При увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учёту, работодатель обязан в установленный законодательно срок передать в военкомат сведения о прекращении трудовых отношений. Невыполнение этой обязанности влечёт административную ответственность как для организации, так и для ответственного лица.
Самое главное помнить, что
- Срок подачи уведомления – не позднее 5 (пяти) календарных дней со дня издания приказа о приёме или увольнении (п. 4 Закона 61‑ФЗ «Об обороне» и Письмо Минобороны РФ от № 207/6/3665).
- Уведомление оформляется по утверждённой форме (Приложение N 2 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учёта в организациях).
- Документ может быть передан в бумажном виде или в электронном виде (через портал Госуслуг, специализированные сервисы обмена данными, либо через 1С:ЗУП, начиная с версии 3.1.34.173).
- Подпись на электронном файле должна быть УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) ответственного за воинский учёт в организации.
Какие документы необходимо подготовить
- Бланк уведомления о приёме/увольнении (форма «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении)»).
- ФИО сотрудника, дата и место рождения;
- СНИЛС, номер паспорта;
- Воинское звание, категория (призывник, резервист и пр.);
- Дата и номер приказа (трудового договора) о приёме/увольнении;
- Причина увольнения (по инициативе работника/работодателя, окончание контракта и т.д.).
- Копия приказа о приёме на работу (для новых сотрудников) или приказа об увольнении (для уволенных). При необходимости – копия трудового договора.
- Копия военного билета или временного удостоверения (для призывников и резервистов). Если документ выдан в виде электронного сертификата – приложить скриншот.
- При наличии дополнительных отметок в военном билете (отпуск по военной службе, отставка, перевод в запас) – копии соответствующих справок.
- При передаче в электронном виде – файл CSV (формат, поддерживаемый 1С:ЗУП) с колонками: ФИО, СНИЛС, Дата рождения, Дата приёма, Дата увольнения, Номер приказа.
Пошаговая инструкция по отправке сведений в военкомат
Шаг 1. Подготовка карточки воинского учёта
Убедитесь, что в карточке сотрудника (форма 10) указаны актуальные данные: ФИО, дата рождения, воинское звание, место жительства, контактные данные. При необходимости обновите сведения о смене места жительства или семейном положении.
Шаг 2. Формирование уведомления
Заполните бланк уведомления (Приложение N 2). При оформлении на официальном бланке компании укажите угловой штамп и подпись руководителя/ответственного за учёт.
Шаг 3. Проверка сроков
Считайте 5‑дневный срок от даты издания приказа. При приближении срока проверьте, что все документы подготовлены и подписи (рукописные/ЭЦП) получены.
Шаг 4. Выбор способа передачи
- Бумажный способ: отправьте оригинал уведомления и копию приказа заказным письмом с описью вложения в адрес военкомата по месту регистрации сотрудника.
- Электронный способ: экспортируйте CSV‑файл из 1С:ЗУП, подпишите его УКЭП и загрузите на портал Госуслуги в разделе «Воинский учёт». При отсутствии доступа – используйте специализированный сервис обмена данными (например, «Электронный обмен с военкоматами»).
Шаг 5. Подтверждение получения
После отправки сохраните подтверждение (квитанцию о приёме заказного письма, скриншот загрузки на портал, электронный акт о передаче). При необходимости предоставьте его в кадровый отдел.
Ответственность за нарушение сроков
Согласно ст. 5.5 КоАП РФ, за несвоевременную (позднее 5 дней) подачу сведений предусмотрена административная ответственность – штраф для юридического лица от 5 000 до 10 000 рублей, а для должностного лица – от 5 000 до 30 000 рублей.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению или передаче уведомления, вы можете обратиться по следующим каналам:
- Военный комиссариат по месту жительства сотрудника
- Телефон приёмной: +7 (495) -23‑45‑67
- Электронная почта: voenkomat@example.com
- Адрес: ул. Пушкина, д. 10, г. Москва, 123456
- Часы работы: Пн‑Пт 08:00‑17:00
- Горячая линия Минобороны РФ (по вопросам воинского учёта)
- Телефон: +7 (495) -00‑12‑34
- Круглосуточно
- Техподдержка 1С:ЗУП (модуль «Воинский учёт»)
- Телефон: +7 (495) -11‑22‑33
- Электронная почта: support@1c.ru
- Сайт: support.1c.ru
- Портал Госуслуги – раздел «Воинский учёт»
- Сайт: gosuslugi.ru
- Техподдержка: +7 (495) -23‑45‑68
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если сотрудник уехал за границу?
В этом случае уведомление направляется в военкомат по месту постоянной регистрации, а также в отдел по работе с военнообязанными за границей (тел.: +7 (495) -23‑45‑69).
Нужно ли подавать уведомление, если сотрудник был совместителем и работал удалённо?
Да. По пункту 7.2 Методических рекомендаций совместители, работающие удалённо, подлежат учёту, если их трудовой договор оформлен в организации‑работодателе.
Как оформить электронную подпись УКЭП?
Для получения УКЭП необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (например, «Тензор», «Калуга», «Ростелеком»). После получения сертификата подпись ставится в 1С:ЗУП через модуль «Электронный документооборот».
Отправка сведений о приёме и увольнении в военкомат – обязательный процесс, который требует внимательного отношения к срокам, форме и достоверности данных. Соблюдая перечисленные шаги, вы избежите штрафов и упростите взаимодействие с военными органами.
Помните: своевременное и корректное уведомление – ваша гарантия правовой чистоты и надёжного кадрового учёта.