Вопрос о том, следует ли хранить копию военного билета в личном деле сотрудника, часто возникает в
отделах кадров и у работодателей. Ответ зависит от действующего законодательства, судебной практики
и от того, получено ли письменное согласие работника. В статье разберём правовые нормы,
практические рекомендации и укажем, куда обращаться за разъяснениями.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66) – обязует работодателя вести личные дела работников,
  однако не требует хранить копии документов, не связанных непосредственно с выполнением
  трудовых функций.
• Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – любые сведения, позволяющие
  установить личность гражданина, относятся к персональным данным и могут обрабатываться
  только с согласия субъекта.
• Приказ Минтруда России от 30 ноября 2021 г. – уточняет, что копии паспортов,
  военных билетов и иных документов, не связанных с трудовой деятельностью, в личных делах
  хранить не надо.
• Разъяснения Роструда (2023‑2025) – подтверждают, что копию военного билета можно
  хранить только при наличии письменного согласия сотрудника.

Самое главное помнить, что

Хранение копии военного билета без письменного согласия работника является нарушением
закона о персональных данных и может привести к административной ответственности
(штраф до 300 000 рублей).

Когда копию военного билета можно хранить?

1. С письменного согласия сотрудника. Согласие должно быть оформлено в свободной форме,
   подписано работником и хранится в отдельном файле (не в личном деле).
2. Для выполнения обязательств по воинскому учёту. В этом случае документ может
   быть передан в военкомат, но оригинал/копия не должна оставаться у работодателя без согласия.
3. В случае, если документ необходим для выполнения конкретных обязанностей,
   предусмотренных трудовым договором (например, работа в военной сфере, где требуется подтверждение
   статуса военнообязанного).

Что делать, если согласие не получено?

• Вернуть оригинал и/или копию военного билета сотруднику сразу после проверки.
• Уничтожить полученную копию в присутствии сотрудника (или в присутствии свидетеля) и оформить
  акт об уничтожении.
• Внести в личное дело запись о том, что копия военного билета не хранится в связи с отсутствием
  согласия.

Как оформить письменное согласие

Пример формы согласия:

 Я, _______________ (Ф.И.О.), даю согласие ООО «______» на хранение копии моего
 военного билета (удостоверения призывника) в личном деле в целях
 кадрового учета. Согласие выдано добровольно и может быть отозвано мной
 в любой момент в письменной форме.
 _______________________
 Подпись работника Дата

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы или требуется консультация, используйте нижеуказанные контакты:

• Отдел кадров (HR) – hr@company.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑67
• Юридический отдел – legal@company.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑68
• Роспотребнадзор (по вопросам персональных данных) – тел. 8‑800‑100‑70‑00
• Госуслуги «Служба по защите прав потребителей и пользователей» – gosuslugi.ru
• Трудовая инспекция – inspectorat@mos.ru, тел. +7 (495) -21‑00‑00

Рекомендации работодателям

1. Проведите аудит личных дел и убедитесь, что в них нет копий военных билетов без согласия.
2. Разработайте внутреннюю инструкцию по обработке персональных данных, включающую пункт о
   необходимости получения письменного согласия.
3. Обучайте кадровый персонал правилам работы с документами, связанными с воинским учётом.
4. Регулярно проверяйте актуальность согласий и удаляйте их, если срок действия истёк.

Копия военного билета в личном деле работника может храниться только при наличии
письменного согласия сотрудника. В остальных случаях такой документ следует вернуть
работнику или уничтожить. Соблюдение требований законодательства о персональных данных
защищает и интересы работника, и репутацию работодателя.

Очень важно, чтобы ответ был на русском языке и оформлен в соответствии с требованиями