Картотека личных дел – это основной документальный ресурс, позволяющий контролировать воинский учёт граждан, подлежащих призыву, а также их статус в резерве. В статье рассмотрены нормативные основы, порядок формирования, ведения и хранения картотеки, а также права граждан и контакты для обращений.

Нормативно‑правовая база

Содержание и порядок ведения картотеки регулируются следующими актами:

1. Приказ Министра обороны РФ от № 400 «Об организации воинского учёта в организациях»;
2. Приказ Министерства обороны РФ от № 112 н (ввод формы 10 – журнал учёта карточек);
3. Федеральный закон № 115‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте»;
4. Постановления Правительства РФ о порядке хранения и уничтожения личных дел.

Что такое картотека личных дел?

Картотека – это систематизированный набор бумажных или электронных папок, в которых находятся личные карточки (формы 10) всех граждан, поставленных на воинский учёт в конкретной организации.

Самое главное помнить, что

• каждая карточка должна соответствовать данным учётно‑алфавитных книг и журнала учёта (форма 10);
• карточки хранятся в отдельной картотеке, а не в личных делах сотрудников;
• в случае изменения статуса (например, снятие с учёта) карточка переводится в отдельный раздел до окончательной утилизации.

Этапы формирования картотеки

Процесс делится на четыре основные стадии:

Сбор данных

Работодатель (или уполномоченное лицо) получает от военнообязанного:

• паспорт;
• военный билет (если имеется);
• свидетельство о рождении (для несовершеннолетних);
• мобилизационные предписания и отметки в военном билете.

Оформление карточки (форма 10)

Заполняются все разделы формы 10: личные данные, сведения о месте работы, категории годности, сведения о семейном положении и детях, информация о снятии/возобновлении учёта.

Сверка с военкоматом

После заполнения карточки проводится сверка с данными военкомата. При обнаружении расхождений вносяться корректировки и подписывается акт сверки.

Внесение в картотеку

Карточка помещается в соответствующий раздел картотеки:

• Раздел 1 – активные карточки (граждане, находящиеся на учёте);
• Раздел 2 – карточки граждан, снятых с учёта (до их окончательного уничтожения);
• Раздел 3 – архивные карточки (срок хранения более 5 лет после завершения учёта).

Порядок ведения и хранения

Бумажный вариант

• Картотека размещается в закрытом шкафу с ограниченным доступом (только уполномоченные лица);
• Каждому разделу присваивается цветовая маркировка и указатели (вкладыши, закладки);
• Ежегодно (не реже одного раза в полугодие) проводится проверка соответствия картотеки и учётных книг.

Электронный вариант

С 2023 года допускается вести электронную картотеку в системе «Электронный воинский учёт» (ЭВУ). При этом сохраняются требования к защите персональных данных (ФЗ‑152).

• Доступ к системе ограничен паролем и двухфакторной аутентификацией;
• Все изменения фиксируются в журнале аудита;
• Регулярные резервные копии делаются не реже одного раза в месяц.

Сроки хранения

Согласно Приказу Минобороны № 400, карточки хранятся:

• в течение 5 лет после снятия с учёта, если гражданин достиг 45 лет;
• в течение 10 лет, если гражданин находится в запасе;
• бессрочно – в случае наличия открытых судебных дел или административных разбирательств.

Уничтожение карточек

После истечения установленного срока карточки уничтожаются в присутствии представителя военкомата и работодателя. Уничтожение должно быть документировано актом, подписанным обеими сторонами.

Права граждан и обязанности работодателя

Гражданин имеет право:

• получить информацию о своём статусе в учёте;
• получить копию своей карточки (по запросу в военкомат);
• обжаловать ошибки в данных.

Работодатель обязан:

• своевременно передавать сведения о новых военнообязанных в военкомат;
• вести картотеку и обеспечивать её актуальность;
• предоставлять доступ к карточкам уполномоченным проверяющим органам.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по формированию, ведению или проверке картотеки личных дел, вы можете обратиться в следующие органы:

• Городской военкомат № 1
  Адрес: ул. Советская, 12, г. Москва, 101000
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  Email: voenkomat1@mos.ru
  Часы работы: пн‑пт 09:00‑17:00
• Региональный военкомат (Областной) – отдел кадров и учёта
  Адрес: пр. Победы, 45, г. Санкт‑Петербург, 190000
  Телефон: +7 (812) -23‑45‑67
  Email: regional@voenkomat.spb.ru
  Часы работы: пн‑пт 08:30‑16:30
• Горячая линия Министерства обороны РФ
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
  Email: info@mil.ru
• Госуслуги – портал «Электронный воинский учёт»
  Ссылка: https://gov.ru/voenkomat
  Техподдержка: +7 (495) -23‑45‑67 (рабочие часы)

Пошаговый алгоритм проверки карточки (для граждан)

1. Подготовьте паспорт и военный билет (если есть).
2. Обратитесь в ваш военкомат (по телефону или лично) с заявлением «О предоставлении сведений о моём воинском учёте».
3. Получите копию карточки или выданный акт сверки.
4. Если обнаружены ошибки, подайте письменную жалобу в военкомат с указанием корректных данных.
5. В случае отказа – обратитесь в вышестоящий орган (региональный военкомат) или в суд.

Картотека личных дел – это важный элемент системы воинского учёта, обеспечивающий точность данных о гражданах, подлежащих призыву, и их статусе в резерве. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление и своевременное обновление карточек позволяют избежать конфликтных ситуаций и гарантировать законность действий как со стороны государства, так и работодателей.

Очень важно помнить, что любые нарушения в ведении картотеки могут привести к штрафам для организации и затруднить процесс мобилизации в случае необходимости.

Дата публикации: