Вопрос о том, допускается ли хранение военного билета в личном деле сотрудника, регулярно возникает у кадровых специалистов, юристов и самих граждан․ Ниже мы подробно разберёмся в нормативной базе, видах военных документов, возможных последствиях и предложим алгоритм действий․

Какие документы относятся к военному учёту

• Военный билет (ВБ) — основной документ воинского учёта, выдаётся после прохождения службы или при получении отсрочки․
• Приписное свидетельство — выдаётся впервые в 17 лет при постановке на воинский учёт․
• Временное удостоверение гражданина, подлежащего призыву — выдаётся на период замены военного билета․

Что говорит закон о хранении оригиналов военных документов

Нормативные акты разделяют обязанность учёта и запрет изъятия оригиналов:

1. Постановление Правительства РФ от № 719 (ред․ 2023 г․) «О ведении воинского учёта» прямо указывает:
   «Оригиналы военных билетов и приписных свидетельств у работодателя не хранятся»․
2. Приказ Минобороны РФ № 400 от подтверждает, что копии заверяются по правилам делопроизводства, а оригиналы остаются у гражданина․
3. Трудовой кодекс РФ (ст․ 65 и ст․ 84․1) не относит военный билет к документам, которые работодатель обязан хранить в личном деле․

Почему оригинал военного билета нельзя хранить в личном деле

Как правильно оформить копию военного билета для кадрового учёта

1. Произвести ксерокопию всех страниц (включая обложку, фотографию и отметки о призыве)․
2. Заверить копию у работодателя: на первом листе поставить подпись кадрового специалиста, расшифровку, должность, печать «Для кадрового учёта» и дату․
3. Сделать отметку в личной карточке Т-2: в графе «Воинский учёт» указать серию, номер военного билета и дату выдачи, а также сделать пометку «Оригинал у сотрудника»․

Исключения: когда оригинал всё-таки может быть изъят

Единственное исключение — специфические организации Минобороны РФ и подведомственные структуры, у которых есть право временного хранения оригиналов для служебных целей (например, при прохождении сборов)․ Однако и в этом случае:

• изъятие оформляется актом;
• устанавливается срок хранения (обычно до окончания мероприятия);
• документ обязательно возвращается гражданину под роспись․

Алгоритм действий кадрового специалиста

1. Проверить, есть ли приказ руководителя о ведении воинского учёта․
2. Внести сведения о военнообязанном в журнал учёта формы 6 (Т-5)․
3. Запросить у сотрудника ксерокопию военного билета и актуальные сведения о семье и образовании․
4. Ни при каких условиях не забирать оригинал․
5. Раз в год проводить сверку данных с военкоматом (форма 14)․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: «Можем ли мы оставить оригинал военного билета на время командировки за границу?»

Ответ: Нет․ Даже при командировке оригинал должен храниться у сотрудника․ Возьмите заверенную копию и выпишите справку по форме 2-П «Сведения о прохождении военной службы»․

Вопрос: «Что делать, если утерян оригинал военного билета, находящийся в личном деле компании?»

Ответ: Немедленно составьте акт об утрате, уведомите военкомат в течение 3 дней и направьте сотрудника в военкомат для получения дубликата; понесёте административную ответственность․

Контакты для обращений

• Федеральная горячая линия Минобороны РФ по воинскому учёту:
  ###-###-#### (звонок по России бесплатный)
• Центральный военный комиссариат г․ Москвы:
  123154, г․ Москва, ул․ Малая Грузинская, д․ 28
  Тел․: +7 (495) -94-92-11
• Региональные военкоматы:
  Уточняйте на сайте гув․мо;рф → раздел «Контакты» → выберите свой субъект РФ․
• Бесплатная юридическая консультация по трудовым спорам:
  ###-###-#### (круглосуточно)

Если вам нужна индивидуальная консультация, присылайте запрос на guv@consult․ru с темой письма «Воинский учёт – вопрос кадровика»․