Сверка сведений о воинском учете с военным комиссариатом – обязательная ежегодная процедура для всех работодателей, предусмотренная Приказом Минобороны РФ от  г. № 700. Если ваши сотрудники находятся на учёте в военкомате, расположенном в другом городе, процесс требует особого подхода: необходимо правильно оформить запросы, согласовать списки и соблюдать сроки.

Почему сверка обязательна?

• Отсутствие или неправильная сверка влечёт наложение штрафов на работодателя (до 30 Тр. руб., в зависимости от количества несоответствий).
• Своевременная сверка гарантирует актуальность данных о военнообязанном в кадровой документации и упрощает работу с инспекцией труда.
• Позволяет исключить ошибки в учете (например, двойное назначение в резерв, неверный воинский статус).

Самое главное помнить, что

1. Военнообязанный сотрудник стоит на учёте по месту своего постоянного проживания, а не по месту нахождения работодателя.
2. Список граждан, подлежащих сверке, должен быть полностью согласован с тем военкоматом, в котором они зарегистрированы.
3. Все документы (карточка военнообязанного, форма 10, приказы о приёме‑на‑учёт, справки о сдаче документов) должны быть актуальными на дату отправки запроса.
4. Срок подачи отчётных списков – не позднее 10 мес. после окончания финансового года (обычно до 31 мая текущего года).

Этапы проведения сверки с военкоматом в другом городе

1. Подготовка документов

   Соберите и проверьте следующие бумаги:

   • Карточка военнообязанного (форма 10) – раздел II должен быть заполнен.
   • Трудовой договор и приказ о приёме на работу.
   • Справка о сдаче паспортных данных в военкомат (если есть).
   • Список сотрудников, подлежащих сверке (в электронном виде – xlsx или csv).

2. Формирование списка для отправки

   Список должен включать:

   • ФИО, дату рождения, ИНН.
   • Воинскую категорию, дату постановки на учёт.
   • Номер и дату выдачи карточки военнообязанного.
   • Текущее место жительства (по прописке).

   Обязательно укажите примечание «Сверка с военкоматом г.<Город>» в шапке документа.

3. Отправка запроса в соответствующий военкомат

   Запрос оформляется письмом в свободной форме (письмо‑запрос), в котором указываются:

   • Наименование организации‑работодателя.
   • Юридический адрес и ИНН.
   • Контактное лицо (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
   • Перечень прилагаемых документов.

   Отправьте запрос:

   • По электронной почте (рекомендовано – подтверждение получения).
   • Факс‑/почтовой связью (при отсутствии e‑mail у военкомата).

   Сохраните копию отправленного письма и подтверждение о доставке.

4. Получение ответа от военкомата

   Военкомат возвращает:

   • Согласованные данные (подтверждение соответствия).
   • Список замечаний и недостающих сведений.

   Если есть расхождения – уточните их в течение 5 рабочих дней.

5. Внесение корректировок в кадровую документацию

   После получения подтверждения внесите изменения в:

   • Карточку военнообязанного (раздел II).
   • Личное дело сотрудника.
   • Кадровый учет (1С:Зарплата и Управление персоналом, Консультант+ и др.).

6. Подтверждение завершения сверки

   Подготовьте акт сверки (подписанный представителем организации и военкомата) и приложите его к кадровой документации. Сохраните электронную копию в архиве компании.

Очень важно

Соблюдать сроки подачи запросов и получения ответов, иначе может быть начислен штраф за несвоевременную сверку. При работе с военкоматами разных регионов используйте единую форму списка, чтобы избежать дополнительных вопросов о формате данных.

Контакты для обращений (примерные)

Ниже перечислены типовые контакты, которые могут понадобиться при проведении сверки с военкоматами в разных регионах. Обязательно уточняйте актуальность телефонных номеров и e‑mail на официальных сайтах соответствующего военкомата.

• Военный комиссариат города Москвы
  Адрес: ул. Дубининская, д. 6, г. Москва, 115114
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (приёмная)
  E‑mail: moscowvc@mil.ru
  Сайт: moscowvc.mil.ru
• Военный комиссариат Санкт‑Петербурга
  Адрес: пр. Невский, д. 29, г. Санкт‑Петербург, 190005
  Телефон: +7 (812) -77‑88‑99
  E‑mail: spbvc@mil.ru
  Сайт: spbvc.mil.ru
• Военный комиссариат Новосибирска
  Адрес: ул. Красный проспект, д. 45, г. Новосибирск, 630099
  Телефон: +7 (383) -34‑56‑78
  E‑mail: nskvc@mil.ru
  Сайт: nskvc.mil.ru
• Региональный центр кадровой поддержки (Центр «Главбух»)
  Тел.: +7 (495) -55‑00‑11 (консультация по вопросам сверки)
  E‑mail: support@glavbuh.ru
  Сайт: glavbuh.ru

Проведение сверки с военкоматом в другом городе – процесс, требующий точного соблюдения инструкций, своевременной подготовки документов и правильного общения с представителями военных комиссариатов. Следуя описанному выше пошаговому алгоритму, вы сможете:

• Избежать штрафных санкций;
• Обеспечить актуальность кадрового учёта;
• Снизить нагрузку на отдел кадров благодаря чёткой структуре взаимодействия.

Если у вас возникли вопросы, используйте указанные контакты или обратитесь к специалистам по кадровому и бухгалтерскому сопровождению в вашей организации.