Ведение воинского (бухгалтерского) учета в организации – это не просто формальная процедура, а обязательный элемент
кадровой политики, от которого зависят как законность трудовых отношений, так и финансовая безопасность компании.
Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве и практических рекомендациях
экспертов.

Что такое воинский учет и зачем вести бухгалтерский учет в военкомате?

Воинский учет – это систематическое фиксирование сведений о военнообязанных работниках, их статусе (служба,
отсрочка, освобождение) и передача этой информации в органы военного комиссариата (военкомат). Бухгалтерский
учет в данном контексте подразумевает:

• Ведение личных карточек сотрудников с указанием воинского статуса.
• Своевременное информирование военкомата о приёме, переводе, увольнении и изменениях в статусе работников.
• Подготовку и сдачу обязательных форм (18, 10, 13 и пр.) в установленные сроки.
• Контроль за соблюдением требований законодательства и избежание штрафов.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение воинского учета:

• Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» – определяет обязательность
  учёта граждан, подлежащих призыву.
• Постановление КМУ от № 1487 – пункт 8: при отсутствии отдела кадров обязанности по ведению воинского
  учёта возлагаются на лицо, осуществляющее кадровую функцию (часто это бухгалтер).
• КонсультантПлюс, статья 8 «Организация воинского учёта» – уточняет порядок взаимодействия с военкоматом.
• Новые требования к цифровому Реестру воинского учёта (введён с 1 ноября 2024 г.) – обязательна электронная
  передача данных.

Кто может вести воинский учет?

Самое главное помнить, что обязанность вести воинский учёт возлагается на работодателя. На практике это может
быть:

• Отдел кадров (если он существует).
• Бухгалтер, если в организации нет отдельного кадровика.
• Назначенный сотрудник (например, администратор HR‑подразделения).

Очень важно, чтобы лицо, отвечающее за учёт, имело доступ к актуальной кадровой документации и понимало сроки
подачи отчётности.

Пошаговая инструкция по началу ведения воинского учёта

1. Определить ответственного лицо. Оформить приказ о возложении обязанностей (можно оформить как
   дополнение к приказу о кадровой функции).
2. Собрать необходимые документы. Приём на работу – копия паспорта, приписного удостоверения,
   военного билета (или справки об освобождении), а также заявление работника о согласии на обработку
   персональных данных.
3. Создать личные карточки сотрудников. В карточке указываются:
   • ФИО, дата рождения;
   • Воинский билет/справка;
   • Статус (на воинском учёте, отсрочка, освобождение);
   • Дата постановки на учёт и дата снятия.
4. Внести сведения в электронный Реестр воинского учёта. Для этого используется специализированное
   программное обеспечение (1С:Воинский учёт, Saby/СБИС, Бухгалтерия 1С и т.д.). После ввода данных система
   формирует необходимые формы для отправки в военкомат.
5. Уведомить военкомат. По приёму, увольнению или изменению статуса необходимо в течение
   5 рабочих дней отправить форму 18 (постановка на учёт) или форму 10 (снятие с учёта).
6. Ежемесячно сверять данные. Сравнивать информацию в базе компании с данными военкомата,
   корректировать несоответствия.
7. Сдавать отчётность. По окончании каждого квартала (или в сроки, установленные локальными
   нормативными актами) сдавать форму 13 (отчёт о состоянии воинского учёта) и, при необходимости,
   форму 18‑с (сводный список военнообязанных).

Необходимые документы

Программные решения и автоматизация

Современные ИТ‑системы позволяют автоматизировать почти все этапы воинского учёта:

• 1С:Воинский учёт – интегрируется с бухгалтерией 1С:ЗУП, автоматически формирует формы 10, 18, 13.
• Saby (СБИС) – сервис «Воинский учёт», заполняет данные при трудоустройстве, формирует отчёты за
  минуту.
• Бухгалтерия 1С – модуль «Кадровый и воинский учёт», поддерживает цифровой Реестр.
• Аутсорсинг от СберРешения – полное сопровождение, включая подготовку документов, взаимодействие с
  военкоматом, сдачу отчётности.

