Согласно статье 10 Федерального закона № 53-ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте», гражданин обязан бережно хранить военный билет или временное удостоверение. Это же положение подтверждают ответы Минтруда, ГИТ и суды: оригинал документа должен находиться у владельца, а не у работодателя.
Что происходит при трудоустройстве
- При приёме на работу военнообязанные обязаны предъявить военный билет или приписное свидетельство.
- Работодатель проверяет документ, фиксирует необходимые данные в личной карточке (форма Т-2) и возвращает его владельцу.
- Удерживать военный билет для «контроля» или «временного хранения» незаконно.
Можно ли хранить копию военного билета?
Что говорит закон
В соответствии с письмом Минтруда РФ от № 14-6/ООГ-3428 и разъяснениями ГИТ, в личном деле нельзя хранить копии документов, не связанных с трудовыми отношениями, а именно:
- копию военного билета;
- копию паспорта;
- копии СНИЛС, свидетельства о браке или рождении ребёнка.
Единственное исключение
Копия допускается только при наличии письменного согласия работника. Однако практика показывает, что даже тогда хранение такой копии избыточно: все необходимые данные можно внести в личную карточку (Форма Т-2) без создания дополнительных бумаг.
Сколько лет нужно хранить сведения?
Сами данные о воинском учёте отражаются в личной карточке и хранятся в течение всего срока работы и не менее 50 лет после увольнения (в зависимости от архивного законодательства). Копию же документа хранить не требуется.
Как оформить сведения без нарушений: краткая инструкция
- Работник предъявляет военный билет.
- Кадровый специалист заполняет раздел «Воинский учёт» в личной карточке (Форма Т-2).
- Никаких копий не делаем, оригинал сразу возвращаем.
- Если требуется сверка, направляем работника в военкомат самостоятельно или выдаём ему билет на руки для предъявления.
Контакты для обращений
- Государственная инспекция труда РФ (ГИТ)
Официальный сайт: онлайнинспекция.рф
Телефон горячей линии: ###-###-#### (звонок по РФ бесплатный) - Министерство труда и социальной защиты РФ
Приёмная: +7 (495) -07-12-12
Электронная приёмная: mintrud.gov.ru - Региональные военные комиссариаты
Уточняйте адрес и телефон по месту регистрации на gosuslugi.ru
Очень важно помнить: хранение оригинала военного билета у работодателя запрещено, а копия допускается только при письменном согласии работника. В большинстве случаев достаточно внести необходимые данные в личную карточку и сразу вернуть документ владельцу. Это защитит компанию от претензий ГИТ и штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.