Самое главное помнить, что — все сведения о военнообязанных сотрудниках обязаны быть переданы в военный комиссариат в установленные сроки. Нарушение сроков влечёт штрафы от 40 000 до 50 000 рублей для ответственного за ведение воинского учёта.
Обязанности кадровой службы
Кадровик (или уполномоченный руководитель) несёт полную ответственность за:
- Сбор и актуализацию данных о сотрудниках, подлежащих воинскому учёту;
- Своевременную передачу сведений в военкомат (в бумажном виде или через Госуслуги);
- Хранение подтверждающих документов (паспорт, военный билет, справка о состоянии здоровья);
- Контроль за изменениями личных данных сотрудников и их своевременное отражение в учётных карточках.
Какие сведения обязаны подаваться
Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона № 53‑ФЗ, в военкомат передаются сведения о гражданах, состоящих на воинском учёте, а также о тех, кто обязан состоять на учёте. Ниже перечислены основные категории информации.
Сведения о приёме и увольнении сотрудников
- ФИО, дата рождения, пол;
- Серия и номер паспорта, ИНН;
- Военный билет (номер, дата выдачи, категория);
- Дата приёма на работу и дата увольнения;
- Должность, структурное подразделение, место работы.
Сведения об изменениях личных данных
Информация должна быть передана в течение 5 календарных дней со дня изменения:
- Семейное положение (брак, развод, вдовство);
- Образование (достижение нового уровня, переоформление диплома);
- Место жительства (постоянный и временный адрес);
- Состояние здоровья (наличие ограничений, освобождение от военной службы);
- Перевод в другое подразделение или изменение должности.
Сведения о военнообязанных, не состоящих на учёте, но обязанных
Если сотрудник подлежит воинскому учёту, но в реестре отсутствует, кадровик обязан в течение 3 рабочих дней уведомить военкомат о необходимости его включения.
Сведения о возрасте сотрудников‑мужчин 15‑16 лет
Ежегодно (до 31 декабря) необходимо предоставлять список лиц мужского пола в возрасте 15‑16 лет, находящихся в обучении или на производственной практике.
Сведения о транспортных средствах организации
Данные о наличии автотранспорта автоматически передаются в военкомат через ГИБДД и Гостехнадзор, но кадровая служба должна проверять их актуальность.
Формы и порядок сдачи отчётности
| Форма | Назначение | Крайний срок |
|---|---|---|
| Форма 10 (Карточка гражданина) | Основной документ по каждому военнообязанному | При приёме на работу – в течение 5 дней |
| Форма 6 (Отчёт о численности работающих и резервистов) | Ежегодный отчёт о количестве военнообязанных | До 1 января года, следующего за отчётным |
| Приложение 2 к приказу Минобороны | Сведения об изменениях личных данных | 5 дней со дня изменения |
С 2024 г. большинство отчётов можно подавать в электронном виде через сервис «Электронный военкомат» (Госуслуги). Для этого необходимо:
- Создать корпоративный аккаунт в системе;
- Загрузить сканы документов (паспорт, военный билет, справка о состоянии здоровья);
- Заполнить электронные формы и отправить их в выбранный военкомат.
Последствия несвоевременной сдачи отчётности
- Штраф от 40 000 руб. до 50 000 руб. за каждое нарушение;
- Возможные проверки со стороны органов контроля труда и обороны;
- Отказ в выдаче справок о прохождении воинского учёта сотрудникам;
- Увеличение риска получения повестки в военкомат для сотрудников.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по подготовке и передаче сведений, вы можете воспользоваться следующими контактами:
- Государственная служба «Электронный военкомат»
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: electronic@mil.ru
Сайт: voenkomat.gov.ru - Региональный военный комиссариат (Москва)
Адрес: ул. Тверская, д. 15, Москва, 125009
Телефон приёма: +7 (495) -23‑12‑34
Email: moscow@mil.ru - Региональный военный комиссариат (Санкт‑Петербург)
Адрес: пр. Невский, д. 20, Санкт‑Петербург, 191023
Телефон приёма: +7 (812) -23‑45‑67
Email: spb@mil.ru - Горячая линия Минобороны РФ
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Онлайн‑чат: gov.ru/portal
Рекомендации по организации процесса
- Назначьте ответственного за ведение воинского учёта (обычно HR‑менеджер или главный бухгалтер).
- Разработайте план‑сверки — минимум раз в полугодие проверяйте актуальность данных в карточках (форма 10).
- Автоматизируйте процесс с помощью 1С: Зарплата и кадры (модуль «Воинский учёт») или аналогичных программ.
- Храните оригиналы документов в отдельном архиве, а в системе – сканы.
- Проводите инструктаж для новых сотрудников о необходимости предоставления военного билета и своевременного информирования об изменениях.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать сведения о сотрудниках‑женщинах?
Нет, только о гражданах мужского пола, подлежащих воинскому учёту (обычно до 27 лет, а также мужчины‑резервисты и призывники старше 27 лет, если они находятся в резерве).
Можно ли передавать сведения о сотрудниках‑ИП?
Если индивидуальный предприниматель нанимает работников‑военнообязанных, он также обязан передавать сведения о них в военкомат, но в случае, когда ИП работает без наёмных работников – передача не требуется.
Как оформить электронную подпись для подачи документов?
Для подачи через Госуслуги требуется квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Его можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах (например, «Калуга Астрал», «Тензор»).
Что делать, если сотрудник не предоставил военный билет?
Кадровик обязан направить в военкомат запрос о необходимости предоставления сведений. При отсутствии ответа в течение 10 дней – следует оформить официальное уведомление сотруднику с требованием предоставить документ в течение 5 рабочих дней.
Ведение воинского учёта – важный элемент трудового законодательства; Своевременная передача точных сведений в военкомат защищает как работодателя от штрафов, так и сотрудников от проблем с призывом. Используйте электронные сервисы, автоматизируйте процессы в 1С и регулярно проверяйте актуальность данных – тогда ваш бизнес будет работать без рисков, связанных с воинским учётом.