В соответствии с российским законодательством все работодатели — от ООО до индивидуальных предпринимателей, использующих наёмных сотрудников, обязаны вести воинский учёт и регулярно взаимодействовать с территориальными военными комиссариатами․ Ниже приведена подробная инструкция, кто именно и какие действия должен выполнять, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны военкомата․

Кто в организации отвечает за воинский учёт

• В крупных организациях (более 100 работников) создаётся структурное подразделение кадровой службы, в котором штатным расписанием предусмотрена должность специалиста по воинскому учёту․
• В малых и микропредприятиях обязанность может быть возложена приказом руководителя на:
  • начальника отдела кадров;
  • главного бухгалтера (если кадровой службы нет);
  • любого сотрудника, за которым закреплена кадровая функция по совместительству․

Важно: приказ должен быть оформлен в произвольной форме, содержать ФИО ответственного, его должность, перечень обязанностей и дату вступления в силу․ Без этого документа штраф за неисполнение воинского учёта будет выписан непосредственно руководителю организации․

Что именно обязан делать отдел кадров

Первичные мероприятия при приёме сотрудника

1. Взять с работника военный билет или удостоверение о призыве․
2. Заполнить форму № 6 «Сведения о гражданине, поступающем на работу», включающую:
   • воинское звание, ФИО, год рождения;
   • военно-учетную специальность (ВУС);
   • состав семьи;
   • должность и дату приёма;
   • полные реквизиты организации и контактные телефоны военно-учетного стола․
3. Не позднее 14 дней направить эти сведения в военкомат по месту жительства сотрудника (или по месту пребывания, если регистрация временная)․

Текущие обязанности

• Ежемесячно сверять данные о призывниках и военнообязанных с базой Госуслуг «Воинский учёт» (с 2025 г․ обмен идёт в электронном виде)․
• Обновлять реестр при:
  • приёме, переводе, увольнении сотрудника;
  • изменении семейного положения;
  • получении нового военного билета (смена категории, освобождение от призыва и т․ д․)․
• Хранить документы не менее 50 лет в отдельном сейфе или запираемом шкафу․
• Информировать работников о полученных повестках и ходатайствовать в военкомат о подтверждении их явки․

Подготовка и сдача отчётности

До 1 марта каждого года отдел кадров формирует и направляет в военкомат:

• Годовой план-график проведения мероприятий по воинскому учёту (утверждается руководителем и печатается на бланке организации);
• Форму № 18 «Сведения о численности граждан, состоящих на воинском учёте»;
• Форму № 17 «Сведения о численности работников по военно-учетным специальностям» (подписывает начальник отдела кадров и ответственный за военно-учетную работу)․

Алгоритм действий при проверке военкомата

Ответственность за нарушения (актуально на март 2026 г․)

• Для должностного лица — штраф от 1 000 до 3 000 рублей по ч․ 1 ст․ 21․7 КоАП РФ․
• Для юрлица — штраф от 50 000 до 100 000 рублей за систематическое непредставление сведений или их искажение․
• За неявку сотрудника по повестке (если кадры не оповестили) — сотруднику грозит штраф до 30 000 рублей․

Контакты и онлайн-ресурсы для быстрой связи с военкоматом

• Единый федеральный портал «Госуслуги» — gosuslugi․ru/vu (личный кабинет работодателя)․
• Горячая линия Минобороны РФ: ###-###-#### (звонок бесплатный по РФ)․
• Форма обратной связи на сайте Минобороны: structure․mil․ru → «Обращения граждан»․
• Региональные военкоматы: актуальные адреса и телефоны доступны через поиск по ИНН организации на сайте voenkomat․net․

Резюме: отдел кадров — ключевой звенующий между сотрудниками и военкоматом․ Чёткое соблюдение алгоритма сбора, хранения и передачи данных защитит организацию от штрафов, а граждан — от проблем с законом․