Самое главное помнить, что письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации, содержать все необходимые реквизиты и подтверждающие документы. Оформление без ошибок ускорит процесс получения компенсации.

Правовая база

Возмещение расходов, связанных с призывом работника на военные сборы, регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 1064 «О порядке возмещения расходов, связанных с прохождением военнослужащих и граждан, подлежащих воинскому учёту, в связи с их призывом»;
• Письмо Минфина РФ от № 03‑03‑05/33508 (п. 5 Порядка компенсации расходов);
• Трудовой кодекс РФ (ст. 136‑138) – обязательства работодателя по возмещению расходов.

Кому и куда направлять письмо

Письмо направляется в военный комиссариат по месту учёта организации (или по месту нахождения призванного). Если в регионе несколько военкоматов, уточняйте адрес в контактах для обращений (см. ниже).

Пошаговая инструкция по составлению письма

1. Шапка письма – на официальном бланке организации укажите название, ИНН, ОГРН, адрес и телефон.
2. Дата и номер – дата оформления и внутренний номер (например, 2026/07‑01).
3. Получатель – «Военному комиссару (ФИО)» с указанием полного названия военкомата.
4. Тема письма – «О возмещении расходов, понесённых в связи с призывом работника …».
5. Текст письма – чётко изложите суть обращения (см. готовый образец ниже).
6. Приложения – перечень документов (см. пункт 5).
7. Подпись и печать – подпись руководителя (или уполномоченного) и печать организации.

Образец письма

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заменить красным шрифтом на конкретные данные.

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@primer.ru

«14» марта 2026 г. № 2026/07‑01

Военному комиссару
(ФИО коммисара)
Военный комиссариат г. Москвы
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Комиссарская, д. 2

Тема: Возмещение расходов, понесённых в связи с призывом работника

Уважаемый (ая) (ФИО),

В соответствии с постановлением Правительства РФ № 1064 от и письмом Минфина РФ № 03‑03‑05/33508 прошу возместить расходы, понесённые ООО «Пример» в связи с призывом нашего сотрудника:

ФИО работника: Иванов Иван Иванович, дата рождения г., паспорт № 45 1234567, выдан ОВД «Пример» г. 
Должность: инженер‑технолог, штатный номер 12. 
Период отсутствия: с по (включительно). 
Сумма расходов: 45 200,00 руб.

Расходы включают:

 
Средний заработок за период отсутствия – 30 000,00 руб.;
 
Оплата проезда (поезд + такси) – 5 200,00 руб.;
 
Проживание в гостинице – 10 000,00 руб.


В качестве подтверждения прилагаем:


 
Копию повестки № 123‑ВК от г.;
 
Трудовую книжку и справку с места работы о среднем заработке;
 
Квитанции и счета за проезд и проживание;
 
Акт сверки расчетов, подписанный руководителем отдела кадров.


Просим перечислить указанную сумму на банковский счёт организации:
Банк: АО «Банк Пример», БИК: 044525225, Корр. счёт: 30101###-###-####0225, Расчётный счёт: 40702###-###-####2345.

Согласны предоставить любые дополнительные документы по запросу.

С уважением,
_________________________
(Подпись) 
(ФИО руководителя) 
Должность: Генеральный директор 
Печать
Приложения:
Копия повестки;
Справка о среднем заработке;
Квитанции (проезд, проживание);
Акт сверки.

Перечень обязательных документов

• Официальное письмо с подписью руководителя и печатью;
• Копия повестки (или извещение о призыве);
• Справка из организации о среднем заработке за период отсутствия;
• Квитанции, счета‑фактуры, билеты, договоры на оплату проживания;
• Акт сверки расчётов (при наличии);
• Банковские реквизиты организации.

Контакты для обращений

Ниже указаны типовые контакты региональных военных комиссариатов. При необходимости уточняйте актуальные данные на официальных сайтах органов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько времени занимает возмещение? По закону – не более 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
2. Можно ли подать заявление в электронном виде? Да, если военкомат принимает обращения через официальный портал госуслуг или электронную почту.
3. Что делать, если сумма компенсации отличается от ожидаемой? Требуется запросить разъяснение в письме‑запросе, приложив расчётный лист.
4. Нужна ли подпись сотрудника‑призванного? В заявлении подпись руководителя обязательна; подпись работника может потребоваться только в справке о доходах.
5. Можно ли использовать образец без печати? Нет. Печать организации обязательна, иначе документ будет отклонён.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие банковских реквизитов. Укажите полные реквизиты, включая БИК и корр. счёт банка.
• Неполный пакет документов. Проверьте список в пункте 5 перед отправкой.
• Ошибки в ФИО и дате рождения призванного. Любая неточность может привести к возврату заявления.
• Неуказание номера повестки. Это основной идентифицирующий документ.
• Отсутствие подписи руководителя. Письмо считается недействительным без подписи и печати.

Подготовка письма в военкомат на возмещение расходов – процесс, требующий внимательного соблюдения формальностей. Следуя приведённому образцу, проверяя перечень приложений и используя актуальные контакты, вы значительно ускорите получение компенсации.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь по указанным выше контактам или в юридический отдел вашей организации.

Дата публикации: