Актуальность вопроса в 2026 году

Начиная с января 2026 г. Роструд и военкоматы усилили контроль за воинским учётом в организациях.
С одной стороны, работодатель обязан знать воинский статус каждого мужчины-работника.
С другой — закон прямо запрещает хранить у себя оригинал или даже копию военного билета.
Как быть кадровику и самому работнику — разбираемся ниже.

Что говорит закон

Основные нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 — исчерпывающий перечень документов при приёме на работу (военный билет в нём не упоминается).
• ФЗ «О воинской обязанности и воинской службе» № 53-ФЗ, ст. 8.1 и ст. 23 — обязанность работодателя вести воинский учёт.
• Постановление Правительства РФ от  № 719 — Положение о ведении воинского учёта.
• Письмо Минтруда РФ от  № 14-2/ООГ-4759 — разъяснение, что копии военных билетов не следует хранить в кадровых документах.

Можно ли хранить копию военного билета в личном деле?

Нет, нельзя. Военный билет является документом строгой отчётности.
Хранение его копии в персональном деле или даже в отдельной папке «воинский учёт»
трактуется как нарушение Федерального закона «О персональных данных»
и может повлечь штраф для организации до 75 000 ₽ (ст. 13.14 КоАП).

Что делать работодателю в 2026 году

Алгоритм действий кадровой службы

1. Приём на работу.
   Работник предъявляет паспорт. На 13-й странице паспорта (с 2025 г.)
   должна стоять отметка «Военнообязанный» или «Невоеннообязанный».
   Копировать военный билет не требуется.
2. Учётная карточка.
   В сторону № Т-2 вносится только номер военного билета и данные о категории запаса.
   Достаточно переписать их из оригинала на глаз, не снимая копию.
3. Воинский учёт.
   Заводится отдельная «Книга учёта военнообязанных» (форма 6).
   В неё также вносится только номер билета, серия, кем и когда выдан.
4. Если военкомат запрашивает копию.
   Присылают письменный запрос. Кадровик вызывает сотрудника,
   в его присутствии делает копию, заверяет её «Копия верна» с подписью и передаёт в военкомат.
   Копия в организации не хранится.

Как поступить работнику

Пошаговая инструкция

• Не отдавайте оригинал. Требование отдела кадров «оставить военный билет на хранение» незаконно.
• Копию даём только в присутствии владельца. Потребуйте акт, где указано, что копия уничтожена после передачи в военкомат.
• Потерял билет? Справка формы 1/У, выданная военкоматом, даёт право на трудоустройство наравне с оригиналом (60 дней действует).

Ответственность сторон

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли сделать отсканированную копию на электронный носитель?

Нет. Даже электронная копия хранится только в программе «Кадры-предприятие» в зашифрованном виде
и только до момента передачи в военкомат. Файл обязан быть удалён сразу после отгрузки.

Вопрос 2. Пришёл запрос из военкомата онлайн через ЕПГУ. Что делать?

Авторизуйтесь в кабинете «Работодатель» на Gosuslugi.ru, приложите копию, которую предварительно получили у сотрудника,
и нажмите «Отправить». Система автоматически удалит файл через 24 часа.

Вопрос 3. Как быть временным (аутсорс) кадровикам?

Аутсорс компания обязана заключить с работником отдельное соглашение о конфиденциальности.
Оригинал военного билета остаётся у работника, а данные заносятся в электронный журнал, к которому доступ имеют только сертифицированные специалисты.

Контакты для консультаций

• Горячая линия Роструда: 8 (800) 707-88-41, ежедневно 08:00–20:00 (мск)
• Единая справочная служба Минобороны РФ: 8 (800) 100-66-44
• Госуслуги (робот Макс): gosuslusgi.ru → раздел «Воинский учёт»
• Юридическая консультация онлайн:
  • Телеграм-бот @TrudConsultBot (круглосуточно)
  • Почта: consult@trud-pravo.ru

Ключевая мысль

Помните: работодателю достаточно знать номер и серию военного билета.
Никаких копий в картотеке, ни бумажных, ни цифровых, быть не должно.
Соблюдайте закон — и избежите штрафов, и сохраните доверие сотрудников.