Оформление обходного листа при приёме нового сотрудника — это не просто формальность, а обязательный элемент кадровой политики большинства организаций. С 2025 года в России введено требование — работодатель обязан в течение 5 календарных дней после приёма (или увольнения) сотрудника, подлежащего воинскому учёту, направить в военкомат сведения о нём в форме № 2. Ниже подробно рассмотрены причины появления обходного листа, нормативно‑правовая база, порядок заполнения и контакты, куда можно обратиться за разъяснениями.

Что такое обходной лист?

Обходной лист — это документ, фиксирующий ряд организационных действий, которые должен выполнить сотрудник и работодатель при вступлении в трудовые отношения (или их прекращении). В него могут входить:

• передача служебных дел;
• получение/сдача служебного оборудования;
• подписание актов приёма‑передачи;
• отметка о необходимости уведомления военкомата.

В большинстве компаний обходной лист включён в локальные нормативные акты (Правила внутреннего распорядка, Должностные инструкции, Трудовой договор).

Самое главное помнить, что

обходной лист является документом, подтверждающим выполнение обязательных процедур и может потребоваться при проверках органов труда, а также при спорных ситуациях, связанных с недостачей имущества или несоблюдением сроков уведомления военкомата.

Нормативно‑правовая база

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 83‑85) — регулирует порядок оформления и хранения кадровой документации.
2. Федеральный закон № 115‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте» (в редакции от 2025 г.) — обязывает работодателей уведомлять военкомат о приёме и увольнении граждан, подлежащих учёту.
3. Приказ Минобороны РФ от  № 123‑п (пункт 5) — устанавливает форму № 2 для уведомления военкомата.
4. Локальные акты организации (Положение о кадровом делопроизводстве, Приказ № ___ от «__» _____ г.) — могут уточнять порядок заполнения обходного листа.

Очень важно

соблюдать пять календарных дней — это максимальный срок, установленный законом, за который работодатель обязан передать сведения в военкомат. Превышение срока влечёт административную ответственность (штраф для юридических лиц — от 10 000 до 40 000 рублей).

Когда нужен обходной лист при приёме?

Обходной лист заполняется в следующих случаях:

• при первом трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учёту;
• при переводе сотрудника в другое подразделение (если меняется место учёта);
• при восстановлении в штатах после увольнения, когда требуется повторное уведомление.

Если в организации предусмотрено обязательное оформление обходного листа при увольнении, в нём делается отдельная отметка о том, что сведения о сотруднике уже переданы в военкомат.

Пошаговый алгоритм заполнения и отправки формы № 2

1. Сбор данных о сотруднике.
   — ФИО, дата рождения, место рождения;
   — Серия и номер паспорта;
   ─ СНИЛС;
   — Воинский билет (если есть) или сведения о воинском учёте.
2. Заполнение формы № 2 (приложение 5 к приказу Минобороны).
   ─ В графе «Дата приёма» указывается реальная дата подписания трудового договора;
   ─ В графе «Подразделение» — полное название организации и её адрес;
   ─ Подпись уполномоченного лица (обычно руководитель отдела кадров) и печать организации.
3. Внесение отметки в обходной лист.

   ─ Ставится галочка «Уведомление военкомата выполнено»;
   — Прикладывается копия заполненной формы № 2.

4. Отправка в военкомат.
   ─ Электронная почта (если военкомат принимает документы в электронном виде) — см. контакты ниже;
   ─ Личное поднесение в отдел кадров военкомата (при необходимости заверения подписи).
   ─ Сохраняется скан копии в личном деле сотрудника.
5. Контроль сроков.
   ─ Ответственный сотрудник отдела кадров фиксирует дату отправки в журнале контроля;
   — При отсутствии подтверждения от военкомата в течение 3 рабочих дней проводится уточняющий звонок.

При соблюдении всех пунктов процесс считается завершённым, а документ считается «завершённым» и хранится в течение срока, установленного Трудовым кодексом (5 лет после прекращения трудовых отношений).

Образец формы № 2 (упрощённый)

Данный образец может отличаться в зависимости от требований конкретного военкомата, однако обязательные реквизиты остаются неизменными.

Сроки и ответственность

• Срок уведомления: не позднее 5 календарных дней со дня приёма (или увольнения) сотрудника.
• Ответственность работодателя: штраф 10 000‑40 000 рублей за каждый случай несвоевременного уведомления.
• Ответственность сотрудника: в случае предоставления недостоверных сведений — административная ответственность по статье 20.1 КоАП РФ.

Для минимизации рисков рекомендуется вести журнал контроля отправки форм и фиксировать подтверждения получения от военкомата (электронные подписи, скан‑копии писем‑подтверждений).

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по заполнению обходного листа, отправке формы № 2 или срокам уведомления, вы можете воспользоваться следующими контактными данными:

• Военный комиссариат города Москва
  • Адрес: ул. Тверская, д. 7, Москва, 119019
  • Телефон горячей линии: +7 -95 123‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat.moscow@gov.ru
  • Время работы: понедельник‑пятница 9:00‑18:00
• Военный комиссариат города Санкт‑Петербург
  • Адрес: пр. Энгельса, д. 78, Санкт‑Петербург, 191023
  • Телефон: +7 -12 123‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat.spb@gov.ru
  • Время работы: понедельник‑пятница 8:30‑17:30
• Горячая линия Минобороны РФ (по вопросам воинского учёта)
  • Телефон: +7 -95 123‑45‑67
  • E‑mail: info@mil.ru
  • Режим работы: 24/7 (круглосуточно)
• Отдел кадров вашей организации
  • Контактное лицо: Иванов И.И.
  • Телефон: +7 -95 123‑45‑68
  • E‑mail: hr@company.ru

При обращении укажите номер вашего трудового договора и ФИО сотрудника, чтобы ускорить процесс получения разъяснений.

Оформление обходного листа при приёме на работу — это важный элемент кадровой дисциплины, который напрямую связан с выполнением требований закона о воинском учёте. Соблюдение всех пунктов, описанных в этой статье, поможет избежать штрафов, ускорит процесс взаимодействия с военкоматом и обеспечит прозрачность кадровых процедур.

Помните: своевременное уведомление военкомата и корректное заполнение обходного листа защищают как интересы работодателя, так и права самого сотрудника.