Самое главное помнить‚ что все организации‚ независимо от их формы собственности‚ обязаны вести учёт военнообязанных и своевременно подавать сведения в военный комиссариат. Отсутствие требуемых документов может привести к штрафам‚ проверкам и задержкам в работе сотрудников.

Почему отделу кадров необходимо готовить документы для военкомата?

В 2025‑2026 годах в России введены новые правила учёта военнообязанных‚ а также изменены формы отчётности (формы 6‚ 18 и др.). Кадровая служба отвечает за:

• постановку и снятие сотрудников с воинского учёта;
• уведомление военкомата о приёме‚ переводе и увольнении военнообязанных;
• подготовку справок‚ подтверждающих право на отсрочку или освобождение от службы.

Перечень обязательных документов (с описанием)

1. Заявление о постановке/снятии с воинского учёта

   Заполняется в двух экземплярах‚ подписывается сотрудником и руководителем. Подаётся в отдел кадров‚ который формирует пакет и отправляет в военкомат (можно через портал Госуслуги).

2. Карточка учёта военнообязанного (форма 6)

   Основной документ‚ содержащий сведения о гражданине: ФИО‚ дату рождения‚ воинский билет‚ категорию‚ место учёта‚ сведения о приёме/увольнении. Обновляется каждый раз при изменении статуса сотрудника.

3. Справка из отдела кадров о праве на отсрочку

   Выдаётся сотруднику-студенту‚ обучающемуся в высших учебных заведениях (например‚ в НИУ ВШЭ). Справка подтверждает наличие учёбы и право на отсрочку от службы.

4. Копия паспорта и военного билета (или воинского билета)

   Необходимо предоставить в двух экземплярах. Если у сотрудника нет военного билета – копию удостоверения личности и справку о несостоянии на учёт.

5. Свидетельство о регистрации по месту жительства (выписка из домовой книги)

   Требуется для подтверждения адреса проживания‚ который указывается в карточке учёта.

6. Справка о прохождении медкомиссии (если требуется)

   Для некоторых категорий (например‚ призывники) необходимо подтверждение состояния здоровья.

7. Уведомление о приёме/увольнении (форма 18)

   Отправляется в военкомат в течение 5 дней после изменения статуса сотрудника. Содержит реквизиты организации‚ ФИО сотрудника и дату события.

8. Документ о предоставлении отсрочки по семейным обстоятельствам

   Если сотрудник имеет детей-инвалидов‚ супругу‑инвалида и т.п.‚ требуется справка из медучреждения и заявление в военкомат.

Пошаговый алгоритм работы отдела кадров

1. Приём нового сотрудника:
   • Проверить наличие воинского билета (или подтверждающих документов).
   • Заполнить карточку учёта (форма 6).
   • Сформировать заявление о постановке на учёт и отправить в военкомат (через портал Госуслуги или лично).
2. Изменение статуса сотрудника (перевод‚ отпуск‚ обучение):
   • Обновить данные в карточке учёта.
   • Подготовить справку о праве на отсрочку‚ если сотрудник попадает в категорию «обучающийся».
   • Отправить уведомление (форма 18) о событии в военкомат.
3. Увольнение сотрудника:
   • Заполнить форму 18 «Уведомление о снятии с учёта».
   • Сдать карточку учёта в архив‚ оформить её как «снятую с учёта».
   • Отправить копию уведомления в военкомат в течение 5 дней.
4. Получение и хранение справок:
   • Сохранять оригиналы и копии всех справок в личных делах сотрудников.
   • Обновлять список в электронном кадровом деле (если используется).

Контакты для обращений (список перечислений с описанием)

• Военный комиссариат г. Москвы (Через портал «Госуслуги»)

  Сайт: gosuslugi.ru/voenkomat
  Тел.: 8 (495) -23‑45‑67 (служба поддержки)
  Электронная почта: voenkomat@moscow.gov.ru

• Второй отдел военкомата (для получения бумажных справок)

  Адрес: ул. Большая Печерская‚ 25/12‚ каб. 415‚ г. Москва
  Тел.: 8 (495) -65‑43‑21
  Приём: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (без предварительной записи)

• Отдел кадров вашего предприятия

  Руководитель отдела: Иванов И.И.
  Тел.: 8 (800) -55‑00‑00 доб. 101
  E‑mail: kadry@company.ru

• Консультационный центр «Главбух Ассистент»

  Специалисты помогают заполнить формы 6‚ 18 и подготовить справки.
  Тел.: 8 (800) -00‑30‑30
  Сайт: glavbuhassist.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить документы в военкомат только электронно?

Да. Через портал «Госуслуги» можно подать заявления о постановке и снятии с учёта‚ а также отправить форму 18. Однако справки о праве на отсрочку (например‚ от ВШЭ) часто требуют оригинального бумажного бланка.

Какие сроки подачи уведомления о приёме/увольнении?

Согласно приказу Минобороны РФ‚ уведомление должно быть направлено в военкомат не позднее 5 календарных дней со дня события.

Что делать‚ если сотрудник отказывается предоставить военный билет?

Отдел кадров обязан запросить у сотрудника копию паспорта‚ справку о несостоянии на учёте и оформить в карточке отметку «нет воинского билета»; При необходимости следует обратиться в военкомат за разъяснением.

Рекомендации по организации документооборота

• Создайте отдельный электронный архив «Воинский учёт» и храните в нём сканы всех форм (6‚ 18‚ справки).
• Назначьте ответственного за взаимодействие с военкоматом – обычно это старший специалист отдела кадров.
• Регулярно проверяйте актуальность контактных данных военкоматов (телефоны‚ электронные адреса) – они могут изменяться.
• Проводите обучающие семинары для HR‑специалистов по новым требованиям (2024‑2026 гг.)

Отделу кадров необходимо собрать и своевременно передать в военкомат набор документов‚ описанный выше. Точная и своевременная отчётность позволяет избежать штрафов‚ ускорить процесс получения отсрочек и гарантировать законность работы с военнообязанными сотрудниками.

Очень важно помнить‚ что любой пропуск в документообороте может привести к проверке со стороны военного комиссариата и наложению административных санкций; Поэтому системный подход‚ чёткие процедуры и актуальные контакты – залог безошибочной работы отдела кадров;