В процессе ведения воинского учёта организации обязаны регулярно предоставлять в военкомат сведения о своих сотрудниках‑резервах․ Иногда возникает необходимость официально подтвердить, что в определённый период в резерве отсутствуют граждан, подлежащих учёту․ Для этого оформляется письмо в военкомат об отсутствии граждан, пребывающих в запасе․ В статье рассмотрим, когда и почему оно требуется, как правильно его составить, какие ошибки часто допускаются и куда его направлять․

Когда требуется письмо об отсутствии?

• Отчётный период (ежеквартальный, полугодовой, годовой) – военкомат запрашивает подтверждение, что в организации нет резервистов․
• При временном увольнении организации (реорганизация, ликвидация) – необходимо подтвердить, что в её штате нет граждан, подлежащих воинскому учёту․
• В случае получения запроса от военкомата о предоставлении сведений о резервах, но в базе данных организации таких лиц нет․
• При подготовке к проверке (контрольная проверка, ревизия) – письмо служит официальным подтверждением отсутствия резерва․

Самое главное помнить

Письмо должно быть подписано уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам) и заверено печатью организации․ Без подписи и печати документ считается недействительным․

Структура письма

1. Шапка – реквизиты организации (наименование, ИНН, ОКПО, телефон, адрес)․
2. Дата и номер – указывается в правом верхнем углу․
3. Адресат – полное название военкомата (районный, городской, военный комиссариат по месту нахождения организации)․
4. Тема письма – «О подтверждении отсутствия граждан, пребывающих в запасе»․
5. Текст письма – кратко и чётко формулируется отсутствие резерва, указываются периоды и ссылки на внутренние реестры․
6. Приложения – при необходимости прилагаются выписки из кадровой программы, справки из бухгалтерии и др․
7. Подпись и печать – ФИО, должность, подпись, печать․

Пример письма

ООО «ТехноПрогресс»
ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
Адрес: 127051, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10

 № 12/ВК‑ТП
Военному комиссару
Военного округа «Москва»
от директора ООО «ТехноПрогресс»
Иванова Ивана Ивановича

Тема: О подтверждении отсутствия граждан, пребывающих в запасе

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на ваш запрос от № 45‑ВК о предоставлении сведений о гражданах, находящихся в запасе, сообщаем, что на момент составления настоящего письма  в составе ООО «ТехноПрогресс» отсутствуют сотрудники, подлежащие воинскому учёту в запасе․

Сведения проверены в кадровой базе данных и в бухгалтерском учёте за период с по ․ При необходимости готовы предоставить выписку из кадровой программы и справку из бухгалтерии․

С уважением,
____________________
Иванов И․И․
Директор
(подпись) (печать)

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и печати․ Документ считается неполным․
• Не указана конкретная дата и номер письма – затрудняет поиск в архивах․
• Слишком общие формулировки («нет резервистов» без указания периода) – военкомат может потребовать уточнения․
• Ошибки в реквизитах организации (ИНН, ОКПО) – могут привести к отклонению письма․
• Отсутствие приложений, если военкомат требует подтверждающие документы․

Куда отправлять письмо

Существует несколько способов доставки:

• Почтовая отправка – заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Электронная почта – если военкомат принимает документы в электронном виде (обычно через портал Госуслуги или корпоративный email)․
• Личное вручение – в отделе кадров военкомата, с подписью о получении․
• Система электронного документооборота – например, Контур․Экстерн, где можно загрузить форму и отправить её в ведомство․

Контакты для обращений (список контактов)

Ниже приведён перечень основных контактных данных региональных военкоматов, а также службы поддержки по вопросам воинского учёта․ При обращении указывайте номер вашего запроса и ФИО ответственного лица․

1. Военный комиссариат г․ Москвы
   Адрес: ул․ Смоленская, д․ 15, г․ Москва, 119049
   Телефон: +7 (495) -77‑77‑77 (круглосуточно)
   Email: moscow_vk@mil․ru
   Сайт: moscow․vk․ru
   Для уточнения порядка подачи документов и получения подтверждения о получении письма․
2. Военный комиссариат Санкт‑Петербурга
   Адрес: пр; Непокорённых, д․ 21, Санкт‑Петербург, 197341

   Телефон: +7 (812) -55‑55‑55 (рабочие часы 9:00–18:00)
   Email: spb_vk@mil․ru
   Сайт: spb;vk․ru
   Можно отправлять скан‑копию письма в формате PDF․

3. Военный комиссариат Северо‑Кавказского федерального округа (Грозный)
   Адрес: ул․ Грозненская, д․ 34, г․ Грозный, 363000
   Телефон: +7 (8792) -3‑33‑33 (с 8:00 до 20:00)
   Email: ckvk@mil․ru
   Сайт: ckv․krai․ru
   Для регионов с ограниченной интернет‑доступностью рекомендуется использовать почтовую отправку․
4. Служба поддержки системы «Контур․Экстерн» (для электронных заявок)
   Телефон: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
   Email: support@kontur․ru
   Сайт: kontur․ru/ekster
   Поможет в загрузке и отправке сканов, а также в получении электронного подтверждения о получении․
5. Государственная служба «Госуслуги» – раздел «Военный учет»
   Сайт: gosuslugi․ru
   Вопросы: через личный кабинет (раздел «Обратная связь») или телефон справочного центра 8‑800‑555‑35‑35․
   Для получения справки о статусе вашего запроса и загрузки электронных документов․

Юридическое основание

Обязанность по предоставлению сведений о гражданах, находящихся в запасе, регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»․
• Постановление Правительства РФ от № 877 «Об организации воинского учёта в организациях»․
• Инструкция Минобороны РФ от № 03/2021 «О порядке ведения воинского учёта в учреждениях и организациях»․

Эти документы фиксируют, что организация обязана в случае отсутствия резервистов предоставить письменное подтверждение в виде официального письма․

Краткое резюме

• Самое главное помнить: письмо должно быть подписано, заверено печатью и содержать конкретный период․
• Соблюдайте чёткую структуру: реквизиты, дата и номер, адресат, тема, основной текст, подпись․
• Отправляйте документ в соответствии с требованиями вашего военкомата (почта, электронная почта, система «Контур․Экстерн», портал «Госуслуги»)․
• При возникновении вопросов используйте приведённые контакты – они помогут уточнить детали и избежать отказов․

Если у вас остались вопросы по оформлению письма или вы хотите проверить правильность заполнения, обратитесь к специалисту по кадрам или юридическому отделу вашей организации․