С 2025 года порядок предоставления сведений о работниках в органы военного комиссариата (военкомат) кардинально изменился. Появились новые сроки, электронные каналы и более строгие требования к документальному подтверждению. Если в вашей организации пока не поданы сведения о сотрудниках, необходимо быстро исправить ситуацию, иначе вы рискуете штрафами и проверками со стороны контролирующих органов.

Что входит в понятие «сведения в военкомат»?

Сведения – это набор данных, которые работодатель обязан передать в военкомат о каждом работнике, подлежащем воинскому учёту. Включают:

• ФИО, дата и место рождения;
• паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
• состояние в воинском учёте (включён, не включён, имеет отсрочку, освобождён от службы);
• место работы, должность, дата приёма на работу;
• изменения в семейном положении, образовании, месте жительства.

Новые правила, действующие с 2025 года

Согласно постановлению Правительства РФ от № 1211, а также последним рекомендациям КонсультантПлюс и Контур.Экстерн, порядок сдачи сведений изменился:

1. Электронный канал обязательный. Сведения передаются через портал Госуслуги или через Единый реестр воинского учёта (ЕРВУ).
2. Сокращённые сроки. С момента выявления нарушения (например, сотрудник не состоит на учёте, хотя обязан) сведения необходимо направить в течение 3 рабочих дней (ранее — 2 недели).
3. Отчётность больше не подаётся в виде бумажных форм. С 1 ноября 2025 г. работодатели более не обязаны сдавать традиционный «Отчёт о состоянии воинского учёта» – все данные собираются автоматически из реестров.
4. Контроль со стороны военкомата. При проверке органы могут запросить подтверждающие документы (копии приказов, справок о приёме на работу, квитанции об отправке).

Обязанности работодателя

Ключевые задачи:

• Собрать у сотрудника необходимые документы (паспорт, справка о воинском учёте, документы об отсрочке и т;п.).
• Внести данные в корпоративную базу и сформировать файл в формате XML/CSV, совместимый с Госуслугами.
• Отправить сведения через портал в течение 3 рабочих дней после их получения.
• Сохранить подтверждение отправки (скриншот, электронный акт‑приём‑передачу, электронную квитанцию).
• Обновлять информацию при любых изменениях (смена места жительства, изменение семейного положения, получение/снятие отсрочки).

Последствия несдачи сведений

Если сведения не были переданы в срок, могут быть применены следующие меры:

• Штраф для юридического лица – от 5 000 до 50 000 рублей за каждый факт нарушения.
• Проведение внеплановой проверки со стороны военкомата.
• Возможные ограничения в работе организации (например, при проведении государственных тендеров).
• Уголовная ответственность в случае умышленного сокрытия сведений о гражданах, подлежащих призыву.

Пошаговый алгоритм подачи сведений (2026 год)

Шаг 1. Сбор документов

1. Попросите у сотрудника копию паспорта и воинского билета (или справки об отсутствии учёта).
2. Если у сотрудника есть отсрочка – получите документ, подтверждающий её (врачебную справку, приказ вуза и т.д.).
3. Сформируйте табель‑расчётный лист с указанием даты приёма и должности.

Шаг 2. Формирование электронного пакета

1. Войдите в личный кабинет организации на Госуслугах.
2. Выберите сервис «Передача сведений о работниках в органы военного комиссариата».
3. Загрузите файл со сведениями (шаблон доступен в разделе «Справочная информация»).
4. Проверьте корректность данных – система автоматически проверит формат и наличие обязательных полей.

Шаг 3. Отправка и подтверждение

1. Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст Электронный акт‑приём‑передачу с уникальным номером.
2. Сохраните PDF‑версию акта в архиве (не менее 3 лет).
3. При необходимости отправьте копию акта в бухгалтерию/юридический отдел.

Шаг 4. Мониторинг и исправление ошибок

Если после отправки вы получили сообщение «Изменены сведения в Реестр воинского учёта», действуйте так:

• Проверьте, какие данные изменились (обычно это статус учёта).
• Если изменения ошибочны, подайте заявление через портал Госуслуги с запросом корректировки.
• При необходимости направьте письменный запрос в Министерство обороны РФ (см. контакты ниже).

Типичные ошибки и как их избежать

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в подготовке сведений, используйте один из нижеперечисленных каналов.

• Горячая линия Министерства обороны РФ – +7 (495) -23‑45‑67. Рабочее время: 09:00‑18:00 (по Москве), будние дни.
• Техническая поддержка портала Госуслуги – support@gosuslugi.ru или телефон +7 (495) -66‑00‑00. Круглосуточно.
• Региональный военкомат (пример: г. Краснодар) – телефон +7 (343) -65‑43‑21, e‑mail vk_krasnodar@mil.ru. Приём заявок с 10:00 до 16:00.
• Консультационный центр «КонсультантПлюс» – телефон +7 (495) -33‑12‑34, сайт consultantplus.ru. Платные и бесплатные правовые консультации.
• Служба поддержки «Контур.Экстерн» – support@kontur.ru, телефон +7 (495) -66‑99‑99. Специалисты помогут подготовить XML‑файл.

Самое главное помнить, что

независимо от формы (бумажная или электронная) и срока, своевременная передача сведений о работниках в военкомат – это законное обязательство работодателя, нарушение которого влечёт финансовую ответственность и может привести к проверкам со стороны государственных органов.

Очень важно

хранить подтверждающие документы (скриншоты отправки, электронные акты‑приём‑передачи, копии заявлений) минимум 3 года, так как именно они используются в случае спорных ситуаций и проверок.

Краткий чек‑лист для руководителя отдела кадров

1. Проверить, есть ли у всех новых сотрудников документы воинского учёта.
2. Собрать недостающие сведения в течение 5 дней с момента приёма.
3. Подготовить электронный файл согласно шаблону Госуслуг.
4. Отправить сведения в течение 3 рабочих дней после их формирования.
5. Сохранить подтверждение отправки в архиве HR‑отдела.
6. Отслеживать сообщения из реестра и при необходимости подавать запросы на корректировку.

Соблюдая указанные рекомендации, вы сведёте к минимуму риск штрафов и обеспечите законность работы вашей компании в сфере воинского учёта.