Самое главное помнить‚ что ведение журналов по воинскому учёту является обязательным требованием законодательства РФ (ст. 71‑й Закона «О воинской обязанности и воинской службе»). От правильного оформления и своевременного заполнения этих журналов зависит:
- корректность учёта военнообязанных сотрудников;
- отсутствие штрафов и санкций со стороны военкомата;
- упрощение процесса проверки и сверки данных.
Очень важно‚ чтобы каждая организация назначила ответственного за воинский учёт (обычно это специалист отдела кадров или отдельный военноучетный специалист) и обеспечила ему доступ к актуальным образцам журналов.
Обязательные журналы по военкомату
Согласно Приложению N 18 к Методическим рекомендациям и актуальным образцам от КонсультантПлюс‚ в организации должны вести следующие журналы:
- Журнал проверки осуществления воинского учёта и бронирования граждан (форма ВУ‑02).
Содержит сведения о проверках со стороны военкомата‚ выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении. - Журнал учёта карточек формы 10 (внутренний реестр).
Регистрация всех карточек военнообязанных‚ их выдача‚ передача в военкомат и возврат. - Журнал оповещения граждан о вызовах по повесткам (форма ВУ‑05).
Фиксирует дату‚ способ и результат уведомления сотрудника. - Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним (форма ВУ‑02/ВУ‑03).
Для учёта всех входящих и исходящих сообщений‚ связанных с воинским учётом. - Журнал передачи и приёма документов в/из военкомата.
Отражает даты и содержание передаваемых пакетов документов.
В некоторых регионах дополнительно используют «Журнал сверок с военкоматом»‚ в котором фиксируются результаты ежегодных сверок и согласований.
Как оформить журнал?
- Скачать готовый шаблон в формате
.docx(пример – журнал ВУ‑02). - Распечатать журнал на бумаге формата А4‚ используя оригинальный шрифт (Times New Roman‚ 12 пт).
- Заполнять журнал только чернилами (чёрный или синий цвет) – электронные правки недопустимы.
- Обеспечить подпись ответственного лица и печать организации в каждой строке записи.
Пояснения к заполнению основных журналов
2.1 Журнал проверки (ВУ‑02)
В колонках указываются:
- Дата проведения проверки;
- Наименование проверяющего органа (военкомат‚ инспекция и т.д.);
- Краткое описание выявленных нарушений;
- Сроки и способы их устранения;
- Подпись ответственного за исправление.
2.2 Журнал учёта карточек формы 10
Для каждой карточки фиксируются:
- ФИО военнообязанного;
- Дата рождения‚ пол‚ место работы;
- Номер карточки и дата её выдачи;
- Дата передачи в военкомат и дата получения обратно;
- Особые отметки (отсутствие документов‚ наличие ограничений и т.п.).
2.3 Журнал оповещения (ВУ‑05)
Записываются все попытки уведомления:
- Дата и время отправки уведомления;
- Способ (почта‚ электронная почта‚ телефон‚ личный разговор);
- Результат (получено‚ отказ‚ нет ответа);
- Подпись лица‚ осуществившего оповещение.
Ответственный за ведение журналов
Назначаемый сотрудник обязан:
- Обеспечивать своевременное и достоверное заполнение всех журналов;
- Хранить журналы в месте‚ недоступном для неуполномоченных лиц;
- Проводить ежеквартальные проверки полноты записей;
- Готовить журналы к проверке со стороны военкомата.
Для контроля рекомендуется вести ежемесячный отчёт о состоянии журналов и предоставлять его руководителю организации.
Как избежать штрафов и претензий
- Следить за актуальностью образцов. Военкоматы могут менять формы; проверяйте их на официальных сайтах региональных военкоматов.
- Заполнять журналы в режиме реального времени. Записи «запоздалые» могут быть признаны недостоверными.
- Сохранять копии всех входящих и исходящих документов. При проверке предоставьте оригиналы и копии.
- Проводить внутренние сверки. Сравнивайте данные из журналов с реестром сотрудников.
- Обучать персонал. Проводите инструктажи по правилам оповещения и сдаче документов в военкомат.
Контакты для обращений (контакты для обращений)
Если у вас возникли вопросы по ведению журналов‚ вы можете обратиться по следующим каналам:
- Государственная инспекция труда (региональная служба)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@gitrf.ru
Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7‚ офис 3 - Военкомат вашего субъекта РФ
Тел.: +7 (342) -23‑45‑67
E‑mail: voenkomat@region.ru
Сайт: voenkomat.region.ru - КонсультантПлюс – юридическая поддержка
Тел.: +7 (495) -12‑23‑34
E‑mail: support@consultantplus.ru - Федеральный центр правовой информации (ФЦПИ)
Тел.: +7 (495) -22‑33‑44
E‑mail: info@fcpi.ru
При обращении указывайте:
- Наименование организации;
- ИНН и ОГРН;
- Конкретный вопрос (например‚ «Как оформить журнал ВУ‑02 в электронном виде?»).
Практические советы и типичные ошибки
6.1 Ошибки в заполнении
- Использование печатных машинок или ручек разных цветов – приводит к недопустимым записям.
- Отсутствие подписи ответственного лица – журнал считается незавершённым.
- Неуказание даты передачи документов в военкомат – усложняет последующие сверки.
6.2 Как правильно хранить журналы
- Разместить в закрытом шкафу с ограниченным доступом;
- Создать электронную копию (скан) и хранить её в системе документооборота организации;
- Периодически проверять целостность бумажных листов (отсутствие пятен‚ заломов).
6.3 Рекомендации по автоматизации
Для крупных предприятий рекомендуется внедрять специализированные модули в ERP‑системы‚ которые позволяют:
- Автоматически генерировать формы ВУ‑02/ВУ‑05;
- Отслеживать сроки выполнения предписаний военкомата;
- Экспортировать данные в требуемый формат (PDF‚ XLSX) для сдачи в органы контроля.
Ведение журналов по военкомату – это не просто формальная процедура‚ а важный элемент корпоративного управления‚ который защищает организацию от штрафов и обеспечивает законность учёта военнообязанных сотрудников. Самое главное помнить‚ что своевременное и корректное заполнение журналов позволяет избежать конфликтов с контролирующими органами и упрощает процесс проверки.
Очень важно уделять внимание обучению персонала‚ регулярно обновлять образцы журналов и поддерживать связь с региональными военкоматами. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – они помогут быстро решить любую проблему‚ связанную с воинским учётом.
Дата актуализации статьи: