Ежегодная сверка сведений о военнообязанных сотрудниках с данными военного комиссариата — обязанность всех российских работодателей. Если ваши сотрудники числятся в «чужом» военкомате (например, прописаны в другом регионе), почтовая отправка остаётся самым надёжным способом передачи информации. Ниже приведён подробный алгоритм действий с актуальными требованиями 2025 года.
Подготовьте списки военнообязанных
- Составляйте в двух экземплярах.
- Включите в список:
- ФИО, дату рождения;
- адрес регистрации;
- категорию запаса, ВУС, звание;
- номер личной карточки военнообязанного (форма Т-2, раздел II).
- Заверьте списки подписью ответственного лица и печатью организации.
- На втором экземпляре заранее проставьте регистрационный номер и дату отправления — этот лист останется у вам на хранение на 1 год.
Оформите сопроводительное письмо
Законодательно унифицированной формы нет, но военкоматы на местах могут выдать собственный бланк или рекомендовать структуру:
- В правом верхнем углу, шапка:
- наименование вашей организации, ИНН, ОГРН;
- адрес и контактный телефон.
- Ниже по центру, адресат: «Военному комиссару (наименование военкомата)».
- Текст:
«Направляем список работников, состоящих на воинском учёте, для проведения ежегодной сверки сведений. Прилагаемые документы: 2 экземпляра списка всего на ___ листах. Просим после проверки вернуть второй экземпляр со сверкой и отметкой». - Дата, подпись, расшифровка ФИО и должность ответственного лица.
Отправьте заказным письмом с описью
- Сложите в конверт: оба экземпляра списка + сопроводительное письмо.
- Оформите почтовое заказное письмо с уведомлением о вручении (форма 107). В описи укажите:
«Список военнообязанных N ___ от, 2 экз.; сопроводительное письмо — 1 экз.» - Сохраните квитанцию и корешок уведомления — это доказательство направления.
Проставьте отметку в личной карточке (форма Т-2)
После отправки в графе 6 «Сведения о воинском учёте» личной карточки сотрудника сделайте карандашом пометку:
«Сверка с военным комиссариатом: , исх. № 15/03-26, заказное письмо № 12345».
Храните документы
- Второй экземпляр списка (с регистрационным номером и датой отправки) храните 1 год в отдельной папке «Сверки с военкоматами».
- Квитанции и уведомления о вручении прикрепите к данному экземпляру.
Контакты для оперативных вопросов
- Горячая линия Минобороны РФ по вопросам воинского учёта:
###-###-#### (звонок бесплатный, пн-пт 09:00-18:00 МСК). - ФНС России (консультации по отчётности):
###-###-#### или через сервис «Обратиться в ФНС» на сайте nalog.gov.ru. - Контур.Экстерн (техподдержка по электронным формам воинского учёта):
8-800-700-58-0 или kontur.ru/extern.
Отправка сверки по почте занимает 3-7 дней в одну сторону и полностью исключает необходимость личного визита в «чужой» военкомат. Главное — строго соблюдайте двухэкземплярную схему, заказное письмо и сохраняйте все подтверждающие документы. Это защитит вашу компанию от штрафов и позволит вовремя обновить данные о военнообязанных сотрудниках.