С 14 января 2026 года обязанность вести воинский учет и представлять установленную отчетность в военные комиссариаты касается всех работодателей, где хотя бы один сотрудник относится к категории призывников или граждан, состоящих в запасе. Ниже — подробный разбор, кто, когда и какие формы должен сдавать.
Кого считают «обязанными» работодателями
- Юридические лица (ООО, АО, ПАО, НКО и др.) независимо от численности и ОКВЭД.
- Индивидуальные предприниматели, у которых есть трудоустроенные граждане из категорий призывников или запасников.
- Филиалы и представительства вправе вести учет самостоятельно или через головную организацию.
Кого учитывать внутри компании
- Призывники, мужчины 18–27 лет, не прошедшие военную службу.
- Граждане запаса — мужчины и женщины с военной специальностью, состоящие на учете по мобилизации.
- Граждане, обязанные состоять на учете, но по каким-либо причинам ещё не встали (или изменили данные).
Основные формы и сроки сдачи
Карточка учета организации (форма 18)
- Что содержит: наименование, ИНН, ОГРН, адрес, ОКВЭД, Ф.И.О. ответственного за воинский учет, общее кол-во сотрудников и кол-во подлежащих учету.
- Когда сдавать: ежегодно до 31 марта; впервые — в течение 5 дней после регистрации компании.
- Куда: по месту нахождения организации в территориальный военкомат.
Отчет о численности работников в запасе
- Формируется на основе личных карточек (форма Т-2) и служит приложением к форме 18.
- Срок — одновременно с формой 18.
Ежемесячные уведомления
- В течение 5 рабочих дней после приёма или увольнения сотрудника из категории призывников/запасников направляется уведомление в свободной форме с приложением копий приказов о приёме/увольнении.
План работы по воинскому учету (ежегодный)
- Сдаётся до 31 декабря текущего года на следующий год.
- Содержит мероприятия (медкомиссии, проверки, инструктажи).
| Форма / Документ | Частота | Срок сдачи | Способ подачи |
|---|---|---|---|
| Карточка организации (форма 18) | Ежегодно + при регистрации/реорганизации | до 31 марта / 5 дней после рег. | Лично, почта, Экстерн, ЭДО |
| Отчет о численности запасников | Ежегодно | вместе с формой 18 | Лично, почта, Экстерн, ЭДО |
| Уведомление о приёме/увольнении | По факту изменений | в течение 5 раб. дней | Письмо, ЭДО |
| План работы по воинскому учету | Ежегодно | до 31 декабря | Лично, почта, Экстерн |
Способы подачи документов
- Визит в военкомат — прием в день обращения с оригиналами.
- Почта России — заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Система «Экстерн» — электронная отправка форм 18 и отчетности.
- Госуслуги (ЭДО) — через сервис «Воинский учет» (регионы подключены постепенно).
Штрафы за непредоставление
- Для должностных лиц — от 500 до 1 000 руб.
- Для юр. лиц, от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ).
- Повторное нарушение — удвоение суммы.
Контакты для обращений
Федеральный уровень
- Главный орган по воинскому учету Минобороны РФ
Адрес: 119160, г. Москва, ул. Знаменка, 19
Телефон: +7 (495) -98-27-00
Сайт: https://mil.ru - Единая горячая линия Минобороны
###-###-#### (круглосуточно)
Территориальные военные комиссариаты
Адрес и телефон военкомата по месту нахождения организации можно уточнить:
- На официальном сайте губернатора/администрации региона в разделе «Госуслуги → Воинский учет».
- По интерактивной карте на портале https://госуслуги.рф → раздел «Военкоматы».
- По телефону ###-###-#### — контакт-центр Портала госуслуг.
Онлайн-консультации
- Чат-бот «Воинский учет» в Telegram — @voen_uchet_bot (официальный канал Минобороны).
- E-mail: voenuchet@mil.ru, для вопросов по заполнению формы 18 и отчетности.
Полезные советы
- Назначьте ответственного за воинский учет приказом и ознакомьте его под роспись.
- Ведите внутренний журнал учета — упростит проверки военкомата.
- Используйте онлайн-калькулятор Экстерн для автоматического заполнения формы 18 (бесплатно для малого бизнеса).
- Раз в год проводите инструктаж сотрудников о смене данных в военкомате (адрес, семейное положение).
Все организации, где есть призывники или граждане в запасе, обязаны ежегодно сдавать форму 18 и отчет о численности, а также оперативно информировать военкомат о кадровых изменениях. Нарушение грозит штрафами и внеплановыми проверками. Используйте удобные каналы связи и онлайн-сервисы, чтобы соблюсти закон и избежать проблем.