Актуально на 16 марта 2026 г.

Отсутствие у нового (или уже работающего) сотрудника военного билета или приписного свидетельства — ситуация типичная, но требующая точного соблюдения закона. Ниже — подробный алгоритм действий кадровой службы и ответственных лиц, а также контакты, куда обращаться при возникновении вопросов.

Проверьте, действительно ли сотрудник обязан состоять на воинском учёте

• Мужчины 18–27 лет (по состоянию на 2026 г.) обязаны иметь приписное свидетельство или военный билет.
• Мужчины до 65 лет с уже пройденной службой — военный билет.
• Женщины, пребывающие в запасе по военно-учётным специальностям, — военный билет;

Как проверить: откройте 13-й разворот паспорта. Наличие оттиска штампа «Военнообязанный» или «Снят с воинского учёта» подтверждает статус.

Попросите документ письменно

Шаблон требования для кадровика:

«Уважаемый(ая) ___! В соответствии со ст. 65 ТК РФ и ст. 4 Федерального закона № 53-ФЗ прошу Вас в течение пяти календарных дней со дня ознакомления с настоящим уведомлением предоставить в отдел кадров оригинал военного билета (приписного свидетельства) или заверенную копию. При невозможности предоставления документа — предоставить официальную справку территориального военного комиссариата о статусе на воинском учёте».

Выдавать требование лучше под роспись или отправить по корпоративной электронной почте с подтверждением получения.

Документ не предоставлен: составляем акт

Оформляется акт в произвольной форме:

1. ФИО, должность сотрудника.
2. Дата устного и письменного запроса документа.
3. Подтверждение отказа или игнорирования.
4. Подписи кадровика и хотя бы двух свидетелей (желательно членов кадровой комиссии).

Срок: в день выявления факта.

В течение 3 рабочих дней сообщаем в военкомат

Форма сообщения свободная, но обязательно:

• ФИО, дата рождения, адрес регистрации сотрудника.
• Дата трудоустройства и должность.
• Номер и дата акта об отсутствии документа воинского учёта.

Каналы направления:

1. Личное обращение к военному комиссару.
2. Электронная почта, если у комиссариата есть приём электронных обращений.
3. Факс/курьерская доставка с уведомлением о вручении.

Что делать, если сотрудник потерял документ или живёт за границей

• Принимаете на работу без ограничений, но в течение 5 календарных дней со дня приёма обязаны сообщить в военкомат (п. 1 ст. 4 Закона 53-ФЗ).
• Сотрудник может предоставить:
  1. Временную справку военкомата по форме № 20.
  2. Копию заявления о выдаче дубликата + квитанцию о приёме документов.

Ответственность работодателя

Важно: сам факт приёма на работу без военного билета штрафа не вызывает, если в срок уведомлен военкомат.

Куда обращаться за разъяснениями и помощью

• Территориальный военный комиссариат по месту регистрации работника
  ###-###-#### — единая справочная Генштаба (круглосуточно).

  Он-лайн приём: https://voenkomat.mil.ru

• Роструд
  Тел.: ###-###-#### (звонок бесплатный).
  https://онлайнинспекция.рф, задайте вопрос эксперту в течение 24 часов.
• Минтруд России
  Тел.: +7 (495) -07-80-30, доб. 1 — правовой отдел.
  E-mail: info@mintrud.gov.ru
• Консультация юриста по трудовому праву
  ###-###-####, бесплатная юр. линия компании «ЮрКонсалт».
  Чат-бот в Telegram: @trudpravobot

Краткий чек-лист для кадровика

1. Запросил(-а) документ письменно — ДА / НЕТ
2. Составил(-а) акт об отказе — ДА / НЕТ
3. Отправил(-а) сведения в военкомат в течение 3 раб. дней — ДА / НЕТ
4. Храню копии всех уведомлений и ответов — ДА / НЕТ

И помните: даже если сотрудник не хочет становиться на воинский учёт, ответственность за неуведомление военкомата несёт именно работодатель. Своевременное документирование каждого шага защитит вас от штрафов и внеплановых проверок.