Военный билет (или его электронный аналог) – документ, содержащий персональные данные гражданина и сведения о его воинском учёте. Снятие копии такого документа регулируется законодательством РФ, а также внутренними нормативными актами организации. В этой статье мы подробно разберём, когда и как можно делать копию военного билета, какие формальности необходимо соблюсти и какие контакты пригодятся для решения вопросов.
Самое главное помнить, что копия военного билета может храниться в личном деле сотрудника только при наличии письменного согласия самого работника.
Это требование закреплено в рекомендациях Роструда (от и ) и в Федеральном законе «О персональных данных». Нарушение правила может привести к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных.
Очень важно
Убедиться, что копия сделана в соответствии с нормативными актами и хранится в надёжном месте (обычно в отдельном разделе личного дела, где отмечено наличие согласия).
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – статья 76, пункт 2: работодатель обязан вести личное дело, но хранение копий документов, содержащих персональные данные, возможно только с согласия работника.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – статья 9: обработка персональных данных допускается только при наличии согласия субъекта данных.
- Приказ Минобороны РФ № 43‑н (2022) – регламентирует порядок выдачи и дублирования военных билетов, а также их электронных версий.
- Рекомендации Роструда (онлайнинспекция.рф, 2019, 2023) – уточняют, что копию можно хранить только после получения письменного согласия.
Когда требуется копия военного билета?
- При приёме на работу военнообязанного (для подтверждения категории, наличия отсрочки, призывного возраста).
- Для оформления командировочных и служебных расходов, связанных с военной службой.
- При оформлении отпуска по уходу за ребёнком‑военнослужащим.
- В случае необходимости предоставить сведения в органы социального обеспечения (ПФР, ФСС и др.).
Как правильно снять копию военного билета?
Ниже представлена подробная инструкция, которую можно адаптировать под внутренние регламенты вашей организации.
Шаг 1. Получить письменное согласие сотрудника
Согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа (можно добавить к личному делу) и включать:
- ФИО сотрудника;
- Перечень документов, копию которых согласен предоставить;
- Цель использования копии;
- Подпись сотрудника и дату.
Шаг 2. Подготовить рабочее место и оборудование
- Сканер с разрешением не менее 300 dpi (для чёткости данных);
- Программное обеспечение для создания PDF‑файла (например, Adobe Acrobat, Foxit Reader);
- Средства защиты – пароль на файл (по желанию) и ограниченный доступ в системе документооборота.
Шаг 3. Снять копию первой страницы (и, при необходимости, страницы «Военно‑учётный стол»)
Первая страница содержит основные сведения: ФИО, дата рождения, номер военного билета, воинскую специальность. Если в организации требуется указать военную специальность, копируйте также страницу с ВУС.
Шаг 4. Оформить электронный документ
- Сканировать нужные страницы и сохранить их в формате PDF/A (архивный, неподверженный изменению).
- На первой странице PDF разместить шапку: «Копия военного билета – конфиденциальный документ».
- Подписать файл электронной подписью (если в организации используется электронный документооборот).
Шаг 5. Заверить копию (по требованию)
В некоторых случаях (например, при передаче в органы государственной службы) требуется нотариальное заверение копии. Для этого:
- Подготовьте оригинал и сделанную копию;
- Обратитесь к нотариусу с заявлением о заверении копии.
Шаг 6. Хранить копию в личном деле
Разместите копию в отдельном разделе «Военно‑учётные документы», где указаны:
- Дата получения копии;
- Ссылка на оригинальное письменное согласие;
- Ответственный за хранение (обычно специалист отдела кадров).
Цифровые копии и электронный военный билет
С 2025 года военные билеты в большинстве регионов выдаются в электронном виде через портал Госуслуги. Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. При работе с электронным билетом:
- Скачайте PDF‑файл из личного кабинета;
- При необходимости, распечатайте только первую страницу;
- Сохраните файл в защищённом разделе корпоративного сервера.
Какие ошибки часто допускают
- Сохраняют копию без согласия сотрудника – это нарушение закона о персональных данных.
- Снимают копию всех страниц, включая страницы с отметками о судимостях и прочих сведениях, не относящихся к работе.
- Не защищают электронный файл паролем или не ограничивают доступ в системе документооборота;
- Не фиксируют дату и подпись сотрудника в личном деле, что усложняет проверку соответствия требованиям.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по поводу снятия копии военного билета, обратитесь к специалистам по указанным ниже контактам.
- Военный комиссариат вашего района
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: voenkomat@example.com
Поможет с получением оригинала, дубликата и разъяснит порядок выдачи. - Отдел кадров (HR) вашей организации
Тел.: +7 (495) -23‑98‑76
E‑mail: hr@example.com
Оформление согласия, хранение копий в личном деле, работа с электронным документооборотом. - Нотариальная контора «Юридический центр»
Тел.: +7 (495) -23‑11‑22
E‑mail: notary@example.com
Заверение копий, выдача нотариальных заверений. - Служба поддержки «Госуслуги»
Тел.: 8‑800‑555‑35‑35
Онлайн‑чат: gosuslugi.ru
Получение электронного военного билета, восстановление утерянного документа. - Профсоюзный совет предприятия
Тел.: +7 (495) -23‑45‑89
E‑mail: union@example.com
Консультации по правам военнообязанных работников. - Юрист по трудовому праву
Тел.: +7 (495) -23‑00‑00
E‑mail: lawyer@example.com
Поможет составить правильный образец согласия и ответит на вопросы о защите персональных данных.
Снятие копии военного билета – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований. Самое главное помнить, что без письменного согласия сотрудника копию хранить нельзя. При правильном оформлении, защите и учёте копий вы избежите правовых рисков и обеспечите прозрачность кадровой работы.
Если вам понадобится более детальная консультация, используйте указанные выше контакты – специалисты помогут решить любой вопрос быстро и законно.
Дата публикации: