Краткий ответ
Да, можно. Трудовая книжка является документом строгой отчетности, и работодатель обязан передать ее сотруднику в день увольнения. Если физически присутствовать на месте не удаётся, вы можете передать книжку через курьерскую службу или Почту России с оценкой ценности и обязательным уведомлением о вручении.
Что говорит закон
- Статья 84.1 ТК РФ: «В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку…».
- Письмо Минтруда от № 14-2/ООГ-30: допускается направление книжки почтой или курьером с уведомлением о вручении и оценкой ценности документа.
- Пункт 35 Правил ведения трудовых книжек: если работник отказывается получить книжку или его нет на месте, направляется письменное уведомление с требованием явиться или дать согласие на отправку.
Пошаговая инструкция отправки через курьера (или Почту России)
- Создать обходной лист (если требуется компанией).
Это не основание задерживать расчёт или трудовую, но практику следует учитывать. - Сделать копию трудовой книжки и заверить ее у сотрудника кадров.
- Подготовить сопроводительное письмо:
- указать ФИО и должность увольняемого;
- вписать последнюю запись об увольнении;
- подпись ответственного сотрудника и скрепить печатью организации.
- Оформить почтовое отправление:
- выбрать услугу «Заказное письмо с оценкой» или «Курьер 1-го класса с уведомлением»;
- оценочная стоимость — 1000 ₽ (или другая сумма, которая будет выплачена при утере);
- обязательно сохранить квитанцию и трек-номер.
- Отправить уведомление работнику по email/SMS с номером отправления и приблизительной датой доставки.
- Дождаться вручения и получить обратно почтовое уведомление.
Считается датой выдачи день подписи в уведомлении.
Документы которые нужно сохранить в кадровой папке
- Копия трудовой книжки (заверенная).
- Сопроводительное письмо на отправку.
- Почтовая квитанция и уведомление о вручении.
- Доверенность (если отправляете не самостоятельно, а через курьера).
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России действует электронный аналог бумажной трудовой книжки. Если сотрудник письменно дал согласие на ЭТК, бумажный экземпляр остаётся у работодателя и в день увольнения выдаётся только по личному запросу. В этом случае отправка бумажной книжки курьером не требуется;
Контакты и полезные ссылки
- Горячая линия Почты России для бизнеса: 8 800 1 000 000
(ежедневно, 08:00–20:00 МСК). - Калькулятор тарифов Почты России:
https://tariff.pochta.ru — рассчитает точную стоимость доставки и оценки ценности. - Личный кабинет Почты России для бизнеса:
https://lk.business.pochta.ru — оформление заказов онлайн и автоматизация отправлений. - Консультация по трудовому законодательству: 8 800 700 88 12
Минтруд РФ (горячая линия для работодателей и сотрудников).
Отправка трудовой книжки курьером или Почтой России — это легальный, безопасный и документально подтверждённый способ выполнить обязательства работодателя в день увольнения. Главное — оценить документ, выбрать надёжную службу доставки и сохранить все квитанции для бухгалтерии и инспекций.