В соответствии с российским законодательством работодатель обязан вести воинский учёт принятых на работу граждан․ Если сотрудник не предъявил военный билет (или приписное удостоверение) при трудоустройстве, работодатель должен официально уведомить его о необходимости предоставить документы в установленный срок․ Ниже приведён:

• актуальный образец уведомления 2025–2026 гг․;
• пошаговая инструкция по заполнению и вручению;
• варианты доставления работнику;
• основные ошибки и штрафные санкции;
• контакты компетентных органов для консультаций и разъяснений․

Нормативная база

1. Федеральный закон № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред․ ) — статьи 8 и 24-1․
2. Приказ Минобороны РФ № 700 от (ред․ от ) — приложение N 11 «Рекомендуемый образец заявления…» и приложение N 14 «Расписка о приёме документов»․
3. Приказ Минобороны РФ, МВД РФ, ФМС РФ № 366/789/197 от — приложение 3 (форма уведомления о необходимости постановки на воинский учёт)․

Когда нужно отправлять уведомление

• Если гражданин не предъявил военный билет при трудоустройстве (в течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора)․
• Если при трудоустройстве предъявлено приписное удостоверение и сотруднику исполняется 27 лет (необходимо уведомить о замене на военный билет)․
• Если выявлено, что военный билет утрачен или содержит ошибки, и сотрудник должен подать заявление на дубликат/замену․

Образец уведомления о предоставлении военного билета (форма 2025 г․)

Внимание! Уведомление составляется на фирменном бланке организации, содержит ИНН, ОГРН, юридический адрес и подпись руководителя/уполномоченного лица․

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости представления военного билета (приписного удостоверения)

Гражданину Иванову Ивану Ивановичу
(Ф․ И․ О․ работника)

В соответствии со ст․ 8 Федерального закона от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и п․ 12–17 Инструкции, утверждённой приказом Минобороны РФ № 700 от , Вам необходимо в срок не позднее «___» ______ 20__ г․ представить в отдел кадров (комн․ 215) следующие документы:

оригинал военного билета (приписное удостоверение);
копию заполненной стр․ 14–17 военного билета (данные о прохождении службы/учёте в запасе);
при необходимости — справку о постановке на воинский учёт по форме № 18․

В случае отсутствия военного билета по причине его утраты, Вам необходимо в установленном порядке обратиться в военный комиссариат по месту учёта и получить дубликат․

Непредоставление документов в указанный срок будет являться основанием для:
– приостановления выплаты заработной платы (ст․ 142 ТК РФ);
– направления информации в военный комиссариат и привлечения к административной ответственности по ст․ 21․5 КоАП РФ (штраф 500–1 000 руб․)․

С уведомлением ознакомлен(а) «___» __________ 20__ г․ ________________/_______________ (подпись работника/Ф․ И․ О․)

Руководитель кадровой службы __________/__________ (Ф․ И․ О․)
Телефон для справок: +7 (495) -23-45-67
E-mail: kadry@company․ru

Порядок вручения и подтверждение получения

1. Лично под роспись․ Два экземпляра: один остаётся у работника, второй — в кадрах с подписью и датой․
2. Курьерская служба/почта заказным письмом с уведомлением о вручении․ Срок считается с даты, указанной на почтовом уведомлении․
3. Электронная форма․ При наличии у работника аккаунта на портале «Госуслуги» направляется электронное уведомление через систему электронного документооборота (СЭД)․ При этом необходимо получить квитанцию о принятии․

Распространённые ошибки

• Неверное указание основания (вместо ст․ 8 — ст․ 24 ФЗ-53)․
• Отсутствие ссылки на приказ Минобороны № 700․
• Неправильный срок, закон даёт не менее 14 календарных дней, но точный срок определяет работодатель․
• Отсутствие подписи руководителя и печати (при бумажном варианте)․

Куда сообщать о нарушениях и куда обращаться за консультацией

Полезные ссылки для скачивания шаблонов

• Бланк уведомления (Word / PDF), КонсультантПлюс, раздел «Приложение 3 к приказу № 366/789/197»․
• Расписка о приёме документов (форма № 10) — ГАРАНТ․
• Уведомление работнику (редакция от ) — сервис «Моё дело»․

Краткий алгоритм действий кадровика

1. Заполнить уведомление на фирменном бланке․
2. Вручить работнику под роспись либо отправить заказным письмом․
3. Получить от работника военный билет или расписку о его отсутствии․
4. Сделать копии нужных страниц, заверить печатью․
5. Передать копии в военкомат в течение 14 дней (по форме № 10)․
6. Зафиксировать дату передачи в журнале учёта воинского учёта․