Номенклатура дел в военкомате — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве военного комиссариата, с точными сроками хранения и обязательными реквизитами. Документ обеспечивает бесперебойный учёт граждан, подлежащих воинской обязанности, и позволяет быстро находить любую информацию о призывниках, резервистах и лицах, пребывающих в запасе.
Зачем нужна номенклатура дел в военкомате
- Организация документооборота. Чёткое распределение по папкам и делам упрощает работу специалистов.
- Соблюдение законодательства. Приказ Минобороны РФ № 400 и Постановление Правительства РФ № 719 регламентируют порядок хранения военно-учётных документов.
- Контроль сроков хранения. Разделение на постоянное, временное (свыше 10 лет) и краткосрочное (до 10 лет) хранение.
- Электронный документооборот. С 2024 года военкоматы активно переходят на электронную номенклатуру дел в системе «ЭВК-ГИС».
Структура номенклатуры дел военкомата
Согласно последним разъяснениям Минобороны (письмо от 30 января 2026 г.), номенклатуру целесообразно разбивать на три ключевых блока:
- Общевоинский учёт:
- дело № 1 — «Постановка граждан на воинский учёт»;
- дело № 2, «Регистрация призывников»;
- дело № 3 — «Учёт офицеров запаса».
- Мобилизационная подготовка:
- дело № 4 — «Планы мобилизации»;
- дело № 5 — «Бронирование военнообязанных»;
- дело № 6 — «Оповещение и сбор».
- Отчётность и взаимодействие:
- дело № 7 — «Входящая и исходящая корреспонденция»;
- дело № 8 — «Статистическая отчётность»;
- дело № 9 — «Акты проверок и ревизий».
Как правильно составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция-2026
Шаг 1. Подготовка нормативно-справочной базы
Соберите:
- Постановление Правительства РФ № 719 от (в ред. 2025);
- Приказ Минобороны РФ № 400 от «О воинском учёте»;
- Методические рекомендации Главного организационно-мобилизационного управления Генштаба (письмо № 14/2/1-26 от ).
Шаг 2. Определение индексов дел
Индекс формируется по схеме: А-ХХ-ГГ, где:
- А, тип дела (А — постоянное, В — временное, К — краткосрочное);
- ХХ — порядковый номер;
- ГГ — последние две цифры года заведения дела.
Пример: В-15-26, временное дело № 15, заведённое в 2026 году.
Шаг 3. Заполнение граф номенклатуры
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Дата заведения | Кол-во единиц хранения | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | А-01-26 | Учётные карточки формы 10 | 1 том | Постоянно | Использовать переплёт № 1-65 | |
| 2 | В-03-26 | Повестки о явке на призывные мероприятия | 2 тома | 5 лет | Журнал регистрации формы 14 |
Шаг 4. Утверждение документа
- Номенклатура утверждается приказом военного комиссара.
- Срок действия — 3 года, после чего проводиться переутверждение.
- Электронную копию размещают в защищённой папке «ЭВК-ГИС» с ЭЦП военного комиссара.
Пример сводной номенклатуры дел (фрагмент)
Раздел 1. Постоянное хранение
- Дело 1. Учётные карточки формы № 10 (А-01-26) — хранить постоянно.
- Дело 2. Личные дела офицеров запаса (А-02-26) — хранить 75 лет.
Раздел 2. Временное хранение (от 10 до 25 лет)
- Дело 15. Журналы регистрации призывных мероприятий (В-15-26) — 15 лет.
- Дело 18. Акты проверок воинского учёта (В-18-26) — 10 лет.
Раздел 3. Краткосрочное хранение (до 10 лет)
- Дело 25. Разовые справки о прохождении медкомиссии (К-25-26) — 5 лет.
- Дело 26. Временные удостоверения (К-26-26) — 3 года.
Электронная номенклатура дел: требования 2026
С 01 марта 2026 года все военкоматы обязаны вести электронную номенклатуру в Единой государственной системе воинского учёта (ЕГСВУ).
- Формат файла — XML (ГОСТ 8.563-2023).
- Обязательные метаданные: индекс дела, дата создания, контрольная сумма SHA-256, ЭЦП военного комиссара.
- Резервное копирование — ежедневно на защищённые носители ФСТЭК категории 1Б.
- Доступ через СКЗИ «КриптоПро CSP» версии 5.0 и выше.
Сроки хранения документов: таблица-2026
| Вид документа | Срок хранения | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Учётные карточки формы 10 | Постоянно | Приказ Минобороны № 400 |
| Военные билета офицеров запаса | 75 лет | Приказ Минобороны № 400 |
| Повестки о явке | 5 лет | ПП РФ № 719 |
| Листки убытия/прибытия | 3 года | Методичка Генштаба 14/2/1-26 |
Контакты для обращений
Все вопросы по составлению и утверждению номенклатуры дел в военкомате можно направлять по следующим каналам:
- Горячая линия Минобороны РФ: ###-###-#### (круглосуточно, бесплатно по РФ).
- Электронная приёмная Главного организационно-мобилизационного управления Генштаба: genshtab@mil;ru (тема письма: «Номенклатура дел»).
- Региональные военные комиссариаты: список контактов размещён на официальном портале.
- Техподдержка системы «ЭВК-ГИС»: ###-###-####, пн-пт 09:00-18:00 (Мск).
- Консультации по электронной подписи: ФНС «КриптоПро», тел. ###-###-####, support.cryptopro.ru.
Своевременно составленная и утверждённая номенклатура дел в военкомате — залог порядка, отчётности и соблюдения госконтроля. Используйте приведённые шаблоны, контакты и актуальные сроки хранения, чтобы минимизировать риски и ускорить взаимодействие с Генштабом.
Дата актуализации: 15 марта 2026 г.