Самое главное помнить, что хранение в личных делах сотрудников копий документов, содержащих персональные данные, регулируется Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных», а также нормативными актами по ведению личных дел работников (постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине РФ от № 68). Нарушение этих требований влечёт административную ответственность.

Содержание статьи

• Нормативно‑правовая база
• Когда хранение допускается
• Как правильно оформить хранение
• Риски и последствия нарушения
• Практические рекомендации работодателям
• Контакты для обращений

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие вопрос хранения копий военного билета в личном деле:

1. ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок сбора, обработки и хранения персональных данных, в т.ч. документальных подтверждений.
2. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине РФ от № 68 «Об инструкциях о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» – в пункте 68 чётко перечислены документы, подлежащие включению в личное дело. Копии военного билета в этом перечне не указаны.
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 78) – обязательный порядок оформления трудовых отношений, в т.ч. предоставление оригиналов документов, а не их копий.
4. КоАП РФ, ч. 1 ст. 13.11 – за нарушение требований по хранению персональных данных предусмотрены штрафы для юридических лиц.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, хранить копию военного билета в личном деле без письменного согласия сотрудника запрещено. Даже при наличии согласия, хранение такой копии считается «необязательно» и должно быть ограничено сроком, необходимым для достижения цели обработки.

Когда хранение допускается

Копию военного билета можно хранить в личном деле только в следующих случаях:

• Существует письменное согласие сотрудника, в котором он ясно выражает своё желание, чтобы копия была включена в личное дело.
• Документ необходим для выполнения обязательных требований законодательства (например, при проведении воинского учёта для сотрудников, подлежащих призыву, или в государственных учреждениях, где такой учёт регламентирован отдельными нормативными актами).
• Хранение ограничено сроком, необходимым для достижения цели (не более 5 лет после прекращения трудовых отношений, если иное не предусмотрено законом);

Как правильно оформить хранение копии военного билета

Для того чтобы избежать правовых рисков, рекомендуется выполнить следующую последовательность действий:

1. Получить письменное согласие сотрудника. В согласии должны быть указаны:
   • Полное ФИО сотрудника;
   • Наименование документа (копия военного билета);
   • Цель хранения (например, «воинский учёт»);
   • Срок хранения;
   • Подпись сотрудника и дату.
2. Внести запись в журнал учёта персональных данных (раздел «Обрабатываемые данные», «Цель обработки», «Срок хранения»).
3. Разместить копию в отдельный, ограниченный доступом раздел личного дела (например, «Документы, содержащие персональные данные»).
4. Обеспечить техническую и организационную защиту: контроль доступа, шифрование в электронных системах, ограничение доступа только для уполномоченных лиц.
5. По истечении установленного срока (или при отзыве согласия) обязательно уничтожить

Риски и последствия нарушения

Нарушения могут привести к следующим последствиям:

• Административные штрафы – до 6 млн рублей для юридических лиц (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).
• Уголовная ответственность в редких случаях, если нарушение привело к крупному ущербу или утечке данных.
• Потеря доверия со стороны сотрудников, ухудшение репутации работодателя.
• Обязанность компании возместить моральный и материальный ущерб пострадавшему сотруднику;

Практические рекомендации работодателям

Чтобы минимизировать риски, советуем:

1. Пересмотреть политику документооборота и исключить из личных дел копии паспортов, ИНН, СНИЛС и военных билетов, если они не нужны по закону.
2. Вести регистры согласий и регулярно их обновлять.
3. Обучать персонал отдела кадров вопросам защиты персональных данных.
4. Внедрить автоматизированную систему управления личными делами с функциями контроля доступа и автоматического удаления устаревших данных.
5. При необходимости проведения воинского учёта использовать отдельную папку с ограниченным доступом, а оригиналы хранить в военкомате.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по хранению копий военного билета или другим аспектам персональных данных, обратитесь в один из указанных ниже отделов:

• Отдел кадров (HR)
  • Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: hr@company.ru
  • Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00
• Юридический отдел
  • Тел.: +7 (495) -65‑43‑21
  • E‑mail: legal@company.ru
  • Время работы: Пн‑Пт 10:00‑17:00
• Служба защиты персональных данных (DPO)
  • Тел.: +7 (495) -55‑55‑55 (служба 24/7)
  • E‑mail: dpo@company.ru
  • Форма обращения: заполнить онлайн‑форму
• Горячая линия по вопросам трудовых отношений
  • Тел.: 8‑800‑200‑00‑00 (бесплатно по России)
  • Время работы: круглосуточно

Очень важно, чтобы все запросы сопровождались указанием ФИО сотрудника и номера трудового договора – это ускорит процесс рассмотрения.

Кратко подытожим:

• Копию военного билета в личном деле можно хранить только при наличии письменного согласия сотрудника.
• Без согласия хранение запрещено и влечёт административную ответственность.
• Нужно вести реестр согласий, ограничивать доступ и обеспечивать сроки уничтожения.
• При любых сомнениях лучше обратиться к специалистам HR, юридическому отделу или DPO.

Соблюдая указанные правила, вы защитите как интересы компании, так и права своих сотрудников.