Военный билет считается одним из основных документов воинского учёта гражданина Российской Федерации․ Однако вопрос о том, можно ли хранить военный билет (или его копию) в личном деле работника, до сих пор вызывает споры среди кадровиков и бухгалтеров․ В данной статье мы разберём актуальные правовые нормы 2024-2026 годов, приведём точки зрения регуляторов и экспертов, а также приведём перечень контактов, куда можно обратиться за разъяснением․
Нормативная база 2024-2026 годов
Действующие правила опираются на следующие документы:
- Статья 10 Федерального закона от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» – обязывает гражданина «бережно хранить» военный билет․
- Приказ Минобороны РФ от № 765 – регламентирует формы и порядок заполнения военных билетов․
- Письмо Роструда от № ПГ/0370-6-1 – разъясняет, что работодатель не вправе хранить копии документов, не связанных с трудовой функцией․
- Инструкция Минтруда РФ от № 69 – перечень документов, подлежащих включению в личное дело (п․п․ 68)․
Можно ли хранить оригинал военного билета у работодателя?
Категорически нельзя․
Оригинал военного билета должен находиться:
- У самого гражданина (на руках)․
- У военкомата во время мероприятий, связанных с призывом или мобилизацией․
Работодатель, даже если в организации ведётся воинский учёт, обязан вернуть военный билет сотруднику сразу после внесения необходимых отметок․
Копия военного билета в личном деле: допустимо ли это?
Позиция Роструда и Минтруда
В письме Роструда чётко указано:
«Копии паспорта, военного билета и иных документов, не связанных с трудовой функцией, в личном деле хранить не рекомендуется без письменного согласия работника»․
Когда всё-таки можно?
- С письменного согласия сотрудника – копия военного билета может быть приложена к личному делу в отдельном конверте, заверенном подписью работника и кадровика․
- Если копия требуется по специфическому локальному акту (например, в госслужбе или силовых структурах) – нужно прописать это во внутреннем регламенте и получить подпись работника․
Порядок оформления согласия
- Работник пишет заявление в произвольной форме:
«Я, Иванов И․И․, даю согласие на хранение копии моего военного билета в личном деле ООО «Ромашка» в течение срока трудового договора и в течение 75 лет после его расторжения»․ - Заявление подшивается к личному делу отдельным листом․
- Копия военного билета помещается в запечатываемый конверт, заверенный подписями сторон․
Какие данные из военного билета можно перенести в личную карточку
Если копию всё-таки не хранят, то в личную карточку (форма Т-2) можно внести:
- Категорию годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д)․
- Военное звание (если есть)․
- Состав (запас, мобилизационный ресурс)․
- Номер и дату военного билета (без ксерокопии)․
- Контакт военкомата по месту постановки на учёт․
Ответственность за нарушение
| Нарушение | Последствия | Норматив |
|---|---|---|
| Хранение оригинала военного билета у работодателя | Административный штраф до 5 000 ₽ (ст․ 5․27 КоАП РФ) | КоАП РФ, ст․ 5․27 |
| Хранение копии без согласия работника | Жалоба в Роскомнадзор, штраф до 75 000 ₽ за нарушение 152-ФЗ | Федеральный закон 152-ФЗ |
| Утечка персональных данных | Штраф до 300 000 ₽, дисквалификация ответственного лица | Федеральный закон 152-ФЗ |
Практические рекомендации HR-специалисту
- Не включать копию военного билета в обязательный перечень документов при приёме на работу․
- Если требуется воинский учёт – вносить данные в электронную систему (например, «1С: Зарплата и Управление Персоналом») без сохранения образов․
- При необходимости получать письменное согласие и хранить копию в запечатанном виде․
- Раз в квартал проводить внутренний аудит по наличию «лишних» копий в личных делах․
Контакты для обращений
По вопросам воинского учёта и хранения персональных данных можно обратиться:
- Горячая линия Роструда (бесплатно по РФ)
###-###-#### - Роскомнадзор – утечки персональных данных
###-###-####, info@rkn․gov․ru - Министерство обороны РФ – воинский учёт
https://voenkomat․mil․ru (официальный портал) - КонсультантПлюс – справочно-правовая система
###-###-#### - Электронная приёмная Госуслуг
https://www․gosuslugi․ru/help/faq/ru_trud
- ✓ Проверьте, нет ли в личных делах оригиналов военных билетов – верните их работникам․
- ✓ Если копия есть – получите письменное согласие, оформите конверт․
- ✓ Обновите локальные акты (политика конфиденциальности, инструкция по ведению личных дел)․
- ✓ Проведите обучение HR по 152-ФЗ и 53-ФЗ․
- ✓ Создайте электронную карту военнослужащих без хранения копий․