г. __________

От: ООО «Пример»,
ИНН 7701234567,
КПП 770101001,
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Примерная, д.1,
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
E‑mail: info@primer.ru

Исх. № 2026‑03‑001 от 

Сопроводительное письмо

Уважаемый (ая) __________!
В соответствии с приказом Минобороны РФ от № 101
«Об организации первичного воинского учёта» направляем Вам
перечень сотрудников ООО «Пример», подлежащих воинскому
учёту, а также листки сообщений об изменениях сведений
(Приложения 1‑3).

Просим:
Провести сверку представленных данных с вашими учетными
 сведениями;
По результатам сверки направить подтверждающий ответ
 в течение 10‑ти рабочих дней.

Ответственный за ведение воинского учёта:
Иванов И.И., начальник отдела кадров,
подпись _____________ /И.И. Иванов/

С уважением,
Директор ООО «Пример»
_____________________/Петров П.П./

Шаг 4. Отправка документов

• Отправьте оригиналы (два экземпляра) почтой с уведомлением о вручении или передайте лично в руки сотруднику военкомата.
• Сохраните копии и подтверждение отправки в отдельном деле.

Шаг 5. Получение и обработка ответа

Ответ военкомата (положительный или с замечаниями) оформляется в виде официального письма. При получении необходимо:

• Сделать отметку о получении в журнале учёта (дата, подпись).
• В случае замечаний – оперативно подготовить исправления и переслать их.

Образцы часто используемых писем

4.1 Уведомление о приёме на работу военнообязанного

Военному комиссару
Военного комиссариата г. __________

От: ЗАО «Техно», ИНН 7701122334, ...

Исх. № 2026‑04‑015 от 

Уведомляем о приёме на работу гражданина
Иванова А.А., г.р., паспорт 4500 123456,
воинский учётный билет № 123456789.

С указанием должности и условий работы.

Ответственный: Петрова М.С.

4.2 Уведомление об увольнении военнообязанного

Военному комиссару
...

Исх. № 2026‑05‑003 от 

Уведомляем об увольнении сотрудника Петрова В.В.,
дата увольнения – . Просим снять его с учёта
в воинском учёте.

Ответственный: Смирнов Д.Л.

Список контактов для обращений

Если возникнут вопросы по оформлению или требуется уточнение, используйте нижеуказанные контакты.

• Городской военный комиссариат (г. Москва)
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: vkom@moscow.gov.ru
  • Адрес: 115035, г. Москва, ул. Тверская, д.7
• Региональный военный комиссариат (Область)
  • Телефон: +7 (831) -55‑22‑33
  • E‑mail: vkom@region.ru
  • Адрес: 603000, г. Воронеж, пр. Победы, д.12
• Справочная служба по воинскому учёту (федеральный центр)
  • Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑00‑99 (круглосуточно)
  • E‑mail: support@voensprav.ru
• Юридическая поддержка работодателей (консультация)
  • Телефон: +7 (495) -77‑88‑99
  • E‑mail: legal@consultantplus.ru

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и инициалов ответственного – документ считается неполным.
• Несоответствие даты отправки и номера исходящего письма – приводит к затруднениям при сверке.
• Отсутствие копий в отдельном деле – усложняет поиск в случае проверки.
• Неучтённые изменения личных данных (смена фамилии, адреса) – необходимо незамедлительно уведомлять военкомат.

Корректное ведение дела по переписке с военкоматом гарантирует отсутствие штрафов и своевременное обновление сведений о военнообязанных сотрудниках; Следуйте простой схеме:

1. Соберите полные данные о персонале;
2. Заполните шаблоны списков и листков сообщений;
3. Составьте сопроводительные письма по образцам;
4. Отправьте документы в два экземпляра и сохраните подтверждения;
5. Контролируйте ответы и оперативно вносите исправления.

При соблюдении всех пунктов процесс будет простым, а риск административных санкций сведётся к минимуму.

Дата публикации:  г. | Автор: Елена Ошмарина, редактор — Шкембри Евгения