Выбор решения зависит от масштаба бизнеса, количества сотрудников и уровня автоматизации существующей
бухгалтерии.

Аутсорсинг и услуги сторонних компаний

Если в компании нет собственного кадрового отдела, можно передать ведение воинского учёта профессионалам.
Преимущества аутсорса:

• Снижение риска штрафов (в 2025 г. штраф за несдачу формы 18 может достигать 50 000 руб).
• Экономия времени руководства и бухгалтерии.
• Гарантированный доступ к актуальной нормативной базе.

Крупные игроки рынка (СберРешения, Фингуру, Консультационный центр «Главбух Ассистент») предлагают пакеты
«под ключ», включающие подготовку документов, электронную передачу в Реестр и сопровождение проверок.

Ответственность и штрафы

За несоблюдение сроков подачи форм, неполноту данных или отсутствие необходимых документов предусмотрены
административные штрафы в соответствии со ст. 21.4 КоАП РФ (от 20 000 руб. до 50 000 руб. за каждое нарушение).

Очень важно своевременно реагировать на запросы военкомата, иначе штрафы могут нарастать в течение месяца.

Список контактов для обращений

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в организации воинского учёта, используйте ниже перечисленные
контакты. Каждый пункт содержит короткое описание услуги и способы связи.

• Военный комиссариат г. Москва, отдел кадров
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  E‑mail: kadry@voenkomat-moscow.ru
  Поможет с уточнением формы 18, сроков подачи и требований к документам.
• Государственная инспекция труда (ГИТ)
  Тел.: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
  Сайт: git.gov.ru
  Консультации по трудовому законодательству, в т.ч. по вопросам воинского учёта.
• СберРешения – отдел аутсорсинга кадрового учёта
  Тел.: +7 (495) -77‑88‑99
  E‑mail: support@sberreshenia.ru
  Полный спектр услуг: подготовка приказов, электронный Реестр, сдача отчётности.
• Техподдержка 1С:Воинский учёт
  Тел.: 8‑800‑200‑30‑40
  Онлайн‑чат: support.1c.ru
  Помощь в настройке программы, генерация форм, интеграция с бухгалтерией.
• СБИС (Saby) – сервис автоматизации воинского учёта
  Тел.: +7 (495) -99‑11‑22
  E‑mail: help@saby.ru
  Настройка автоматического заполнения данных при трудоустройстве, формирование отчетов за 1 минуту.
• Контур.Экстерн – юридическая поддержка
  Тел.: +7 (495) -23‑00‑00
  Сайт: kontur-external.ru
  Консультации по правовым аспектам и подготовка ответов военкомату.
• Федеральный реестр воинского учёта (онлайн‑портал)
  Сайт: reestr.voenkomat.ru
  Подача электронных форм, проверка статуса данных, получение справок.

Полезные рекомендации

Самое главное помнить, что своевременное и корректное ведение воинского учёта – это не только юридическое
требование, но и элемент репутационного риска компании. Ошибки в учёте могут привести к блокировке банковских
операций, проверкам со стороны ФНС и, конечно, штрафам.

Очень важно установить чёткие внутренние регламенты:

• Назначить ответственного и оформить его полномочия приказом.
• Вести электронный журнал изменений статуса сотрудников.
• Проводить ежемесячную сверку с данными военкомата (автоматически через 1С или вручную).
• Обучать персонал (бухгалтерию, кадровика) актуальным требованиям реестра.

Ведение бухгалтерского (воинского) учёта в военкомате – процесс, требующий внимательности, своевременности и
правильных инструментов. При соблюдении описанных выше шагов, использовании современного программного обеспечения
и поддержке квалифицированных специалистов, компания может минимизировать риски и полностью соответствовать

требованиям законодательства.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь по указанным в разделе «Контакты для обращений» каналам – специалисты
помогут разобраться в любой детали.